Удаленные работники: как правильно оформлять, какие отчисления за них платить

В соответствии со статьей 312.1 ТК РФ удаленная или дистанционная работа — это работа, которую выполняет сотрудник вне офиса, производства или другой территории работодателя.

При удаленке, как правило, работодатель не контролирует место, где сотрудник выполняет свои обязанности. При этом взаимодействие между работником и работодателем происходит онлайн: в мессенджерах или по электронной почте.

Иногда работники могут выполнять свои обязанности в разъездном формате. Например, если курьер в косметической компании ежедневно приезжает на склад, забирает продукцию и доставляет ее заказчикам, такой формат работы не является удаленным, поскольку курьер должен регулярно бывать на территории работодателя, чтобы забрать продукцию для доставки. Кроме того, работодатель контролирует местонахождение сотрудника.

Удаленная работа может быть оформлена на основании Трудового или Гражданского кодекса.

В таблица кратко рассмотрим основные требования к оформлению удаленных работников и отличия в этих требованиях.

*Трудовой договор может быть заключен с самозанятым физлицом, но только на деятельность вне самозанятости. Так, не будет нарушением, если в производственной компании по трудовому договору работает диспетчер промышленной линии. В свободное время этот сотрудник занимается изготовлением сувенирной продукции и реализует ее как самозанятый.

Чтобы оформить удаленного сотрудника правильно, можно использовать следующий алгоритм.

При принятии сотрудника в штат условия его работы прописываются в трудовом договоре (образец).

Если сотрудник уже работает в компании, то достаточно будет оформить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на удаленку (образец). Причем перевод на дистанционный формат возможен как по инициативе работника, так и работодателя.

Также необходимо оформить ряд документов для удаленной работы сотрудника.

Образцы положения об удаленной работе и требований по охране труда.

В договоре ГПХ (образец) не должно по возможности быть условий, которые могут свидетельствовать о трудовых отношениях.

Обычно при удаленном формате работы взаимодействие между сотрудником и работодателем происходит через интернет. Причем неважно, состоит ли работник в штате по трудовому договору или нет.

Работодатель может назначать онлайн-конференции группой или индивидуально, удаленно контролировать выполнение работником по трудовому договору своих обязанностей в течение рабочего времени.

Для работодателя допустимо устанавливать требования об отчетности для удаленных сотрудников по трудовому договору. Это могут быть регулярные или попроектные отчеты в облачных CRM-программах, трекерах задач или отчеты, которые отправляются в мессенджерах, по электронной почте. Обычно для таких отчетов не требуется электронная подпись. Достаточно ввести логин и пароль для входа в программу по планированию и контролю выполнения задач.

Чтобы обмениваться кадровыми документами с сотрудником, например подписанными экземплярами трудовых договоров, допсоглашений, заявлений, распоряжений, приказов, необходимо оформить ЭЦП и зарегистрироваться в системе электронного документооборота.

То же касается работников по ГПХ, промежуточные отчеты можно направлять и согласовывать по электронной почте, в мессенджерах. Но закрывающие документы, такие как акты выполненных работ, претензии, соглашения, должны быть подписаны электронной подписью и направлены через ЭДО.

В 2023–2024 годах в порядок начисления и уплаты налогов, взносов за удаленных работников внесены серьезные изменения. Рассмотрим их подробнее.

Начиная с 2023 года состав и размер отчислений за удаленных работников-физлиц без статуса ИП или самозанятого по ГПХ и трудовым договорам отличается незначительно, только взносами на травматизм.

💼 Рассчитаем на примере. В страховой организации консультант клиентского отдела сопровождения работает удаленно. В ноябре 2023 года ему начислено 46 780 рублей. Рассчитаем сумму отчислений за консультанта на разных видах договоров.

ИП и самозанятые уплачивают все бюджетные отчисления за себя самостоятельно. Работодателю за них ничего перечислять дополнительно не нужно, если предоставлены все закрывающие документы: чеки и акты выполненных работ.

Работники по трудовым договорам могут рассчитывать на все виды выплат и компенсаций по социальному страхованию. Работники на ГПХ в 2024 году — только на часть. Сравнение привели в таблице ниже.

Пособия работнику по договору ГПХ выплачиваются, если в предыдущем году отчисления за работника от всех работодателей по временной нетрудоспособности составили не менее расчетной суммы: МРОТ х 12 х 2,9%.

В 2023 году размер минимальных отчислений — 5 652 рубля, в 2024-м — 6 696 рублей.

Кроме того, что удаленный сотрудник, работающий по трудовому договору, может быть уволен по стандартным основаниям, есть две дополнительные причины для увольнения.

Увольнение работника на удаленке по трудовому договору не отличается от обычной процедуры.

Расторгнуть договор подряда можно по соглашению сторон или в судебном порядке по инициативе одного из его участников.

Если договор прекращается по соглашению сторон, необходимо составить письменное соглашение о расторжении.

При нарушении условий контракта: невыполнении работ в полном объеме, оказании услуг ненадлежащего качества, отказе от оплаты — инициатор прекращения договора направляет контрагенту уведомление о расторжении договора.

При увольнении работодатель должен выплатить работнику в день прекращения трудового договора:

В зависимости от причины увольнения сотрудника по трудовому договору он также имеет право на некоторые выплаты.

Дополнительные компенсации выплачиваются, только если предусмотрены договором.

При досрочном расторжении договора подряда, как правило, работодатель компенсирует исполнителю фактически понесенные им расходы для выполнения работы.

Если стороны пришли к соглашению или такие условия прописаны в договоре, работодатель может частично или полностью оплатить работу удаленного сотрудника и перечислить ему дополнительную компенсацию.

Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант