Воинский учет работников: новые правила и штрафы

Содержание

Зачем нужен воинский учет в компании
Основные правила ведения воинского учета в организации
Практическая инструкция по ведению воинского учета
Как специалисту организовать текущий воинский учет с нуля
Надзорные органы по воинскому учету
Штрафы за нарушение ведения воинского учета
Новые нормы в ведении воинского учета

В России закон предписывает проходить срочную службу в армии всему мужскому населению и женщинам некоторых специальностей, а затем числиться в запасе. Это называется воинская обязанность.

Чтобы во время мобилизации оперативно призвать на службу только военнообязанных, нужно вести воинский учет (ВУ). Этим занимается государство с помощью военных комиссариатов и работодателей.

Согласно пункте 7 статьи 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ, все юридические лица должны зарегистрироваться в военкомате и вести воинский учет своих работников. Организация должна собирать у сотрудников персональные данные и передавать их в военкомат. Согласие у персонала на это брать не нужно.

Порядок учета военнообязанных сотрудников фирм проводится в соответствии с федеральными законами и Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утвержденными Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017. В этом документе даны разноплановые инструкции по ведению воинского учета.

Воинский учет в организации делится на общий и специальный.

Специальный учет касается трудящихся, которым предоставляется бронь на период призыва или мобилизации. Под такой вид учета также подпадают сотрудники:

Бронирование необходимо для бесперебойной работы предприятий, имеющих стратегическое значение. Например, сотрудники ИТ-компаний, имеющих аккредитацию Минцифры РФ, или предприятий военно-промышленной сферы бронируются на период мобилизации.

Бронь специалиста зависит от его должности. Если он увольняется или его переводят на другую работу, то бронь перестает действовать, а человека можно мобилизовать.

Общий учет используется в отношении остальных военнообязанных граждан, работающих в фирме. По большей части в компаниях используется именно он.

Чтобы правильно организовать воинский учет в организации, нужно учитывать все требования законодательства. Рассмотрим наиболее важные аспекты.

Компании обязаны учитывать на ВУ всех сотрудников, работающих по трудовому договору, или внешних совместителей. Но воинскому учету подлежит не весь персонал.

Обычно на учет в военкомат ставят мужчин, которые либо являются военнообязанными, либо находятся в запасе. Ранее воинская обязанность сохранялась за гражданами до 27 лет, а с 2024 года порог повысился до 30 лет. Их в любой момент могут призвать в армию, если они еще не служили, а также мобилизовать.

Также воинскому учету подлежат:

Все остальные женщины и мужчины не должны состоять на воинском учете.

Функции по воинскому учету организации выполняют разные люди, в зависимости от величины предприятия. В небольших фирмах обязанности ведения воинского учета ложатся на кадровика или бухгалтера, которые работают по совместительству. А в более крупных компаниях воинским учетом должен заниматься специально выделенный работник или несколько.

Такие требования указаны в пункте 18 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях. Там же, в главе III, есть перечень функций специалистов, занимающихся воинским учетом.

Во время мобилизации или военного положения сотрудники, отвечающие за ведение ВУ, должны оперативно осуществлять бронирование специалистов.

С воинского учета в компании допустимо снять только тех, кто не может служить по причине здоровья и кто перешагнул предельный призывной возраст.

После того как человек получил соответствующую пометку о снятии с учета в военкомате, он должен сказать об этом специалисту по ВУ на предприятии. Это нужно для внесения изменений в личную карточку сотрудника.

Все данные о таком работнике продолжают храниться с другими документами, пока военкомат и организация не сверят их. Если подтверждается факт снятия с учета, то документы сотрудника нужно утилизировать и зафиксировать это актом.

Ведение воинского учета в компаниях можно организовать в соответствии со следующей инструкцией.

По умолчанию ответственным лицом за ведение ‏воинского учета ‏организации ‏является руководитель. Когда ‏эти полномочия ‏передаются другому ‏сотруднику, выпускается соответствующий приказ.

Также необходимо внести дополнительные пункты ‏в должностные обязанности специалиста или оформить допсоглашение к трудовому договору.

Прежде чем окончательно назначить сотрудника, отвечающего за ведение воинского учета, нужно утвердить его кандидатуру в комиссариате.

В главе IV методических рекомендаций есть полный перечень обязательной для ведения воинского учета документации. После ее сбора можно зарегистрировать фирму в военкомате.

Компания должна получить регистрационный номер в управлении района или администрации города. После этого все собранные документы вместе с регистрационным номером нужно принести в военкомат. Еще необходимо написать сопроводительное письмо от руководителя предприятия.

В случае отсутствия военкомата на территории нахождения фирмы документы подаются в ‏муниципалитет.

При приеме и увольнении сотрудников, при изменении их персональных данных сведения в военкомат необходимо направить в течение пяти дней.

В 2023 ‏году военные ‏учреждения обязали вести электронный документооборот, но ‏до конца его функционал еще не запущен. Поэтому пока самым надежным ‏способом передачи ‏информации в ‏военное учреждение ‏все еще ‏остается личный ‏визит ответственного за ведение воинского учета специалиста.

Все бумаги о военной обязанности сотрудников должны находиться в отдельном кабинете в железных шкафах. Это требование зафиксировано в пункте 21 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях. В данный кабинет могут входить только лица, осуществляющие ведение воинского учета на предприятии.

Все бумаги по воинскому учету выделяются в обособленное делопроизводство. Правильный порядок хранения такой документации определяет военкомат. Поэтому там нужно узнать, какие папки требуются и с какими названиями. В каждой папке должна быть опись с перечнем содержащихся документов. Это необходимо, чтобы оперативно разобраться в документах в экстренных ситуациях.

Чтобы начать учет военнообязанных мужчин и женщин в фирме, руководителю или ответственному специалисту можно использовать следующую краткую инструкцию по ведению воинского учета.

Такая печать обычно ставится в паспорте и в военном билете, когда человека впервые ставят на учет. Если она отсутствует, нужно направить кандидата в военкомат для ее получения.

Если в паспорте или в военном билете в печати есть ошибки, корректировки или неточности, то о таком человеке нужно сообщить в военкомат и уточнить данные в первые пять дней после приема на работу.

Такие карточки с данными создаются в бумажном и электронном виде. Затем из них формируется картотека.

Необходимо актуализировать информацию в личной карточке работника при изменениях, например, если он поменял место прописки. Эти данные нужно оперативно передавать в военкомат.

Военные комиссариаты требуют, чтобы у каждой организации был план работ по воинскому учету: когда специалист будет обновлять сведения, ставить на учет и снимать с него. Форму плана работы можно взять в Приложении № 17 из методических рекомендаций. Такой план нужно согласовать и подписать в военкомате.

Военкомат сам назначает даты плановых сверок с организациями. Запросить информацию о сроках можно в учреждении, к которому прикреплена компания.

Военкоматы требуют предоставлять актуальные данные о работниках, например списки трудоустроенных и уволенных, измененные личные сведения, дополнительные отчеты.

Данный журнал содержит сведения о проверках компании сотрудником военкомата. Последний пишет в нем замечания, а затем руководитель организации указывает, какое решение было принято по итогам замечаний. Журнал нужно оформить по образцу из методических рекомендаций.

Законами РФ не предусмотрены отдельные условия для организации, у которых отсутствуют военнообязанные сотрудники. Поэтому можно действовать следующим образом:

Надзор за ведением воинского учета в фирмах производят структуры ВС РФ, военкоматы и муниципалитеты. В частности, они:

Если в организации числится 500 сотрудников и больше, то проверки от военкомата и местной администрации проводятся ежегодно. Если меньше, то не реже, чем раз в три года.

О проверках сообщается заранее: до 31 декабря военкомат обязан письмом уведомить компанию о плановой проверке военного учета. Еще одно письмо отправляется за пять дней до даты начала проверки.

Осенью 2023 года государство ужесточило наказания для компаний, которые нарушают правила ведения воинского учета. Так, изменились следующие статьи:

Изменения в воинском учете начались в 2023 году, и законы продолжают корректироваться.

Так, важное изменение — введение автоматизированной системы контроля воинского учета. Теперь военкоматы обязаны вести цифровой реестр военнообязанных.

На основе этих реестров будут отправляться повестки.

Срок ответа военкомата остался прежним — две недели. Но теперь письма от учреждения могут приходить и в бумажном, и в электронном виде.

В 2023 году также введены ограничения для уклоняющихся от службы и призывников. Последние теперь не смогут пересекать границу, а уклонистам могут отказать в регистрации права собственности на недвижимость или выдаче потребкредита.

В 2024 году законодательство о воинском учете снова изменилось.

Так, выросла верхняя граница призывного возраста. Если раньше призыву подлежали юноши до 27 лет, то теперь этот возраст увеличен до 30 лет.

Соответственно, организации должны учитывать изменения законодательства и предоставлять отчетные документы на большее количество сотрудников.

Для некоторых категорий военнообязанных на пять лет увеличивается возраст пребывания в запасе. Предельная возрастная граница зависит от разряда. Таблица с разбивкой воинских званий и возрастов представлена в Федеральном законе от 24.07.2023 №326-ФЗ.

Эти правила начали действовать с 1 января 2024 года. Период перехода продолжится до начала 2028-го.

Также изменились и сроки уведомления при смене сведений о сотрудниках: теперь вместо двух недель работодатель должен успеть проинформировать военкомат за пять дней. А до трех дней сократился период передачи данных о выявленных работниках, подлежащих воинскому учету.

С 2024 года работодатель наряду с основными данными должен вносить в учетную карточку и передавать военкомату новые дополнительные сведения о сотрудниках:

Незаполненной остается только строчка с кодом ВУС, то есть военно-учетная специальность.

Автор: Ирина Смирнова, основатель Центра защиты бизнеса