Умение правильно расставить приоритеты — ценный навык в бизнесе, от которого зависит личная эффективность, достижение ключевых целей и прибыль компании.

Перед руководителем часто стоит дилемма в выборе приоритетов. Например, вопрос, что важнее: закончить внедрение бизнес-процессов в компании или заниматься новыми клиентами.

Может казаться очевидным, что клиенты важнее: они не станут ждать, пока в компании что-то наладят. Но если бизнес-процессы несовершенны, новые клиенты уйдут из-за низкого качества обслуживания.

Чтобы определить, что первостепенно, руководителю потребуется провести глубокий анализ ситуации и представить, как могут развиваться события после принятия того или иного решения.

Например, во время кризиса для одной компании приоритетное решение — открывать новые магазины, так как ее продукция выигрывает из-за возникшей рыночной обстановки, для другой — срочно сокращать издержки.

Правильная расстановка приоритетов дает ряд преимуществ:

Степень значимости критериев и они сами не могут рассматриваться как аксиома или формула. Каждый случай индивидуален. Для одних задач определяющий критерий — важность, для других — срочность, для третьих — стоимость. Желательно подходить к приоритизации комплексно: обозначив самый главный критерий, не забывать про другие.

Важные задачи — это те, которые приближают к ключевым целям бизнеса, к реализации главной стратегии, а также те, которые соответствуют ценностям компании. Одни предприниматели хотят создать компанию номер один на рынке, для других их бизнес является дополнением к другим проектам. Поэтому важные задачи будут у всех разными.

Срочность — это критерий для задач, у которых есть определенный срок. Например, вовремя подать документы на участие в тендере, посетить конференцию для знакомства с партнерами и инвесторами, выступить с докладом на митапе, отправить статью в СМИ, заплатить налоги.

Если задача не будет выполнена к сроку, это приведет в лучшем случае к упущенной прибыли, в худшем — к конфликтам, штрафам, судам и потере бизнеса.

Срочность оценивается, исходя из запаса времени. Например, если задача должна быть выполнена через час, она очень срочная, через несколько дней — менее срочная, но ее тоже нужно держать в фокусе внимания, не доводить до последнего и заложить время на выполнение.

Есть задачи, у которых отсутствует срочность, и их приоритетность нужно оценивать по другим критериям. Например, предприниматель собирается издать книгу, которая поможет ему развить личный бренд. Он может приступить к написанию в любое время, и если не напишет книгу к началу следующего месяца, ничего страшного не случится. Однако такая цель важна в контексте комплексной стратегии продвижения бизнеса.

Затраты касаются не только финансов, но и энергии, времени, иных ресурсов. Так, задача разобрать документы самому может быть «бесплатной», но трудозатратной: занимать много часов и съедать большое количество энергии. Чтобы сэкономить время, можно делегировать задачу исполнителю или отдать на аутсорс.

Ориентироваться на этот критерий можно, когда остальные критерии равны. Например, обе задачи одновременно срочны и важны. Стоит принять решение: делать сначала ту, которая дороже по времени и усилиям, или ту, которая легче. Если затраты измеряются только в финансовом выражении, выбирать более бюджетный вариант.

Принимая решение или делая выбор, нужно смотреть на результаты, которые могут получиться. Например, предпринимателю нужно разместить рекламу в нескольких каналах продвижения, стоимость примерно одинаковая. Так как цель рекламы — получение новых клиентов, нужно спрогнозировать, сколько клиентов даст тот или иной канал, и разместиться там, где будет больше аудитория.

Эффективность учитывает достижение цели с наилучшим результатом и с наименьшими затратами денег, времени и усилий. В тех случаях, когда оценивать задачу только по затратам или только по ожидаемым результатам не получается, можно смотреть на критерий эффективности.

Не все дела вызывают одинаковый эмоциональный отклик. Могут вставать задачи, которые морально тяжело выполнить. Они забирают энергию, продуктивность из-за этого снижается. Например, разрешить конфликт с важным для бизнеса лицом, сообщить команде о грядущем сокращении штата. У всех бизнесменов разные психологические установки и убеждения.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют самые сложные и неприятные дела делать в первую очередь. Откладывание вызывает еще больший стресс. И наоборот, когда неприятная задача делается быстрее, это дает чувство удовлетворения, потому что вопрос решен.

Есть и другой подход: выполнять неприятную работу частями, награждая себя между выполнением более приятными делами. Такой способ может пригодиться, если неприятное дело несрочное и его дробление на этапы не приведет к значимым потерям.

Принцип «не навреди» актуален не только для врачей. Под экологичностью подразумевается, что цели и задачи должны соответствовать ценностям, нормам морали, принятым в обществе, принципам Win-Win.

Экологичность можно рассматривать в контексте собственных ценностей и жизненных приоритетов. Например, человек хочет открыть компанию в одной сфере, а друг предлагает объединиться и открыть бизнес в другом направлении, которое первому непонятно и мало приятно. Если тот пойдет навстречу другу, мотивация будет низкой и он будет заниматься делами «из-под палки», каждый раз заставляя себя.

Это те критерии, которые подходят для редко встречающихся задач, когда перед предпринимателем стоит множественный выбор. Например, предстоит найти и арендовать помещение под офис, нанять команду, купить транспорт для автопарка. На выбор могут повлиять рентабельность инвестиций, состав команды, площадь и планировка помещения, стоимость, личность арендодателя и так далее.

Решающей может стать совокупность критериев. Важно выстроить последовательность проектов, ориентируясь на окупаемость инвестиций, имеющиеся ограничения.

Методов расстановки приоритетов несколько. Они классифицируется по направленности на задачи и цели. Каждый метод следует адаптировать под собственную бизнес-ситуацию. Возможно совмещать техники, брать элементы из разных, составляя индивидуальную эффективную схему приоритизации.

Методы приоритизации помогают держать дела в порядке, планировать время, определять главные задачи.

Матрица Эйзенхауэра. Выглядит как четыре квадрата, по которым задачи рассортированы по важности и срочности. В первый квадрат попадают задачи, связанные с «тушением пожаров», — важные и срочные. Во второй — важные задачи, не имеющие срока. В третий — те, которые нужно сделать быстро, срочно, но важности они не представляют. В четвертый — несрочные и неважные.

АБВГД. Буквой А отмечаются самые важные дела, невыполнение которых приведет к необратимым негативным последствиям, буквой Б — важные дела второй степени значимости, В — дела, которые хотелось бы сделать, но при этом они не сильно влияют на цель; Г — то, что лучше поручить другим; Д — «пожиратели времени», аналог квадрата «несрочные и неважные» в матрице Эйзенхауэра.

Принцип Парето. Он говорит о том, что 20% усилий приводят к 80% результатов, остальные 80% вложений дают только 20% результата. Важно найти дела, которые приведут к 80% результата. Задачи расставляются в порядке важности: первым 15% присваивается буква А — приоритет, вторым 20% — буква Б, оставшимся — буква В. Задачам А нужно уделить 65% времени, Б — 20%, В — 15%.

Метод 1 — 3 — 5. Нужно запланировать одно важное дело, три задачи средней степени важности и пять менее важных, но все равно необходимых задач. Задачи выполняются в этом же порядке: сначала одна, самая значимая, потом три, затем пять.

Метод Шваба, он же метод Айви Ли, или to-do-list. Составляется список дел, они нумеруются в порядке приоритетности. Задачи желательно записывать, если их много, так как свыше четырех задач мозгу удержать сложно. Если есть две или три задачи на день, но каждая из них состоит из этапов, их следует зафиксировать, чтобы ничего не пропустить.

Многокритериальная оценка. Необходимо составить список из пяти-семи критериев. Каждому критерию назначить вес, исходя из его важности: в сумме должна получиться единица. Далее все варианты нужно оценить по 3-балльной шкале: три — хорошо, два — более или менее, один — неудовлетворительно. Эти баллы умножаются на вес, результат складывается. Для такого метода удобнее воспользоваться формулами в Excel.

Чтобы выставить приоритеты целям и ценностям, можно использовать следующие методы.

Колесо баланса. С помощью этого метода довольно просто определить сферы, над которыми важно поработать, чтобы достичь гармонии. В жизни это могут быть Здоровье, Семья, Карьера, Творчество; в бизнесе — Продажи, Маркетинг, Корпоративная культура и HR-бренд, Технологии и инновации.

По каждой «спице» колеса нужно оценить успехи и достижения по десятибалльной шкале. Если какие-то аспекты оценены ниже, чем другие, колесо «хромает». Это дает сигнал, где нужно приложить усилия, чтобы гармонизировать направление и деятельность в целом.

Метод взаимосвязи целей. Цели бывают связаны друг с другом. Например, чтобы начать развивать розничную сеть в другом городе, нужно сначала арендовать помещения под офисы и магазины, а для этого — заработать в своем городе, подняв продажи.

Матрица целей и ценностей. Чтобы ее составить, необходимо зафиксировать цели и внести их в Excel-таблицу. Каждой ценности присвоить вес. Затем оценить каждую цель в контексте разных ценностей: оценка два — сильное влияние, один — слабое влияние, ноль — отсутствие влияния. Оценки умножаются на вес, результат суммируется и подсчитывается.

Эти правила нужны, чтобы избежать ошибок в тайм-менеджменте:

Автор: Ксения Воловик