Адаптация — процесс приспособления и привыкания нового сотрудника к компании, команде, задачам. Она сопряжена со стрессом, вне зависимости от профессионального опыта и должности новичка. Человеку требуется в среднем от трех до двенадцати месяцев, чтобы адаптироваться к смене работы
Содержание
Для чего в организациях используют систему адаптации персонала
Почему компаниям выгодно адаптировать сотрудников
Виды и методы адаптации
Этапы адаптации нового сотрудника
Как упростить адаптацию
Частые ошибки при адаптации новых сотрудников
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Деловая среда Премиум
Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к материалам по развитию бизнеса
Попробовать бесплатно на 14 дней
Для чего в организациях используют систему адаптации персонала
Работодатели создают программы адаптации, или онбординга, чтобы новый сотрудник как можно быстрее вышел на высокий уровень продуктивности и производительности, начал приносить компании прибыль. Для этого ему нужно помочь погрузиться во внутренние бизнес-процессы, рассказать о корпоративной культуре, познакомить с командой, ключевыми лицами и организационной структурой в целом.
Адаптация также нужна, чтобы снизить тревожность. У сотрудника в процессе онбординга возникают следующие вопросы и страхи:
как его примут коллеги;
сойдется ли он во взглядах с руководителем;
справится ли он с задачами, не уволят ли его внезапно в первые недели работы.
Для каждого человека, в зависимости от его психологических особенностей, коммуникативных навыков, срок адаптации может разниться. Кто-то уже в первые дни чувствует себя как рыба в воде и с недоумением воспринимает заботу и опеку со стороны ответственных лиц. Есть люди, которым тяжело привыкнуть к новой компании в течение года.
Ускорить адаптацию поможет слаженная работа участников процесса, прописанные регламенты и чек-листы с четким распределением ролей, зон ответственности.
Почему компаниям выгодно адаптировать сотрудников
Комфорт для нового сотрудника, который ему обеспечивает работодатель на этапе адаптации, экономически выгоден. Адаптация помогает:
снизить текучесть кадров в первые месяцы после трудоустройства и сэкономить бюджет на подбор новых специалистов;
увеличить прибыль, которую будет приносить сотрудник;
сократить количество ошибок новичка;
обеспечить быстрый старт выполнения непосредственных обязанностей — без адаптации сотрудник будет тратить дорогой временной ресурс на то, чтобы искать необходимую для работы информацию, преимущественно техническую, а не на решение рабочих задач.
Адаптация позволяет повысить лояльность работников и их вовлеченность в деятельность, усилить внутренний и внешний HR-бренд. Сотрудник с большей вероятностью будет рекомендовать работодателя своим знакомым и отзываться о нем хорошо, если адаптация была проведена грамотно.
Правильно организованная адаптация — это нематериальная мотивация: «заряженный» сотрудник будет более предан компании, чем равнодушный.
Telegram Деловой среды
Больше пользы для вас и вашего бизнеса каждый день в нашем Telegram-канале
Подписаться на Telegram
Виды и методы адаптации
Выделяют три основных вида адаптации:
организационная — сотрудника знакомят с порядком и правилами компании, командой в отделе, другими специалистами, с кем придется взаимодействовать;
психологическая, социальная — в рамках этой адаптации HR-специалист или руководитель мониторит уровень удовлетворенности работой, выявляет возможные проблемы с мотивацией и взаимоотношениями с коллегами, причины этих проблем;
профессиональная, производственная — сотруднику очерчивают зону ответственности, обозначают приоритетные задачи и пути развития; новичок должен понимать, что ему нужно сделать, чтобы пройти испытательный срок.
Методы адаптации могут и должны применяться в комплексе. Примеры методов:
Экскурсия. Новому сотруднику показывают офис, производственные площадки, розничные магазины, склад, при необходимости организуют командировку в филиал в другом городе. Благодаря этому новичок узнает специфику деятельности компании, обучается лучше понимать продукт, бизнес-процессы, работу команды.
Наставничество. К сотруднику прикрепляют более опытного или старшего коллегу, который отвечает на рабочие вопросы, подсказывает, как решать трудные задачи. В небольших организациях функцию наставника берет на себя руководитель.
Беседа. Это личная встреча сотрудника с руководителем или HR-менеджером, в ходе которой новичок может задать вопросы, высказать опасения или предложения, обсудить результат.
Тренинги, вебинары. Новый сотрудник проходит обучающие мероприятия, знакомится с продуктами компании и спецификой работы с ними. Усваивает правила взаимодействия с клиентами, партнерами.
Опросы, анкетирование. Новичок дает обратную связь с помощью автоматизированных опросников. После их анализируют HR-специалист и руководитель.
Закрытый клуб
Вступайте в клуб Деловая среда Премиум и получите знания по развитию бизнеса
Попробовать бесплатно на 14 днейЭтапы адаптации нового сотрудника
Организационная, психологическая и профессиональная адаптация проходят параллельно. Выделяется несколько этапов адаптации с точки зрения хронологии событий.
Этап 1. Ознакомление. Длится в среднем от двух недель до трех месяцев, в зависимости от специфики компании, должности и психологических особенностей сотрудника. На этом этапе новичок знакомится с командой, корпоративной культурой, целями, задачами. Оценивает, совпали ли его ожидания с тем, что компания предлагает.
Этап 2. Приспособление. Средняя продолжительность этапа — от одного месяца до одного года, она зависит от уровня ответственности специалиста, сложности работы, атмосферы в коллективе. Сотрудник обучается действовать по правилам компании, справляться со своими обязанностями, показывать те результаты, которых от него ждут.
Этап 3. Ассимиляция. Наступает в среднем через полгода – год, начиная с момента, когда человек поступил на работу. Сотрудника принимает коллектив, и он чувствует свою ценность, осознает место в команде и компании. Выходит на уровень высокой эффективности, приносит прибыль работодателю, совершенствует профессиональное мастерство.
📌 Совет
Систему адаптации следует наладить такую, чтобы она способствовала успешной ассимиляции каждого работника.
Предаптационный этап — пребординг
Адаптация начинается до того, как сотрудник примет job offer — предложение о работе, и тесно связана с организацией системы подбора.
Предаптационный этап дает сотруднику первое впечатление о компании и HR-бренде. На финальных этапах собеседования сотрудник должен получить подробные ответы на вопросы, корректно сформировать ожидания относительно работодателя.
❗️ Внимание
На этом этапе службе по работе с персоналом следует рассказать кандидату все, что касается нагрузок, командировок и других нестандартных условий, к которым не все могут быть готовы.
Перед выходом на работу новичку желательно отправить письмо, содержащее:
список необходимых документов для оформления;
информацию о времени и месте, когда и где ему следует быть;
дать контакты человека, который его встретит.
Первый рабочий день
В первый день важно сделать все, чтобы новый сотрудник не растерялся, не почувствовал себя брошенным и беспомощным.
Не следует сразу нагружать его задачами и требовать результатов по окончании первого рабочего дня, даже если в компанию пришел профессионал с большим опытом. Сотрудник еще не знает порядок взаимодействия с коллегами, не познакомился с командой и испытывает стресс.
📌 Совет
Для новичка необходимо заранее подготовить рабочее место; настроить компьютер, установив нужные программы; открыть доступы к необходимым ресурсам; выдать канцелярию.
В первый день с новым сотрудником нужно запланировать welcome-встречу, на которой:
провести инструктаж на рабочем месте, показать офис;
познакомить с коллегами по отделу и другими коллегами, с кем нужно будет взаимодействовать;
рассказать о руководстве, топовых, ключевых сотрудниках компании;
представить структуру компании;
рассказать об истории компании, ее позиции на рынке, достижениях, основных клиентах и партнерах, конкурентах, стратегических целях;
познакомить с внутренними правилами, особенностями корпоративной культуры, традициями, миссией и ценностями компании;
рассказать о порядке взаимодействия — какие вопросы решаются по телефону, какие — по почте, в каких мессенджерах, программах, сервисах происходят встречи, где и как ведется отчетность.
Частично welcome-встречу для экономии времени можно заменить записанным вебинаром, однако личное знакомство все равно нужно организовать, возможно в формате видеоконференции.
Не только новичок должен увидеть коллег, но и коллеги должны узнать нового человека и привыкнуть к нему. Желательно, чтобы каждый немного рассказал о себе как о профессионале и как о личности. Новичку будет гораздо легче адаптироваться, если он найдет среди коллег близких по духу людей.
📌 Совет
В средних и больших компаниях процесс знакомства можно организовать с помощью welcome-письма. Оно содержит имя нового сотрудника, его должность и зону ответственности, фотографию, краткую справку о предыдущем опыте, по желанию — информацию о хобби, ссылки на странички в социальных сетях.
Начиная с первого дня важно правильно организовать погружение в должность. Несмотря на то, что принятый сотрудник ранее мог занимать эту же позицию, на новом месте все равно есть нюансы. Ему предстоит работать в новой программе, порядок бизнес-процессов и внутренней отчетности строится по-другому, нужно налаживать контакты с другими людьми — коллегами, партнерами, контрагентами.
У нового сотрудника в первый день должен появиться план задач и целей на испытательный срок. А еще понимание, каких результатов от него ждут и какие дополнительные знания и навыки он должен получить — самостоятельно или с помощью ресурсов компании.
Первый и последующий месяцы работы
Желательно, чтобы процесс адаптации проходил системно и последовательно. Для этого можно подготовить памятки, инструкции, ссылки на соответствующие разделы корпоративного сайта, которые описывают основные бизнес-процессы, содержат чек-листы. Это сэкономит время руководителя: новичок получит возможность самостоятельно ознакомиться со спецификой работы в компании.
Для погружения в должность готовится план встреч с непосредственным руководителем или с наставником. Новичку уделяется время, чтобы он мог прояснить для себя непонятные вопросы, сигнализировать о трудностях, если они возникают.
📌 Совет
Можно организовывать встречи новичка с руководителем 1 раз в неделю на 30 минут в течение первого месяца, затем сократить количество бесед, но не оставлять сотрудника совсем без внимания.
HR-специалист также курирует новичка и ведет свой календарь встреч, на которых интересуется впечатлениями сотрудника, мотивацией. Можно использовать вспомогательные анкеты и опросники, например в электронном виде, обсуждая их результаты с сотрудником на встрече.
Вариант анкеты адаптации, источник — журнал «Директор по персоналу» (e.hr-director.ru)
По окончании каждого месяца испытательного срока проводятся промежуточные итоговые встречи нового сотрудника с руководителем и HR-специалистом. Новичок дает и получает обратную связь, обсуждает достигнутые результаты, делится идеями и предложениями.
В ходе обратной связи важно, чтобы руководитель сначала рассказал о положительных моментах, затем — о зонах роста, над чем сотруднику нужно поработать.
Как упростить адаптацию
Ускорить и упростить процесс адаптации помогают автоматизированные сервисы. Программы, которые собирают и обрабатывают данные опросов, дают информацию для анализа.
С их помощью удобно выявлять зоны роста нового сотрудника и определять, каких знаний и навыков ему может не хватать. Также эти программы позволяют выявлять колебания мотивации новичка и принимать меры, чтобы предотвратить увольнение ценного специалиста. Примеры сервисов: Yva, WikiWorks, PeopleForce, Motivity, Commito KPI, Beehive.
📌 Совет
Чат-бот, разработанный для целей адаптации, может отправлять приветственные рассылки, чек-листы для новичка и его руководителя, отвечать на типичные вопросы, напоминать о встречах, дедлайнах, отправлять опросы.
Если компания небольшая либо ее бюджет не позволяет приобрести такие программы, то разработанное положение об адаптации и наставничестве, план развития тоже помогут ускорить процесс внедрения.
Важно, чтобы все пункты этих документов контролировались, соблюдались, и каждый участник понимал свою роль в процессе и ответственность за адаптацию нового сотрудника. План может включать в себя обучающие мероприятия, тренинги, календарь встреч с руководителем, наставником, HR-специалистом, даты промежуточных тестирований и подведения итогов.
Деловая среда Премиум
Вступайте в закрытый клуб предпринимателей и получите поддержку бизнес-сообщества
Попробовать бесплатно на 14 днейЧастые ошибки при адаптации новых сотрудников
Ошибки, которые допускаются при адаптации, могут привести к тому, что новый сотрудник покинет компанию или его мотивация будет сильно снижена.
Часто ответственные за процесс люди совершают следующие ошибки:
Не познакомили с коллегами, с высшим руководством. Новый сотрудник может попасть в неловкое положение, не зная в лицо коллег, с которыми придется взаимодействовать. Многие топ-менеджеры требуют соблюдения негласных правил общения, поведения, и если новичок с ними не знаком, может возникнуть конфликт.
Не рассказали о традициях компании. Например, как принято отмечать дни рождения, какие есть неформальные активности. Не зная об этом, новичок может испытать неловкость. А коллеги — сформировать к нему негативное отношение, так как не знают, что новичок не был предупрежден о традициях и только по этой причине не участвует в них.
Не подготовили рабочее место, не показали офис. Новому сотруднику самому приходится беспокоить первых встретившихся ему коллег, чтобы спросить, где туалет; в каком кабинете искать системного администратора, который поможет настроить технику. На это уходит полдня. Ситуация усугубляется, если во второй половине дня руководитель строго требует с новичка отчет и объяснение, почему не были выполнены прямые рабочие обязанности.
Не рассказали о мотивационной схеме, системе обучения. В результате у нового сотрудника нет понимания, сможет ли он расти в компании, что ему нужно сделать, чтобы претендовать на премию. Хуже, если в компании практикуются штрафы и новичок о них узнает де-факто, после нарушения, которое он допустил только потому, что его не предупредили. Еще важно оговорить, в каких ситуациях возможен ненормированный рабочий день, например, тренинги проводятся в выходные. Такая информация не должна стать сюрпризом.
Автор: Ксения Воловик
Бесплатный сервис регистрации
Мечтаете о своем бизнесе? Зарегистрируйте ИП или ООО удаленно и без пошлины
Подать заявку