В условиях нарастающей нехватки финансов многие компании столкнулись или совсем скоро столкнутся с дебиторской задолженностью от своих контрагентов — клиентов, дилеров, поставщиков.
Дебиторка может оказаться очень неприятным явлением, которая ударит по платежеспособности вашего бизнеса. Если вы никогда прежде не работали со сбором «дебиторки» и не хотите столкнуться с этим неприятным явлением, или понимаете, что сумма задолженности перед вами растет, читайте дальше, чтобы узнать основные действия, нюансы и ошибки при работе с «дебиторкой».
Павел Вешаев, генеральный директор FinHelp
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
По возможности стоит вообще не допускать появления дебиторской задолженности, используя для расчетов альтернативные инструменты, например, факторинг, работу по предоплате и т.д.
Постарайтесь так договариваться с клиентами или контрагентами, чтобы оставлять в дебиторской задолженности только ту сумму, которая будет уже вашей прибылью, а не из которой вы сами должны поставщиками, которые вас тоже дергают.
Начинайте беспокоиться о «дебиторке» при составлении договора
С дебиторской задолженностью необходимо начинать работать задолго до ее появления. Делать это необходимо на стадии заключения договора с контрагентом.
Хорошо составленный договор снимет множество проблем.
Как минимум, в договоре с контрагентом вам необходимо:
конкретизировать цены и тарифы;
зафиксировать момент возникновения обязанности оплаты;
предусмотреть санкции за несвоевременные платежи;
оставить возможность одностороннего отказа от исполнения договора;
регламентировать порядок разрешения споров.
Кроме того, Катерина Коробкова, руководитель юридического направления ЮД «36 СТРАТАГЕМ», поделилась несколькими приемами, которые сделают ваш договор удобным именно для вас.
1. Используйте обеспечение. Обеспечением может быть залог (самый идеальный вариант) или поручительство директора или собственника. Что это даст: возможность обратить взыскание на предмет залога и реализовать его, покрыв свои издержки, либо получить возможность непосредственно сразу предъявить требование к директору и иметь возможность просить обеспечение на его активы. Однако, на такие условия контрагенты не всегда идут.
2. Предусмотрите в договоре право удержания товара или результата работ, а также техники контрагента (если речь идет о товаре). Это позволит реализовать активы и получить удовлетворение требований или станет хорошим рычагом для переговоров.
3. Воспользуйтесь страхованием дебиторской задолженности, которое несмотря на дополнительные расходы, может послужить дополнительной гарантией стабильности денежного оборота.
Постройте систему контроля сроков оплаты
Чтобы получить оплату вовремя нужно построить систему контроля сроков оплаты.
Система контроля сроков оплаты — совокупность действий, направленных на исполнение контрагентом обязательства по оплате поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг.
Алексей Бакулев, юрист юридической группы «Правый Галс», специалист по взысканию дебиторской задолженности
Система контроля сроков оплаты включает в себя:
1. Наличие и правильное оформлении договоров и документов, подтверждающих ту или иную операцию:
если это поставка – обязательно наличие универсального передаточного документв (УПД) или товарной накладной,
если это выполнение работ или оказание услуг – соответствующие акты.
Кстати! Существенно упрощает жизнь при переходе спора об оплате в судебную плоскость наличие подписанного акта сверки взаимных расчетов.
2. Контроль сроков платежей.
Обычно это делается с помощью программных продуктов на основе 1С, Bitrix и проч.
3. Напоминание о предстоящем платеже.
Это необязательный элемент, но подчеркивает пунктуальность и внимательность к исполнению обязательств, что в обычных условиях вызывает нужную реакцию со стороны контрагента.
Напоминайте о предстоящем платеже за 2-3 дня.
4. Прописанный и установленный порядок действий (протокол) в случае просрочки.
Важно, чтобы у вас или у ваших сотрудников было четкое понимание следующего шага. Для этого необходимо составить алгоритм действий в случае возникновения просрочки платежа и её продолжения.
Как может выглядеть алгоритм:
Направить уведомление о просрочке платежа контрагенту (незамедлительно после таковой и с определенной периодичностью в случае продолжения);
Определить ситуацию контрагенту как проблемную сразу же после просрочки;
Приостановить операции в отношении должника (прекратить новые отгрузки, заморозить выполнения очередного этапа работ);
«Включить счетчик», т.е. начать начислять неустойку сразу после даты просрочки и уведомить об этом должника. Условие о неустойке надо предусмотреть в договоре!
Провести переговоры с уполномоченным лицом;
Направить претензию;
Обратиться в суд.
Три типичные ошибки при сборе дебиторской задолженности и их решени
Александр Высоцкий, основатель консалтинговой компании «Visotsky Consulting»
Ошибка №1. Продавец сам собирает дебиторку
Менеджер по продажам не должен потом собирать дебиторскую задолженность с клиента, которому он продал. В противном случае, при продаже и переговорах он будет себя останавливать, так как будет сомневаться: «А смогу ли я потом собрать дебиторку с этого клиента? А заплатит ли он?»
К тому же, как правило менеджеры по продажам не достаточно жестко собирают задолженность со своих клиентов. Их останавливают следующие мысли: «Если я сейчас надавлю на этого клиента, смогу ли потом продать ему снова?»
Продажа и сбор дебиторской задолженности два разных бизнес-процесса, которыми должны заниматься разные люди.
Решение. Выделите другого человека (не продавца), который будет собирать «дебиторку». Пусть продавец остается всегда на стороне клиента, добрым и понимающим, в то время как другой будет жестким и принципиальным в вопросах и сроках оплаты.
Ошибка №2. Отсутствие шкалы воздействия
При сборе дебиторки очень важно следовать определённому бизнес-процессу. У каждой компании он свой.
Пример
За неделю до получения оплаты, нужно вежливо напомнить клиенту, что через неделю истекает срок оплаты. Через 3 дня нужно напомнить снова. В день оплаты, если она не поступила, у клиента должен зазвонить телефон, из которого послышится следующее: «Вы знаете, оплата должна была состояться сегодня. Какой у вас план? Как вы собираетесь это уладить?»
Таким образом, нужно увеличивать давление, если клиент не оплатил. Если оплата так и не поступила через несколько дней, высылается «угрожающее» письмо, где говорится: «Если вы не оплатите, мы не будем больше с Вами работать/ подадим в суд/др.»
Описанные выше действия лишь пример. В действительности каждый бизнес вырабатывает для себя конкретную шкалу воздействия, по которой действует человек, собирающий дебиторку.
Главное, чтобы специалист по сбору дебиторки видел всех контрагентов, клиентов, сроки оплат, отметки, на какой стадии кто находится, и действовал согласно прописанному регламенту: писал заранее заготовленные стандартные письма, звонил и говорил определенные слова. А если «дебиторку» собрать своими силами не удалось, обратился и передал бы своих «клиентов» юристам для дальнейшей проработки, но уже в судебной плоскости.
Решение. Пропишите алгоритм, схему, как должен работать человек, который собирает «дебиторку».
Ошибка №3. Страх потерять клиентов, которые не платят
Некоторые предприниматели бояться потерять клиентов, даже тех, кто не платит. Но истина проста:
Тот, кто вам не платит, не является клиентом. Клиент — это тот, кто платит деньги.
Решение. Не бойтесь потерять людей, которые не платят. Пусть они лучше берут у ваших конкурентов услуги или товары, за которые не платят, и ослабляют их, а не вас.
Закрепим
По возможности используйте для расчетов альтернативные инструменты, например, факторинг, работу по предоплате и т.д.
Следите за тем, чтобы дебиторской задолженность, если она у вас появилась, считалась уже вашей прибылью, а не суммой, из которой вы сами должны расплачиваться по своим счетам.
Убедитесь, что в договоре с новым контрагентом будут зафиксированы цены и тарифы, прописан момент возникновения обязанности оплаты, предусмотрены санкции за несвоевременные платежи и проч.
При составлении договора обсудите с контрагентом возможность включения обеспечения, права удержания товара или результата работ.
Рассмотрите вариант страхования дебиторской задолженности.
Обязательно собирайте, правильно оформляйте и храните договоры и документацию, подтверждающую ту или иную операцию с контрагентом.
Подписывайте акты сверки взаимных расчетов.
Контролируйте сроки платежей.
Напоминайте о предстоящем платеже.
Установите и пропишите порядок действий в случае просрочки.
Выделите отдельного человека (не продавца), который будет собирать «дебиторку».
Пропишите алгоритм или схему действий, как должен работать человек, который собирает дебиторку.
Будьте жестки в плане сбора дебиторки с вашими клиентами. Не бойтесь потерять тех, кто вам не платит.