Сегодня многие российские компании переходят на удаленный режим работы. Мы собрали несколько советов, которые помогут вам сохранить эффективность бизнеса даже при работе из дома.
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Материал для скачивания
Не умеете делегировать? Пора научиться — воспользуйтесь практическим руководством «Как начать делегировать»
Скачать
1. Определите перечень сотрудников для удаленной работы
Переводить на удаленную работу стоит сотрудников, которые не контактирует ежедневно с клиентами или не участвуют в бизнес-процессах, реализация которых требует присутствия в офисе. Поскольку одна из проблем удаленной работы — потеря связи с коллективом и продуктом, начните с частично удаленной работы. Например, два-три дня сотрудник трудится дома, а два-три дня — в офисе.
В ситуации распространения короновирусной инфекции в первую очередь на удаленную работу стоит переводить тех, кто входит в группу повышенного риска. К ней относятся люди старше 60 лет, пациенты с онкологическими и другими хроническими заболеваниями, лица, перенесшие в течение последних 6 месяцев тяжелые легочные или вирусные заболевания. Сотрудников, входящих в эти группы или проживающих с людьми из групп риска, мы перевели на дистанционный режим работы в первую очередь.Из опыта компании «Платформа НТИ»
Объедините людей в пары: они будут работать поочередно за одним рабочим столом. Имеет смысл объединять в пары сотрудников со схожими функциями. Такой шаг позволит сэкономить на аренде и на оборудовании рабочего места.
Чтобы протестировать режим удаленной работы, можно сформировать дежурный отряд, как это сделали в компании «Платформа НТИ». Это своего рода «пожарная бригада», которая продолжает работать в офисе, пока коллеги останутся дома тестировать удаленный режим.
2. Откройте сотрудникам доступ к информации
Вся информация должна быть доступна. Сотрудники должны понимать, где быстро найти тот или иной файл. Тогда меньше времени будет уходить на вопросы «Где отчет за сентябрь?». Также имеет смысл завести общий календарь или, если у вас большая компания, по календарю на каждую команду.
3. Определите ритм работы и время синхронизации
В целом есть два варианта режима работы:
все сотрудники начинают работать в одно и то же время. Подходит, если коллектив находится в одном часовом поясе и если сотрудники зависят друг от друга в работе;
каждый сотрудник работает по своему графику. Подходит, если люди трудятся в разных часовых поясах и если работа сотрудников автономна.
Какой бы вариант вы ни выбрали, установите правило, что все сотрудники должны откликаться на звонки и сообщения коллег с 12.00 до 16.00. Чтобы сотрудники не теряли контакт с компанией, всегда были в курсе событий, еженедельно проводите виртуальные совещания отделов, а раз в один-два месяца — обычное собрание, куда все должны приехать лично.
4. Создайте чаты для работы и для общения
Активно используйте мессенджеры, создайте в одном из них общий чат — это может быть группа в Skype, в What’s App, Telegram. На первых порах введите правило, что в 9 утра каждый пишет в чате приветственное сообщение и рассказывает о своих планах на предстоящий день. Вечером пусть пишут о том, что сделали за день, что не удалось. Важно, чтобы все общались в одном чате.
Создайте «виртуальный кулер» — чат для сотрудников, в котором можно общаться, обмениваться интересными ссылками, картинками. Это поможет сплотить команду.Дэвид Хайнемайер Хенссон, Джейсон Фрайд – авторы книги «Remote: офис не обязателен»
5. Определите правила игры при срыве планов
Удаленная работа может расхолаживать, поэтому сразу установите правила игры. Например, введите правило трех ошибок: если сотрудник три раза сорвет сроки или не выполнит работу качественно, то вы возвращаете его на работу в офис. В российской практике есть кейсы, когда за каждый день после дедлайна сотрудник штрафуется на 1000 рублей.
6. Поясните, как вы будете ставить задачи и контролировать результат
Есть два подхода к контролю сотрудников на удаленной работе: за результат и по процессу. Для зрелых и опытных команд с отлаженными бизнес-процессами, для тех, кто занимается проектной работой, подходит вариант контроля результата. А что делают сотрудники, чтобы его добиться, когда работают и где отдыхают — их проблемы. Контроль по процессу подходит сотрудникам, которые выполняют рутинные задачи, и для творческих профессий. Дизайнеров и художников нужно проверять постоянно, они находятся в высокой группе риска срыва сроков.
В любом случае все задачи ставьте письменно. Для этого используйте специальные программы — таск-треккеры (например, Trello, Basecamp, Pyrus), которые позволяют описывать задачи, назначать исполнителей, определять сроки. Сотрудникам должно быть удобно работать в таск-треккере.
Еще можете разработать чек-листы, по которым сотрудники сами будут себя контролировать, прежде чем сдать работу.
7. Будьте лично на связи с удаленными сотрудниками
Когда удаленные сотрудники чувствуют внимание руководителя, у них меньше соблазна отлучиться с работы. Так, один предприниматель пишет каждое утро мотивирующие письма удаленным сотрудникам. Если кто-то выполнил работу в срок и качественно, не забывайте хвалить такого сотрудника в общем чате. Полезно в течение дня вбрасывать в чат какое-либо сообщение, например какую-нибудь идею, или задавать всем вопрос для обсуждения
Чек-лист. Обязательные элементы удаленной работы
Есть план работы для каждого сотрудника.
Разработаны KPI для каждого сотрудника.
Сотрудники подключены к виртуальным рабочим местам.
Сотрудники обеспечены необходимыми инструментами.
Команда работает в таск-треккере.
Утверждены правила и график удаленной работы.
Утверждены правила контроля удаленных сотрудников.
Есть общий чат компании в одном из мессенджеров.
Раз в неделю вы проводите онлайн-совещания с удаленными сотрудниками.
Раз в один-два месяца команда встречается офлайн.
Раз в неделю вы общаетесь с каждым удаленным сотрудником и даете обратную связь.
Налажен процесс отчетности.