Выбирайте товароучетки вместе с кассами, чтобы они ладили друг с другом. В этом уроке – о том, чем они помогают и какая подойдет вам.
Вместе с онлайн-кассами появились товароучетные сервисы для малого бизнеса. Они работают через интернет и требуют минимальной настройки. Когда кассир пробивает товар на кассе, данные о покупке сразу попадают в сервис.
Онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО
Зачем вести учет товаров
Когда полки пусты, покупатели грустят, а владельцы магазинов теряют деньги. Поэтому важно знать, какие товары заканчиваются, и заодно понимать, какие больше не стоит заказывать. Для этого ведут учет — записывают, сколько продали товаров каждого вида.
Многие начинают вести учет еще и потому, что в чеке нужно указывать названия товаров. Для этого в кассу загружают номенклатуру, а это удобно делать из товароучетного сервиса.
Кто указывает названия товаров в чеке:
С момента перехода на онлайн-кассы — все юрлица, ИП с подакцизными товарами, ИП на ОСНО.
С 2021 года — ИП на УСН, ЕНВД и патенте без подакцизных товаров.
Как вести учет товаров
В магазине с небольшим ассортиментом: записывать проданные товары в Excel
Предприниматели записывают товары, которые продали, вычитают из числа товаров, которые купили — и всегда знают остатки в магазине. Чтобы анализировать продажи, им приходится покопаться с формулами и таблицами.
Плюс способа — возможность вести учет бесплатно. Excel входит в пакет Microsoft Office, а дополнительное оборудование покупать не нужно. Минус — предприниматели тратят свое время. При 100−200 позициях им уже тяжело прибираться в таблицах.
Пример учета в Excel от кофейни Stories
В магазине с большим ассортиментом: вводить название товара на кассе
Продавец выбирает ярлык или вводит название товара на кассе. Информация о продаже сразу попадает в товароучетный сервис, и он автоматически формирует отчеты.
Так предприниматель экономит время и получает возможность контролировать магазин удаленно. Но за это приходится платить:
За сам сервис.
За кассу с дисплеем. «Кассы-калькуляторы» не подойдут, потому что не позволяют ввести название товара.
В магазине с большим ассортиментом и большим потоком покупателей: считывать штрихкод сканером
Когда покупателей много, им приходится стоять в очереди. Если кассир будет медлить, они сбегут или в следующий раз выберут другой магазин. Чтобы повысить скорость обслуживания, кассиры вместо ввода названия наводят сканер на штрихкод товара. Так работают в большинстве магазинов.
Штрихкод наклеивают на каждый товар. На одинаковые товары — одинаковые штрихкоды. Чтобы сэкономить время, распечатайте этикетки перед поставкой, а при приемке наклеивайте их и заодно пересчитывайте товар. Если поставщики привозят товар со штрихкодами, заменять их своими не обязательно.
Штрихкодирование ускоряет процесс продажи, но обычно для него покупают специальное оборудование.
Сканер штрихкодов — от 2 000 рублей. Считывает штрихкоды на кассе.
Принтер этикеток — от 5 000 рублей. Печатает штрихкоды.
Терминал сбора данных — от 5 000 рублей. Помогает пересчитывать товары в магазине вдали от кассы.
На оборудовании можно сэкономить:
Вместо сканера и терминала сбора данных считывать штрихкоды мобильным приложением.
Вместо принтера этикеток — заказывать штрихкоды у изготовителей этикеток или распечатывать лазерным принтером на самоклеющейся бумаге A4 c разметкой под этикетки.
Как сгенерировать штрихкоды
Обычно товароучетные сервисы сами генерируют штрихкоды. Если в вашем сервисе нет такой возможности, попробуйте программу в интернете, например, такую. Начинайте каждый штрихкод цифрой «2», чтобы показать, что кодировка действует только в вашем магазине.
Бывают разные кодировки для штрихкодирования. Советуем EAN-13 — она самая популярная, поэтому ее считает любой сканер.
Нужно ли разрешение для работы со штрихкодами
Специальные разрешения получают только поставщики крупных торговых сетей. Если ваши клиенты — «Пятерочка», «Перекресток» или «Магнит», вступите в ассоциацию GS1, которая следит за уникальностью штрихкодов во всем мире. Заплатите 25 000 рублей за членство и 15 000 рублей ежегодный взнос — это даст вам право получать неограниченное число штрихкодов.
Какие бывают принтеры штрихкодов
Термопринтер. Стоит от 5 000 рублей. Термоэтикетка стирается через полгода, поэтому подходит для продуктов питания.
Термотрансферный принтер. Стоит от 8 000 рублей. Термотрансферная этикетка выдерживает до пяти лет, она подходит для товаров, которые будут долго лежать в магазине.
Чем еще помогают товароучетные сервисы
Проводить инвентаризацию: проверять, сколько товаров реально осталось в магазине. Остатки на бумаге могут отличаться из-за товаров, которые испортились или потерялись. Инвентаризация похожа на продажу товара на кассе: предприниматели считывают штрихкод или вводят название товара и указывают, сколько его осталось.
Проводить акции. В товароучетном сервисе предприниматель может заметить, что товары залежались или скоро испортятся. Если он укажет новые цены, сервис обновит информацию на кассах и подготовит ценники.
Рассчитывать, на сколько дней хватит запаса товаров. Товароучетные сервисы сообщают о среднем расходе товара за день. Разделите на эту сумму остаток товаров, и узнаете, через сколько дней товары закончатся.
Как товароучетки помогают предпринимателям на услугах
В первую очередь товароучетки созданы для торговли. Раз на онлайн-кассы переходят предприниматели на услугах, в некоторых сервисах появляются возможности специально для них.