Большинство предпринимателей или специалистов ведут ежедневники, календари или планировщики, но формулируют цели неправильно, что срывает их выполнение и снижает коэффициент эффективности. Предприниматель и владелец франшизы суши-баров Kapibara Алексей Войтов поделился с читателями Деловой среды Премиум своим опытом постановки целей
Содержание
Бизнес-хак
В чем преимущества такого подхода
Как использовать «элементарные формулировки»
Результаты
Чек-
лист. Типичные ошибки при использовании «элементарных формулировок»
Закрытый клуб для предпринимателей ДС Премиум
О
предпринимателе
Алексей Войтов — сооснователь и владелец франшизы
суши-баров Kapibara с общим оборотом сети 4 млн долларов в год. Партнер-франчайзи международной
сети кофеен Coffee Like и федеральной сети детских парикмахерских Воображуля, с
клиентским потоком более 1000 человек в месяц. Основатель подкаста о франшизах
«Франшиза.Live». Победитель Всероссийского конкурса
«Лига Лекторов».
В 2016 году я пришел к ситуации, когда одновременно работал в найме и вел 3 бизнес-проекта. В итоге, пытаясь усидеть на всех стульях, не успевал и делал ошибки. Я считал, что дело в количестве дел, а оказалось, в технологии управления временем. Я прошел одну из программ по лично эффективности, где и научился лайфхакам тайм-менеджмента.
Техника, которую я использую, называется «элементарные формулировки». Если вы начнете применять ее на регулярной основе, то, скорее всего, забудете о том, что такое прокрастинация. Вы будете легко приступать к любой задаче, какой бы трудной и объемной она сначала ни казалась. Вы перестанете тратить силы на борьбу с собой и сможете вложить энергию в качественное выполнение задач.
Бизнес-хак. Чтобы перестать прокрастинировать и пасовать перед сложной задачей, используйте технику «элементарные формулировки»: разбейте большую цель на небольшие, выполнимые и конкретные задачи.
Большие задачи пугают мозг. Когда задача кажется слишком большой и трудной, мозг просто пугается и отказывается вообще что-либо делать. Другими словами, мозг блокирует наши творческие ресурсы, чтобы не тратить энергию впустую. Это и есть прокрастинация. К счастью, во всей этой ситуации есть одна спасительная лазейка.
Она заключается в том, что отношение мозга к задаче можно изменить. Чтобы наш разум перестал бояться, задача должна быть для него понятной и не слишком большой.
В чем преимущества такого подхода
Можно взять объемную и страшную задачу «сделать презентацию» и сформулировать ее по-другому. Например, «Посмотреть справочные материалы и выписать 5 идей для презентации». Что изменилось?
Стал понятен объем. Общая задача никак не изменилась. Мы и так и так работаем над презентацией, и в любом случае пришлось бы читать справочные материалы. Но изменилось наше представление о задаче. Теперь известен ее объем. Мозг понимает, что не придется тратить целый день, можно управиться за полчаса.
Виден мгновенный результат. Как только выпишем 5 идей, то сразу вычеркнем задачу из списка, и это будет мини-наградой для мозга.
Задача стала конкретной. Мы знаем, с чего начать. Мозгу не надо напрягаться и выдумывать что-то, просто бери и делай
Мозг расслабляется. Как только мы меняем формулировку, происходит маленькое чудо: мозг расслабляется. Он видит, что энергия не будет потрачена впустую, что мы в итоге получим важный для нас результат.
И тогда мозг без проблем предоставляет нам необходимые для работы творческие ресурсы. Вот в чем суть элементарных формулировок. И, на мой взгляд, это один из самых мощных инструментов личной эффективности.
Алгоритм действий: как использовать «элементарные формулировки»
Для наглядности возьмем простую жизненную ситуацию. Допустим, неделю назад вы отправили посылку и теперь хотите узнать статус ее доставки.
1. Уточнить первый шаг. Для начала четко определяем самое первое действие. Каким оно может быть в данном случае? Первое, что приходит на ум — это позвонить в службу доставки. Это логично, но есть ли у вас под рукой телефон этой службы? Значит, первый шаг у этой задачи должен быть другой. Например, «зайти на сайт службы доставки и посмотреть их номер телефона».
2. Описать контекст задачи. После определения первого шага нужно описать контекст задачи. Это значит найти ответы на вопросы: что, где, когда, с кем, почему и как. Иначе говоря, собрать всю информацию, которая поможет нам выполнить задачу. Если эти данные есть в формулировке, то мы сможем сразу приступить к задаче. В нашем примере контекстом будет номер телефона и название службы доставки, номер заказа и дата отправки.
3. Определить желаемый результат. Что конкретно мы хотим получить, когда выполним задачу? Мы ведь не просто так звоним в службу доставки, чтобы мило пообщаться с секретаршей.
Мы звоним с конкретной целью — выяснить статус посылки. При этом результат должен полностью зависеть только от нас. Поэтому позвонить и задать вопрос — это то, что мы точно можем сделать.
4. Обозначить объем работы. Этот шаг актуален не для всех задач. Он нужен, если за один присест целиком задачу выполнить не получится. Тогда мы «откусываем» от нее кусок и фиксируем объем работы в формулировке. В примере с посылкой все просто: нужно узнать номер и позвонить.
💡Важно. Формулируя задачу, закладывайте на нее около 25-30 минут. Но что, если бы перед нами стояла задача позвонить не в одну службу доставки, а в сто служб? Мы точно не сможем сделать это за раз. В этом случае нужно прикинуть, сколько служб вы успеете обзвонить за 25-30 минут. Предположим, что 5 штук, и закрепим этот объем работы в формулировке.
Почему именно 25-30 минут? Это тот отрезок времени, за который мозг не успеет утомиться, и поэтому такая задача не будет его пугать. Если отрезок больше, то ум автоматически воспримет задачу как слишком сложную и запустит механизм прокрастинации.
Результаты
На первых порах составление элементарных формулировок будет отнимать у вас время и некоторые силы. Относитесь к этому не как к потере времени, а как к очень выгодной инвестиции. 5 минут, которые вы потратили сегодня на составление толковых формулировок, завтра сэкономят вам час и даже больше, когда вы приступите к работе.
С помощью этой системы я смог навести порядок во всех своих делах, как рабочих, так и личных. А это непросто, учитывая мою разные направления моих проектов, спикерскую деятельность, семью и хобби.
Конечно, для постановки задач удобно использовать какую-либо программу, которая будет всегда под рукой. Например, я много лет работаю в программе Todoist. Там я ставлю и отслеживаю свои результаты в рабочих проектах и в личных делах. Для меня такой подход оказался очень эффективным: я даже входил в топ 4% мировых пользователей Todoist по количеству выполненных задач.
Фрагмент из заметок Алексея Войтова.
Чек-лист. Типичные ошибки при использовании техники «элементарных формулировок»
1. Неподходящие глаголы в «элементарных формулировках»:
Получить, договориться, согласовать. Эти слова привязывают нас к результату, а он не всегда зависит от нас. То есть задача выходит из нашей зоны влияния, и мы не можем завершить ее самостоятельно, без участия третьих лиц.
Посмотреть, подумать, начать. Есть еще одна группа запретных слов, которые я также не советую использовать в формулировках задач. Это глаголы «посмотреть», «подумать», «начать». Что не так с этими словами? Проблема в том, что когда мы используем их, то уже не можем определить, в какой момент задача выполнена.
👉 Вместо этих глаголов используем конкретные и в нашей зоне влияния: написать, позвонить, отправить, поставить (задачу).
2. Неопределенный объем работы. Когда мы ставим задачи в план, нужно конкретно определять объем работы, который мы собираемся сделать. Например, не «начать читать книгу», а «прочитать пять страниц книги». Определяйте объем работы в цифрах.
3. Неверное определение первого шага. Следующая типичная ошибка — это неправильное определение первого шага. Часто бывает так, что прежде чем начать работу, нужно сделать много подготовительных шагов. В примере со службой доставки мы уже увидели, как может выглядеть эта ошибка на практике.
4. Слишком большая задача. И последняя ошибка — это поставить перед собой слишком большую задачу. Как я уже сказал, выполнение каждой элементарной задачи должно занимать не больше 25-30 минут. Учитесь корректно определять объем работы и дробить задачи на кусочки. Есть два варианта дробления: по количеству и по качеству.
💼 Пример
Корневая задача: писать книгу о личной эффективности. Такую задачу выполнить невозможно. Начинаем резать: Написать первую главу. Это тоже сложная задача. Продолжаем резать. Написать одну страницу. Писать не хочется, я по-прежнему в ступоре. Написать первый абзац. А это уже выполнимо! И времени много не требуется. А в момент выполнения задачи мозг получит дофамин в награду. Ставим цикличной на каждый день, кроме выходных, и получаем 20 абзацев в месяц или 240 в год. Поздравляю, мы написали книгу благодаря элементарным формулировкам!