Для эффективного управления бизнесом предпринимателю нужны специальные приложения и программы. В них нуждается почти любое предприятие, даже малое. Чем корпоративный софт отличается от обычного и зачем он нужен, рассказывают эксперты компании AMS Software
Закрытый клуб для предпринимателей ДС Премиум
AMS Software — российская IT-компания. На рынке более 20 лет. Разрабатывает фото- и видеоредакторы, офисный софт, программы для дизайна. Продуктами компании пользуются в 84 странах мира.
Затраты бизнеса на разработку и закупку ПО с 2017 по 2022 год возросли почти в три раза: с 115 млрд до 310,3 млрд рублей, по результатам анализа компании «ФинЭкспертиза».
После ухода с рынка зарубежных разработчиков ключевым фактором стало импортозамещение. По данным компании «СТРИМ Консалтинг», в 2023-м российские корпоративные и частные пользователи потратили на 14% больше средств на программное обеспечение по сравнению с предыдущим годом.
Использовать корпоративный софт для вашего бизнеса вместо обычного стоит по ряду причин:
Информационная безопасность. Системы управления бизнесом используют продвинутые алгоритмы шифрования, дополнительные способы авторизации. Приложения могут работать в защищенных от стороннего воздействия средах.
Особые условия лицензирования. Нередко базовые или бесплатные версии ПО предназначены только для личных нужд. При нарушении условий пользовательского соглашения разработчики вправе заблокировать учетные записи и обратиться в суд, чтобы взыскать компенсацию убытков — стоимость ключей для соответствующих версий.
Специфический функционал. Требования предприятий и обычных людей различаются. Мало кому в рамках личных проектов приходится круглосуточно обрабатывать обращения тысяч клиентов, контролировать цех станков с числовым программным управлением (ЧПУ) и следить, чтобы сырье для них вовремя поставлялось.
Масштабируемость. Обычный софт не рассчитан на объемы трафика даже малых предприятий. Например, трудности могут возникнуть, если понадобится организовывать закрытые онлайн-мероприятия на несколько сотен человек.
Перечень задач корпоративного софта зависит от специфики конкретного предприятия. Рассмотрим самые распространенные:
Документооборот. Система управления бизнесом обычно позволяет регистрировать, обрабатывать и хранить входящую и исходящую корреспонденцию, коммерческие предложения, договоры, досудебные претензии.
Коммуникация. Софт помогает наладить переписку в приватных и групповых чатах, голосовую и видеосвязь, IP-телефонию по защищенным от внешнего воздействия каналам.
Управление персоналом. Программное обеспечение на предприятии может хранить список сотрудников и копии их документов. Приложение напомнит о предстоящем отпуске, учтет отгулы и больничные. Существуют системы управления бизнесом, которые автоматически фиксируют время, когда человек приходит в офис и покидает его.
Бухгалтерия. Расход и поступление денежных средств, выплаты заработной платы и налогов, принятие и списание имущества и прочие операции удобнее учитывать в электронном виде даже в малом бизнесе.
Аналитика. Можно автоматически и в фоновом режиме отслеживать различные показатели. Например, количество обращений клиентов, позиции интернет-ресурсов компании в поисковой выдаче, расход материалов. Также в системах управления бизнесом можно фиксировать закономерности и формировать подробные отчеты. Это позволяет своевременно заметить назревающие проблемы и потенциально перспективные направления в вашем бизнесе.
Работа с клиентами. Можно организовать круглосуточную голосовую и текстовую поддержку. Приложения будут фиксировать и обрабатывать обращения, перенаправлять их специалистам или предоставлять автоматические ответы.
Маркетинг. ПО дает возможность определить целевую аудиторию вашего бизнеса и направления рекламной компании, а затем отслеживать эффективность кампании и разумно расходовать бюджет.
Обучение персонала. Можно организовать базы знаний со справочными материалами и учебными пособиями, проводить онлайн-семинары и лекции. В некоторых системах есть функционал для автоматической проверки знаний при аттестации и повышении квалификации.
Логистика и складской учет. ПО фиксирует запасы товара, инструментов, материалов, расходников и прочего на складах в каждой торговой точке или филиале. Приложения отслеживают даты отправки и поступления грузов, их перемещения между промежуточными точками.
Управление проектами. При помощи софта удобно делегировать задачи командам и конкретным сотрудникам, назначать наблюдателей и ответственных, устанавливать сроки исполнения и фиксировать их нарушение.
Основная проблема, с которой сталкивается бизнес, — низкая информационная безопасность. Сотрудники не проявляют должных мер предосторожности:
не используют надежные пароли или не устанавливают их вовсе — в результате посторонние получают доступ к учетной записи и данным компании без каких-либо усилий;
ведут рабочую переписку через соцсети, обычные мессенджеры, личную электронную почту — по невнимательности или после взлома аккаунта документы вашего бизнеса могут попасть к злоумышленникам;
не всегда проверяют, с кем общаются — контрагентом или со случайным человеком, что приводит к утечкам конфиденциальных данных;
самостоятельно устанавливают ПО на служебные компьютеры и мобильные устройства, из-за чего те заражаются вирусами.
В этом случае требуются комплексные мероприятия:
Подробный инструктаж сотрудников о принципах цифровой безопасности с установлением личной ответственности за ее нарушение.
Администрирование служебных компьютеров и гаджетов. Их настройка и обслуживание выполняются только специалистами. Установка софта будет требовать специального пароля. Также можно закрыть доступ из корпоративной сети к определенным порталам в интернете.
Переход на специализированные сервисы, программы и приложения для предприятий. Например, коммуникация переводится из Telegram, Skype, Viber или ВКонтакте в корпоративные мессенджеры.
Следующая проблема связана с лицензированием:
Если использовать один ключ для нескольких рабочих мест, это будет считаться нарушением условий лицензирования. В результате разработчики вправе потребовать возместить убытки, заблокировать ваши аккаунты и безвозвратно удалить информацию, которая на них хранилась.
За использование и распространение нелицензионного софта предусмотрена уголовная и административная ответственность. Это еще один повод организовать централизованное администрирование. Иначе можно получить крупный штраф, если кто-то из сотрудников поставит на офисный ПК, скажем, пиратский 3Ds Max, чтобы в свободное время проходить курсы по 3D-графике.
Некоторые разработчики предлагают бесплатные или более дешевые версии ПО для личного пользования или образования. То же самое ПО нельзя устанавливать в организациях. Например, архитектору запрещается работать в учебной версии САПР КОМПАС-3D.
Наконец, в последние годы отечественный бизнес сталкивается с внешними ограничениями на закупку ПО. Некоторые разработчики напрямую запретили российским пользователям регистрировать учетные записи, просматривать сайты или скачивать дистрибутивы.
У малого бизнеса есть трудности с оплатой подписок и покупкой лицензий. Напрямую сделать это не всегда возможно. Приходится прибегать к услугам посредников, заводить счета в иностранных платежных сервисах, что усложняет налогообложение, валютный контроль, ведение бухучета и управление бизнесом.
МойОфис является одним из примеров софта для бизнеса, помогающего налаживать совместную работу сразу нескольких специалистов. Задача решается за счет облачных технологий, когда данные автоматически сохраняются на серверах. При этом сотрудники в реальном времени наблюдают за всеми изменениями в документах.
Р7-Облачный офис предлагает заказчикам систему «все в одном», обеспечивая им онлайн-редакторы документов, почтовый сервис, мессенджеры с поддержкой видеосвязи и демонстрации экрана, CRM, календарь и приложение для управления задачами.
WebSoft разрабатывает узкоспециализированные решения, которые требуются малым и средним предприятиям наряду с универсальными. Компания предлагает ПО для автоматизации HR-процессов: обучения персонала, поиска новых сотрудников одновременно на 14 сайтах, обработки и хранения резюме, управления HR-командой.
1С считается одним из лидеров российского рынка ПО для бухгалтерии и управления бизнесом. Это приложение также помогает отслеживать поставки, перемещения грузов, складские запасы.
Dr.Web — одна из систем информационной безопасности. Она поставляет решения для защиты рабочих станций, серверов, встроенных и мобильных устройств, проверки входящего и исходящего трафика. Софт компании поможет восстановить утраченные данные и выявить целенаправленные сетевые атаки на ваш бизнес.
SMMplanner предлагает удобные инструменты для онлайн-маркетинга. Приложение позволяет автоматизировать постинг в социальных сетях, создавать качественные публикации с изображениями, анимациями, прикрепленными видео.
ПО от Mobus автоматизирует аналитику. Оно самостоятельно собирает данные из разных источников, обрабатывает их и выдает подробные отчеты с инфографикой. Это полезно для малых и средних компаний.
На выбор систем управления бизнесом влияют 10 основных факторов. Рассмотрим их подробнее.
ПО должно решать ваши повседневные задачи и соответствовать процессам, выстроенным в компании. Например, 1С предлагает решения, функционал которых сформирован с учетом особенностей малых и средних организаций: торговых точек, групп компаний, садоводческих некоммерческих товариществ, государственных учреждений.
При выборе ПО стоит сразу подсчитать, сколько лицензионных ключей потребуется вашей компании. Многие разработчики выкладывают расценки на официальных сайтах.
Закупка дорогого софта может быть оправданной, если вспомогательные опции, которые входят в поставку, избавляют от других расходов или заметно облегчают вашу работу. Например, в CRM Битрикс24 входит облачное хранилище объемом до 1 ТБ.
При выборе важно убедиться, что софт поддерживает ваше производственное, кассовое и другое специализированное оборудование. Если собственного IT-отдела нет, стоит уточнить, смогут ли разработчики помочь с установкой, настройкой и обслуживанием ПО.
Подразумевает, что ПО поддерживает продвинутые протоколы шифрования, нужные способы авторизации, возможность удаленного администрирования. Например, в экосистеме Яндекс 360 для бизнеса специалист IT-отдела может заблокировать учетную запись или стереть данные с корпоративного смартфона, если сотрудник потеряет устройство.
Необходимо заранее узнать, насколько часто выходят обновления, готов ли разработчик помочь с настройкой ПО, как обрабатываются обращения клиентов. Надо понимать: если из-за бага ваша система перестанет работать во время новогодних каникул, сможет ли разработчик предоставить быстрое решение; будет ли прямая связь с инженером или придется ждать ответа на заявку в порядке очереди.
В некоторых системах с поддержкой многопользовательского доступа нагрузка может быть ограничена, что создаст такие нюансы:
Особенности интерфейса. Для малых компании со штатом 10 человек не критично, если все задачи отображаются общим списком, а фильтров нет. Однако такой подход парализует работу в более крупной организации.
Виртуальные каналы данных. Рост числа пользователей ведет к росту объема трафика. В какой-то момент приходится разворачивать софт на отдельных серверах или докупать специальное оборудование. Если в ПО не предусмотрена масштабируемость, придется мириться с медленной работой, зависаниями и даже потерей части данных, когда приложение не успевает обрабатывать информацию.
Искусственные ограничения. Если система рассчитана на 100 пользователей, не получится зарегистрировать учетную запись для 101-го сотрудника. А при заполнении всего пространства в облаке приобрести дополнительный объем будет невозможно. Это создаст ряд проблем в управлении вашим бизнесом.
Универсальность и отсутствие в информационной системе привязки к строго определенным моделям потребуется, если в вашей компании большое количество разной техники. В этом случае вы не столкнетесь с неожиданными проблемами, решив обновить офисное или производственное оснащение.
Открытое ПО распространяется бесплатно. Например, LibreOffice, GIMP, большинство дистрибутивов Linux. При наличии достаточных ресурсов можно модифицировать его под свои нужды, оперативно исправлять баги.
Закрытый софт также может быть бесплатным, но чаще распространяется по коммерческой лицензии. Здесь бизнес полностью зависит от разработчиков: как часто они будут устранять ошибки, какие функции появятся в следующей версии. Некоторые виды ПО для бизнеса, например сертифицированные бухгалтерские системы, распространяются преимущественно с коммерческой, закрытой лицензией.
В текущей ситуации надежнее всего использовать отечественные системы. Можно обратить внимание на приложения разработчиков из нейтральных стран.
Например, китайская компания Wondershare, которая создает видеоредакторы, медиаконвертеры и другие приложения, принимает платежи через системы МИР, SberPay и ЮMoney. Однако никто не может гарантировать, что политика зарубежных компаний не поменяется. В этой ситуации планирование будущей деятельности осложняется.
В ряде организаций действуют повышенные меры безопасности. В частности, большинство сотрудников не имеют доступ в интернет со своих рабочих мест или им разрешается посещать строго определенный набор сайтов.
В отдаленных и труднодоступных районах могут быть проблемы со стабильностью интернета и скоростью соединения. В подобных ситуациях приходится разворачивать ПО на локальных серверах или устанавливать приложения, которые функционируют автономно, например уже упомянутый графический редактор GIMP.
В бизнесе случаются разные ситуации. Например, поставщик одного ПО принял решение уйти с рынка, и лицензию нельзя продлить. Рассмотрим потенциальные сценарии и проблемы, которые могут возникнуть.
Попробуйте PDF Commander. Этот редактор поддерживает сканеры и технологию оптического распознавания символов (OCR). В нем можно:
конвертировать документы в различные форматы — например, перевести скан из JPEG в PDF;
добавлять штампы и подписи, в том числе электронные;
работать с текстами и графикой.
Приложение доступно на Windows и Linux.
Существует бесплатный офисный пакет с открытым исходным кодом LibreOffice. В него входят редакторы текстов, графики, таблиц, презентаций, формул и баз данных. Интерфейс и многие принципы работы похожи на Office. Существуют версии для Windows и macOS.
Telegram не проходил сертификацию на соответствие российским стандартам безопасности, в отличие от eXpress.
Этот корпоративный мессенджер хранит данные в защищенном контейнере и позволяет ограничить доступ к корпоративной сети по геолокации. Администратор может быстро заблокировать аккаунт уволенного сотрудника. В результате не придется вручную удалять этот контакт из всех чатов и уведомлять персонал, чтобы никто по привычке не переслал документ бывшему коллеге.
Можно воспользоваться системой Яндекс 360 для бизнеса. Она включает в себя корпоративную почту и мессенджер, облачный диск и редактор документов, сервис для видеовстреч, календарь, веб-приложения для заметок и рассылок, а также менеджер задач.
Для этого предназначены CRM. Они помогают принимать и обрабатывать заказы, отслеживать их исполнение и собирать обратную связь. Система Битрикс24, помимо этого, позволяет налаживать документооборот в компании, управлять персоналом и задачами, создавать сайты с онлайн-магазинами. Ей можно пользоваться в облаке, на Windows, Linux, macOS, iOS и Android.
Федеральная налоговая служба совместно с АО «ГНИВЦ» разработала программу «Налогоплательщик ЮЛ». Она автоматизирует подготовку документов для предоставления в налоговые органы. Подходит для небольших организаций и физических лиц.
В русскоязычном сегменте крупнейшим является сервис Яндекс Директ. Он предназначен для настройки контекстной рекламы — объявлений с размещением на других сайтах. Можно выбирать целевую аудиторию, отслеживать количество просмотров и переходов.
Специально для этого создан сервис МТС Линк. Он позволяет проводить вебинары, конференции и встречи, создавать онлайн-курсы, прикреплять дополнительные материалы, собирать комментарии от зрителей.
Переход на специализированные бизнес-решения — закономерный шаг, если требуется улучшить информационную безопасность в компании, упорядочить большие потоки данных и документов. Обычные приложения и онлайн-сервисы не покрывают определенные задачи, например обработку заказов.
С другой стороны, корпоративные решения обходятся заметно дороже. Помимо установки программ, придется провести подробные инструктажи для сотрудников и предусмотреть меры ответственности. Иначе неосведомленность команды сведет на нет усиленные протоколы шифрования и расширенный функционал.
Автор: эксперты компании AMS Software