Как отправить сотрудника в командировку: пошаговая инструкция
Статья

Как отправить сотрудника в командировку: пошаговая инструкция

Поделитесь этим материалом с друзьями


Аудиоверсия этой статьи

Порядок оформления командировок регулируется законами РФ. Работодатель должен выплатить суточные, работник — обязательно предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. В статье рассказываем, как компании правильно оформить командировку сотруднику и может ли ИП отнести траты на свою рабочую поездку в расходы

Содержание

Что такое командировка
Какие документы нужны для оформления командировки
Возмещение расходов
Командировка за границу
Как ИП оформить свою командировку


Платформа знаний и сервисов для бизнеса

💸 Зарплатный проект

Подключите зарплатный проект в Сбербанке и платите сотрудникам онлайн в любой день

Подать заявку онлайн

Что такое командировка

Под командировкой подразумевается, что работодатель направляет штатного работника в место вне расположения офиса и дает деловое поручение. Командировка должна быть ограничена во времени. Это определение дано в статье 166 Трудового кодекса РФ.

Командированные сотрудники выполняют свои непосредственные обязанности за пределами офиса компании. Командировка всегда предполагает наличие служебного задания. Этим она отличается от отпуска.

Нюансы командировок регулируются Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, Письмом Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291, а также Письмом ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427. Важно, что официально в командировку можно отправить только человека, работающего в компании по трудовому договору.

В командировку запрещено отправлять, согласно статьям 259 и 268 Трудового кодекса:

  • беременных сотрудниц,

  • несовершеннолетних.

Согласно статьям 259 и 264, письменное согласие на командировку работодатель должен получать:

  • у матерей детей до трех лет;

  • инвалидов и родителей детей-инвалидов;

  • родителей-одиночек и опекунов, которые воспитывают детей до 14 лет;

  • работников, которые ухаживают за больными родственниками.

Если нужно продлить или перенести командировку для этих категорий работников, то требуется их письменное согласие на продление или перенос.

💎 Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к обзорам новостей законодательства для бизнеса

Попробовать бесплатно на 14 дней

Какие документы нужны для оформления командировки

Чтобы отправить работника в командировку на законных основаниях, нужно сформировать приказ. Документ должен быть подписан руководителем или владельцем бизнеса, и в нем должна быть четко прописана цель командировки.

Цель командировки должна соответствовать сфере деятельности компании, должностной инструкции работника, быть конкретной и измеримой.

Для составления приказа можно использовать форму №Т-9. Работодатель для подготовки документа вправе использовать другую форму, например разработанную самостоятельно. Командированный должен ознакомиться с приказом и расписаться.

Приказ включает:

  • ФИО и должность командированного,

  • место назначения,

  • срок,

  • цель,

  • вид транспорта.

Чтобы оформить перенос или продление правильно, необходимо сформировать новый приказ. Этот документ также должен быть подписан сотрудником.

Некоторые компании готовят и Положение о командировках.

Положение о командировках — внутренний документ компании, сотрудники которых часто выезжают в командировки.

Положение может включать информацию:

  • о размерах аванса, выдаваемого сотрудникам;

  • транспортных средствах;

  • типах гостиниц, где будут проживать командированные;

  • командировочных расходах.

Когда сотрудники возвращаются из поездки, на усмотрение работодателя они могут предоставить отчет. Например, указать, была ли достигнута цель, каковы итоги. Требования к отчетам допустимо закрепить в Положении.

💸 Зарплатный проект

Подключите зарплатный проект в Сбербанке и платите сотрудникам онлайн в любой день

Подать заявку онлайн

Возмещение расходов

Чтобы возместить расходы, необходимо рассчитать срок командировки. Для этого нужно знать день выезда и день возвращения. Днем выезда считается дата отправления транспортного средства.

Чтобы поездка считалась командировкой, работодатель должен определить ее окончательный срок до того, как будет подписан приказ. Это связано с тем, что по Трудовому кодексу работник должен получить аванс. Бухгалтер его определяет, ориентируясь на сроки.

Сумма аванса рассчитывается, исходя из суточных за каждый день командировки и командировочных расходов. Когда работник вернется, он должен в течение трех дней предоставить авансовый отчет о потраченных суммах и приложить чеки. Например, о том, что он оплатил поезд и гостиницу.

Руководитель утверждает авансовый отчет. Если там есть перерасход и он обоснован, потраченные сотрудником деньги нужно возместить. Если же отчет не предоставлен, организация вправе удержать у работника средства, выданные под аванс, из зарплаты.

💼 Пример
Если сотрудник не отчитался, что купил билет на поезд, а ему выдали деньги на этот билет, средства компания изымает.

Помимо командировочных, работнику начисляют среднюю зарплату за каждый трудовой день.

Работа и нахождение в дороге в выходные оплачиваются по ставке в два раза выше, чем стандартные рабочие дни в командировке. Работодатель может предложить оплату, как в обычные дни, но тогда он должен предоставить сотруднику дополнительный выходной.

Деньги за нахождение в командировке выплачиваются сотрудникам в дни перечисления заработной платы. С этого дохода работодатель отчисляет НДФЛ и оплачивает взносы в Социальный фонд РФ.

Согласно статье 217 НК РФ, предусмотрен максимальный размер командировочных расходов, которые не облагаются НДФЛ:

  • для поездок по России — 700 рублей в день;

  • за границу — 2500 рублей в день.

Все, что начисле свыше этих сумм, облагается НДФЛ.

Если сотрудник заболел в командировке, он будет получать пособие по болезни после предоставления листка нетрудоспособности.

⏳ Кредитная бизнес-карта

Покупайте необходимое для бизнеса. Льготный период — 100 дней, обслуживание — 0 ₽

Оформить бизнес-карту

Особенности учета командировочных выплат

Командировочные расходы должны быть правильно учтены, если бизнес применяет ОСНО или УСН с объектом «Доходы минус расходы». Можно учитывать только затраты, которые подтверждены документами:

  • проезд,

  • проживание,

  • оформление загранпаспорта и визы,

  • суточные.

Подтверждающими документами являются:

  • билеты,

  • квитанции об оплате,

  • копии оформленных паспортов и виз.

Расходы нужно учитывать в день утверждения авансового отчета. Затраты, которые возмещены после этого дня, необходимо списать на дату выдачи средств.

Командировка за границу

Зарубежная командировка оформляется так же, как и поездки внутри страны:

  • создается приказ,

  • сотрудник расписывается в нем,

  • после поездки работник подтверждает расходы документами.

Если сотрудником специально для командировки были оформлены загранпаспорт и виза, то эти расходы возмещаются работодателем.

Первый день, за который положены суточные, — это день пересечения границы.

Суточные при заграничной командировке выплачиваются в валюте страны, куда направлены сотрудники.

Когда они возвращаются в Россию, день пересечения границы оплачивается уже в рублях по тарифу поездок внутри страны.

Когда работник вернулся и подготовил авансовый отчет, нужно перевести все чеки и квитанции на русский язык и приложить в двух экземплярах: в оригинале на иностранном языке и в переводе. Это потребуется для налоговой инспекции.

Если работник отправляется на длительный срок, он может потерять статус налогового резидента. В этом случае работодатель будет считать НДФЛ по правилам, предусмотренным законом для нерезидентов.

Telegram Деловой среды

Больше пользы для вас и вашего бизнеса каждый день в нашем Telegram-канале

Подписаться на Telegram

Как предпринимателю оформить свою командировку

Согласно Постановлению №749, в командировку направляются работники, которые состоят в трудовых отношениях с работодателям.

Индивидуальный предприниматель для себя — не работник и не работодатель. Следовательно, отправить себя как сотрудника в командировку он не может. По распоряжению Минфина, ИП на УСН «Доходы минус расходы» и на ОСНО не вправе учесть затраты на собственную командировку.

Юристы подчеркивают: если предприниматель готов к судебным спорам с налоговой, он может попробовать отнести траты в расходы, но суточные не нужно учитывать однозначно.

Известна практика, когда налоговая служба подавала в суд на ИП, представившего расходы в качестве командировочных. Были случаи, что суд вставал на сторону предпринимателя, поскольку он предоставил документы, обосновывающие цель командировки, приказ, авансовый отчет.

📌 Совет
Чтобы избежать судебных разбирательств, предприниматель может оформить не командировку, а материальные расходы.

Налоговый кодекс позволяет ИП указать все траты в деловой поездке в пункте «Материальные расходы» бухгалтерского учета. Тем, кто работает на режимах, где учитываются расходы, это позволит уменьшить налогооблагаемую базу. Лучше оформлять расходы, прописывая участие сторонних организаций: гостиниц, ресторанов, авиакомпаний.

Для подготовки отчета нужны оригиналы всех подтверждающих документов: билеты, квитанции, чеки. Важно подготовить отчет с обоснованием поездки, которое должно быть связано со сферой бизнеса.

К документу прикладываются протоколы заседаний, контракты с клиентами, поставщиками и другие бумаги.

Автор: Ксения Воловик

💎 Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к материалам для развития бизнеса

Попробовать бесплатно на 14 дней

Поделиться

Оценить

5 баллов

Комментарии

Зарегистрируйтесь или войдите, чтобы оставлять комментарии