Как отправить сотрудника в командировку: пошаговая инструкция

Под командировкой подразумевается, что работодатель направляет штатного работника в место вне расположения офиса и дает деловое поручение. Командировка должна быть ограничена во времени. Это определение дано в статье 166 Трудового кодекса РФ.

Командированные сотрудники выполняют свои непосредственные обязанности за пределами офиса компании. Командировка всегда предполагает наличие служебного задания. Этим она отличается от отпуска.

В командировку запрещено отправлять, согласно статьям 259 и 268 Трудового кодекса:

Согласно статьям 259 и 264, письменное согласие на командировку работодатель должен получать:

Если нужно продлить или перенести командировку для этих категорий работников, то требуется их письменное согласие на продление или перенос.

Чтобы отправить работника в командировку на законных основаниях, нужно сформировать приказ. Документ должен быть подписан руководителем или владельцем бизнеса, и в нем должна быть четко прописана цель командировки.

Для составления приказа можно использовать форму №Т-9. Работодатель для подготовки документа вправе использовать другую форму, например разработанную самостоятельно. Командированный должен ознакомиться с приказом и расписаться.

Приказ включает:

Чтобы оформить перенос или продление правильно, необходимо сформировать новый приказ. Этот документ также должен быть подписан сотрудником.

Некоторые компании готовят и Положение о командировках.

Положение может включать информацию:

Когда сотрудники возвращаются из поездки, на усмотрение работодателя они могут предоставить отчет. Например, указать, была ли достигнута цель, каковы итоги. Требования к отчетам допустимо закрепить в Положении.

Чтобы возместить расходы, необходимо рассчитать срок командировки. Для этого нужно знать день выезда и день возвращения. Днем выезда считается дата отправления транспортного средства.

Сумма аванса рассчитывается, исходя из суточных за каждый день командировки и командировочных расходов. Когда работник вернется, он должен в течение трех дней предоставить авансовый отчет о потраченных суммах и приложить чеки. Например, о том, что он оплатил поезд и гостиницу.

Руководитель утверждает авансовый отчет. Если там есть перерасход и он обоснован, потраченные сотрудником деньги нужно возместить. Если же отчет не предоставлен, организация вправе удержать у работника средства, выданные под аванс, из зарплаты.

Помимо командировочных, работнику начисляют среднюю зарплату за каждый трудовой день.

Работа и нахождение в дороге в выходные оплачиваются по ставке в два раза выше, чем стандартные рабочие дни в командировке. Работодатель может предложить оплату, как в обычные дни, но тогда он должен предоставить сотруднику дополнительный выходной.

Деньги за нахождение в командировке выплачиваются сотрудникам в дни перечисления заработной платы. С этого дохода работодатель отчисляет НДФЛ и оплачивает взносы в Социальный фонд РФ.

Согласно статье 217 НК РФ, предусмотрен максимальный размер командировочных расходов, которые не облагаются НДФЛ:

Все, что начисле свыше этих сумм, облагается НДФЛ.

Если сотрудник заболел в командировке, он будет получать пособие по болезни после предоставления листка нетрудоспособности.

Командировочные расходы должны быть правильно учтены, если бизнес применяет ОСНО или УСН с объектом «Доходы минус расходы». Можно учитывать только затраты, которые подтверждены документами:

Подтверждающими документами являются:

Расходы нужно учитывать в день утверждения авансового отчета. Затраты, которые возмещены после этого дня, необходимо списать на дату выдачи средств.

Зарубежная командировка оформляется так же, как и поездки внутри страны:

Если сотрудником специально для командировки были оформлены загранпаспорт и виза, то эти расходы возмещаются работодателем.

Первый день, за который положены суточные, — это день пересечения границы.

Когда они возвращаются в Россию, день пересечения границы оплачивается уже в рублях по тарифу поездок внутри страны.

Когда работник вернулся и подготовил авансовый отчет, нужно перевести все чеки и квитанции на русский язык и приложить в двух экземплярах: в оригинале на иностранном языке и в переводе. Это потребуется для налоговой инспекции.

Если работник отправляется на длительный срок, он может потерять статус налогового резидента. В этом случае работодатель будет считать НДФЛ по правилам, предусмотренным законом для нерезидентов.

Согласно Постановлению №749, в командировку направляются работники, которые состоят в трудовых отношениях с работодателям.

Индивидуальный предприниматель для себя — не работник и не работодатель. Следовательно, отправить себя как сотрудника в командировку он не может. По распоряжению Минфина, ИП на УСН «Доходы минус расходы» и на ОСНО не вправе учесть затраты на собственную командировку.

Юристы подчеркивают: если предприниматель готов к судебным спорам с налоговой, он может попробовать отнести траты в расходы, но суточные не нужно учитывать однозначно.

Известна практика, когда налоговая служба подавала в суд на ИП, представившего расходы в качестве командировочных. Были случаи, что суд вставал на сторону предпринимателя, поскольку он предоставил документы, обосновывающие цель командировки, приказ, авансовый отчет.

Налоговый кодекс позволяет ИП указать все траты в деловой поездке в пункте «Материальные расходы» бухгалтерского учета. Тем, кто работает на режимах, где учитываются расходы, это позволит уменьшить налогооблагаемую базу. Лучше оформлять расходы, прописывая участие сторонних организаций: гостиниц, ресторанов, авиакомпаний.

Для подготовки отчета нужны оригиналы всех подтверждающих документов: билеты, квитанции, чеки. Важно подготовить отчет с обоснованием поездки, которое должно быть связано со сферой бизнеса.

К документу прикладываются протоколы заседаний, контракты с клиентами, поставщиками и другие бумаги.

Автор: Ксения Воловик