Эйтаро Коно, руководитель японского подразделения IBM, в одной из своих книг рассказывает, как оптимизировать рабочую переписку, чтобы она не занимала много времени и приносила максимальный результат. В этой статье — 9 ключевых советов
Содержание
Не откладывайте письма на потом
Указывайте тему, которая отражает суть письма
Обращаетесь
к конкретному человеку
Используйте
скрытую копию
Используйте
нескольких адресатов, когда говорите о неприятном
Начинайте
письмо с вывода
Переходите
сразу к делу
Не
позволяйте скролить письмо
Оптимизируйте
переписку
Краткие
выводы статьи: время на чтение — около 1 минуты
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
1. Не откладывайте письма на потом
Если вы получаете много писем, наверняка, многие открываете, откладываете, а потом и вовсе забываете. Возможно, у вас есть папка под названием «Ответить» или отмеченные флажком письма. Если ответ положительный, лучший способ для вас — ответить на письмо сразу, как только прочли его.
В большинстве случаев мы понимаем, какое решение надо принять по тому или иному письму, и у нас нет причин откладывать ответ на потом. Старайтесь не копить письма, а отвечать на них сразу.
📌 Совет
Если вы действительно заняты и не можете ответить, делайте так: нажмите на кнопку «Ответить» и оставьте окно ответа открытым. В этом случае вы не забудете про письмо и сможете ответить, как только появится свободное время.
Есть только одна ситуация, когда ответ на письмо стоит отложить на следующий день — если вы пишете в состоянии, переполненном эмоций. Недостаток электронной почты в том, что собеседники не видят эмоции друг друга и могут возникнуть ситуации, которые сложно разрешить.
2. Указывайте тему, которая отражает суть письма
В почтовике электронные письма часто рассортированы по дате. Получатель видит на экране большой список безликих писем, на которые ему предстоит ответить. Но если написать заголовок, по которому можно понять содержание письма, его приоритет возрастет. Например, «Совещание А.», «Запрос документов: совещание А.».
Эта статья доступна в рамках подписки «Деловая среда Премиум»
Оформите подписку и вы получите доступ к обновляемой базе лучших материалов для предпринимателей от Деловой среды.