Единые требования к электронным кадровым документам: что нужно знать бизнесу в 2023 году

• основной документ необходимо создать и хранить в формате PDF/А-1А;

• если к тексту прилагаются файлы с таблицами, графиками и другими дополнениями, то эти файлы могут быть в формате представленных в них данных;

• в отдельные файлы загружаются электронные подписи работодателя и работника и документ в XML-формате;

• если за гендиректора документы подписывает своей ЭП уполномоченный сотрудник, понадобится машиночитаемая доверенность.

Если работодатель допустит ошибки при оформлении трудового договора, к нему могут применить статью 5.27 КоАП РФ, которая предусматривает административный штраф для ИП в размере от 5000 до 10 000 рублей, а для юрлица — от 50 000 до 100 000 рублей. Еще больше придется заплатить за повторное нарушение.

Надежда Опалева, владелец продукта КЭДО в СберКорус:

Кадровый ЭДО позволяет ускорить бизнес-процессы и сократить трудозатраты. Передовые и технически развитые компании понимают плюсы его внедрения. Цифровизация кадрового документооборота — это не только экономия средств, но и возможность опережать конкурентов. Мы уверены, что в ближайший год кадровый ЭДО придет в каждую третью компанию в России.

• акт по форме Н-1, который составляют, если на производстве происходит несчастный случай;

• приказы об увольнении сотрудников;

• журнал по охране труда.

1. Выбрать систему кадрового ЭДО. Работать можно в государственной цифровой системе «Работа в России» или в собственной. Во втором случае работодатель должен подключиться к готовой системе одного из операторов либо разработать свою.

2. Определить виды документов для перевода в цифру и масштаб внедрения системы. Необязательно переводить в цифру сразу все кадровые документы. Можно оцифровать процесс подписания и обмена заявлениями на отпуск, на увольнение и другими, а затем постепенно подключать к системе остальные массовые и личные документы, регулируя таким образом плавность перехода. Кто-то сначала внедряет КЭДО в определенных подразделениях или для отдельных категорий кадров, а позже масштабирует на всю компанию.

3. Выбрать сертификаты электронной цифровой подписи. Нужно решить, будет ли сотрудник использовать ПЭП или только УНЭП, потребуется ли УНЭП работодателю. При необходимости составить соглашения о порядке применения ПЭП и УНЭП.

4. Подготовить локальные нормативные акты (ЛНА). Понадобится составить приказ о переходе на кадровый ЭДО; положение об электронном документообороте с подробными сведениями об используемой системе, перечнем документов и подключаемых работников, сроками внедрения, порядком доступа к системе и другой важной информацией. Потребуются также регламент по ЭП; соглашения на ПЭП и УНЭП; документы, утверждающие внесение изменений в коллективный и трудовые договоры; уведомление сотрудников о внедрении КЭДО и согласие на переход.

5. Разослать сотрудникам уведомления о переходе и получить согласия. Уведомление может быть бумажным или электронным, а согласие на КЭДО от каждого работника — только в письменном виде. Если работник не согласится, придется продолжить вести его документы на бумаге. При найме работника без трудового стажа согласие брать не нужно.

1. Наличие демоверсии. Она дает возможность познакомиться с системой, оценить ее функционал и принять решение.

2. Функционал. Система должна уметь работать с документами, которые работодатель выбрал для перевода в цифру, предлагать готовые шаблоны, создавать маршруты согласования, выпускать ЭП и обладать другими функциями, нужными пользователю.

3. Инструкции по использованию и техподдержка. Хорошо, если оператор системы предоставляет понятные инструкции для начала работы и оперативно помогает пользователям решать возникшие проблемы.

4. Интерфейс. Он должен быть максимально понятным и простым, поскольку с системой будут работать сотрудники с разным уровнем компьютерной грамотности.

5. Возможность интеграции. Удобно, если кадровый ЭДО можно интегрировать с другими внутренними учетными системами.

6. Варианты работы в системе. Некоторым организациям будет вполне достаточно веб-версии, другим может понадобиться адаптация.

• самостоятельный выпуск ЭП сотрудникам — УНЭП генерируется в личном кабинете; при подписании заявления на выпуск сотрудник получает СМС на телефон, подтверждает подписание, и ЭП загружается в систему за пару секунд;

• поддержка 150 + кадровых документов — можно выбирать готовые шаблоны и быстро создавать документы;

• индивидуальные настройки — пользователю доступны настройки типов и категорий документов, шаблонов, маршрутов согласования, структуры организации.

• оперативный поиск документов — на поиск нужного файла по реквизитам или части названия уходит несколько секунд;

• подписание документов с любых устройств — смартфона, планшета, компьютера или инфокиоска.

• интеграция с любой учетной системой — кроме веб-версии, доступны готовый модуль 1С и интеграция через API.

Возникла и другая серьезная проблема. Кандидаты соглашались на оффер, но пока ждали бумажные договоры и сопутствующие формы на подписание, находили другое предложение и принимали его.

1. Запустили пилот на 20 человек — участники тестировали все оцифрованные процессы.

2. Подключили к системе всех удаленных сотрудников.

3. Перевели на КЭДО всех сотрудников IT-компании.

1. Увеличила скорость оформления и подписания документов. Кадровик создавал документ, отправлял на подпись руководителю, а затем сотруднику. Процесс подписания максимально прост: человек просто вводит код онлайн, подтверждает с помощью СМС — и документ подписан.

2. Значительно сократила затраты на бумагу, печать и хранение. Подписанные электронные документы не нужно дублировать на бумаге, а хранятся они в облачном архиве.

3. Перестала тратить деньги на курьерские услуги при работе с дистанционными сотрудниками. Трудовой договор и другие кадровые документы стали подписывать онлайн.

4. Исключила трудозатраты, связанные с переоформлением документов и повторной их отправкой. До этого в Weigandt Consulting до 5% бумажных документов терялись или портились в пути до адресата.

5. Повысила конверсию при найме из регионов. В КЭДО с кандидатами из регионов можно заключить трудовой договор за считанные минуты и быстро начать работу.