В крупных компаниях отлично выстроена система делегирования. В Сбере всегда были и есть помощники у любого руководителя. У топ-менеджера есть «правая рука», которая занимается рутинными задачами и обеспечивает комфортную работу.

В малом бизнесе другая картина. Много проблем возникает у тех, кто только начинает свой бизнес. Предприниматель делает максимальное количество дел сам. Сначала ему интересно и даже несложно, но когда количество работы увеличивается, уже нужна подмога, нужна команда. Помощники необходимы в любом бизнесе.

Предприниматели часто чувствуют себя супергероями, наделенными сверхчеловеческими силами и способностями. Им кажется, что только они знают и смогут это сделать лучше всех, и никто другой. Они тянут на себе весь бизнес, не замечая усталости, и боятся признаться в том, что своя ноша уже тяжела. Что будет, если вовремя не остановиться?

1. Если руководитель не делегирует, то он на себя наваливает огромное количество задач, которые по факту могут быть переданы кому-то другому: помощникам, сотрудникам.

Помощник — это многофункциональный человек. Если его правильно подбирать, то этот сотрудник может закрыть собой огромное количество разных потребностей бизнеса: коммуникация с клиентами, деловая переписка, телефонные разговоры, договоренности, организация совещаний и встреч и т. д.

2. Когда руководитель погружается в текущие дела, занимается мелкими тактическими задачами, то у него не остается ни времени, ни энергии на решение стратегических задач.

Масштаб руководителя — думать о стратегии, о продвижении, о поиске новых клиентов. Но если его день занят рутиной, то о продвижении бизнеса и росте можно забыть. Потому что чисто физически на это не будет хватать сил.

Давайте разберемся, как с помощью делегирования можно разгрузить себе время на более важные задачи.

«Если хочешь сделать хорошо, сделай это сам», «Кто, если не я» — убеждения, которые свойственны многим предпринимателям. Если рассматривать с точки зрения психологии такие убеждения, то это проявление детской позиции в бизнесе.

«Я сам, я лучше знаю» — именно так ведут себя дети, которые очень хотят сделать что-то сами. Они не дают взрослым помочь себе, им важно сделать самостоятельно, и совсем не важно, какой будет результат. Главное — сделать.

Взрослая позиция в бизнесе выглядит иначе. Взрослый умеет и может все делать сам, он разбирается во многих вопросах. Но он не все берет на себя, многие задачи передает помощнику. Потому что зрелый предприниматель:

1 шаг. Заметить за собой следующие убеждения: «кто, если не я», «если хочешь сделать хорошо, сделай это сам» и подобные. Руководителю нужно подумать, с чем они связаны. Возможно, это отголоски прошлого опыта. У вас был не тот сотрудник, или вы неверно сформулировали задачу, не обозначили желаемый результат. На основе полученных ответов будет понятно, куда двигаться дальше.

2 шаг. Нужно понаблюдать за собой и отследить, куда уходит ваше рабочее время. Для этого нужно сделать одно упражнение.

Задание: отслеживать свои действиями и записывать их в таблицу. Каждый день фиксировать по часам в течение одной или двух недель.

Хронометраж — это эффективный инструмент из тайм-менеджмента. Выглядит результат самонаблюдений примерно так:

Для чего нужно это упражнение:

Чтобы объективно оценить, из чего состоит ваш рабочий день.

После наблюдения у предпринимателя будет полноценная картина, какими задачами он занимается. Это стратегические задачи? Или в списке встречаются дела, которые легко перераспределить между сотрудниками или поручить помощнику?

В течение одной-двух недель в табличке появятся не только рутинные задачи, но и теневые, подготовительные задачи. Обратимся к таблице-примеру.

Совещание — важное мероприятие, и его проводит руководитель. Но сама подготовка занимает много времени: подготовить повестку дня, разослать приглашения. Кажется, что это всего 20 минут, но в разрезе недели — огромное количество времени потеряно на подготовительную работу, которую легко сделает кто-то другой, а не руководитель. В таблице на подготовку ушло 2 часа, хотя само совещание продлилось около часа. 2 часа подготовки можно было потратить на более важные стратегические задачи. Очень часто из-за рутины у руководителя не доходят руки до пиара или не хватает времени на развитие личного бренда, хотя эти действия напрямую влияют на рост бизнеса.

Проанализировав таблицу, предприниматель сможет выявить, какие задачи действительно уровня руководителя и он должен делать это сам, а какие задачи можно передать кому-то другому. Если половина рабочего времени заняты рутиной, давно пора делегировать часть задач. Можно начать с простых действий, которые легко описать. Например, составить алгоритм, по которому сотрудник сделает необходимое действие за вас.

Помощник руководителя — сотрудник, который будет полезен как малому бизнесу, так и крупным предприятиям.

Классические должностные функции:

Помимо классических должностных функций, предприниматели возлагают на помощника дополнительные обязанности по решению бизнес-задач. Это может быть:

Для предпринимателя важно, чтобы помощник был многофункциональным и мог включаться в работу по разным поручениям. Часть задач зависят от деятельности организации, ее профиля работы. У помощника в онлайн-школе будет свой список дел, у помощника руководителя строительной фирмы — совсем другие обязанности.

При найме помощника важно учитывать и личностные качества человека, помимо компетенций и опыта работы. Чтобы тандем «руководитель + помощник» сложился, вам должно быть психологически комфортно вместе, ведь с этим сотрудником вы будете общаться чаще всего. Одной встречи бывает достаточно, чтобы понять, сработаетесь вы с этим человеком или нет. Прислушивайтесь к своим реакциям и обращайте внимание на все: как говорит, как ведет себя, слишком ли он прямолинейный или молчаливый. Эмпатия и внимательность — необходимые качества, которыми должен обладать помощник.

Компетенции всегда можно подтянуть. Главное, чтобы помощник устраивал вас как личность. Если руководителю комфортно работать с человеком, то потом он будет готов вкладывать деньги в развитие и прокачку навыков своего сотрудника. Именно руководители инициируют обучение персонала.

1. Озвучить четкую систему критериев. Прежде чем передать задачу сотруднику, нужно знать, как будет оцениваться результат выполнения. Нужно донести до сотрудника, что для вас хорошо выполненная задача.

Например, руководитель поручил помощнику задание: подготовить анализ типографий, где нужно напечатать сертификаты. Лучше представить информацию в виде таблицы.

Результат № 1. Помощник собрал всю информацию в таблицу. 25 строк, 2 столбца: название, ссылка и телефоны. Эта задача выполнена плохо, потому что такая работа никак не облегчила руководителю выбор. Названия и телефоны типографий можно легко найти в интернете самому. Анализа нет.

Результат № 2. Руководитель передал помощнику исходные данные: количество сертификатов, плотность бумаги, дизайн, желаемая ценовая политика. Помощнику нужно собрать список типографий, которые будут удовлетворять всем этим критериям. Тогда к сходной таблице из первого примера нужно будет добавить еще один столбец для анализа. Помощник напротив каждого пункта отметит критерий для выбора: самая низкая цена, бесплатная доставка при тираже от 500 штук, разработка макета в подарок, удобное местоположение и т. д.

Помощник облегчит работу тем, что он обзвонит много организаций, вычеркнет лишнее и предоставит на выбор руководителю самые лучшие варианты. Вместо 25 штук останется 5–7, и выбор можно сделать быстрее.

Всегда доносите до помощника те пункты, которые для вас важны. Показывайте ту форму отчета, которая вам будет удобна. Чтобы не было разочарования у вас, и чтобы сотрудник не тратил время на переделку.

2. Давать обратную связь сотрудникам. Неважно, вы только наняли помощника или работаете уже давно, всегда должна быть обратная связь по выполненным задачам. Вы сначала говорите, что сделано хорошо, а потом озвучиваете свои замечания: что нужно улучшить и почему.

Грамотный сотрудник всегда извлечет уроки из такой обратной связи, и дальше вам будет проще работать вместе.

3. Расставить приоритеты. Предприниматель только нанял сотрудника и с радостью передал ему много задач и поручений. Человек только пришел, ему сложно разобраться, он нервничает, работоспособность падает.

Чтобы этого не произошло, руководитель должен обязательно обозначить, какие из задач срочные и их нужно решить в первую очередь, а к каким делам можно приступить позже. Сотрудник со временем набьет руку в сортировке, но в самом начале важно подсказывать и направлять.

4. Разрешить задавать вопросы. Бывает, что сотрудники боятся задать лишний вопрос, ведь руководитель строгий, ничего не объясняет. Но на самом деле, стоит поощрять вопросы по заданиям и поручениям, ведь в вопросах кроется истина.

Если правильно формулировать задачи, давать обратную связь, отвечать на вопросы сотрудников, то процесс делегирования не будет таким сложным для предпринимателя.

Многие предприниматели экономят деньги на сотрудниках: время сложное, страшно — а вдруг не сможем платить зарплату. Поэтому бизнесмены продолжают сами вести аккаунты в соцсетях или собственноручно настраивать рекламу.

Предприниматель может сам снять, смонтировать и выложить видео в соцсетях. Для этого он скачал приложение на телефон, он владеет базовыми навыками. Если такое действие выполняется быстро и экономит ресурсы, то почему бы и нет.

Но если из-за волнения и раздражения предприниматель тратит много сил, если эта задача отнимает слишком много времени, то лучше подумать о делегировании.

Любую задачу руководитель может сделать сам. Но стоит задать себе вопрос: «Выгодно ли это или я сделаю что-то более полезное?»

Иногда проще и дешевле делегировать задачу специалисту, который занимается созданием контента профессионально. У него свежий взгляд, он профи в теме и знает куда больше тонкостей, чем предприниматель. Видео, снятое с учетом последних трендов, привлечет больше зрителей, а компания получит больше запросов от клиентов.

Стоит делегировать задачу такому человеку:

И тогда в выигрыше остаются обе стороны: руководитель получает результат с наименьшими личными затратами, а сотрудник реализует свои таланты и навыки во благо компании.

Не стоит экономить на сотрудниках и помощниках. Ведь когда нанимаешь команду, рост компании становится более видимым. Руководитель занимается другими задачами: поиском классных клиентов, проявляет себя как предприниматель через личный бренд. Фокус внимания смещается на развитие и расширение, а команда прикрывает тылы, выполняя рутинные задачи и обеспечивая деятельность предприятия или проекта. У руководителя появляется время на стратегические задачи, а благодаря грамотной стратегии бизнес начинает расти.