Как бизнесу выбрать главбуха

Ирина Смирнова — эксперт по налоговым рискам, безопасности бизнеса и международным стандартам финансовой отчетности. Управляющий владелец группы компаний «Ваш Бухгалтер», основатель Лиги защиты бизнеса, член экспертного совета по предпринимательству молодежного парламента при Госдуме.

Разработала курсы по повышению квалификации для бухгалтеров, которые прошли более 3000 человек, организовала свыше 40 профильных мероприятий с общим количеством участников более 2000 человек.

• бухгалтер всегда рядом, это позволяет оперативно решать любые вопросы;

• есть возможность контролировать сотрудника;

• в случае ошибки его можно наказать;

• своя бухгалтерия дешевле и безопаснее.

В действительности сотрудники других отделов часто отвлекают штатного бухгалтера, а в период подготовки к сдаче отчетности из-за загруженности этого сотрудника от него сложно получить быстрый ответ. Плюс собственник тратит свое время, проверяя, как выполняются задачи.

1. Специалисты с опытом рассчитывают на высокую зарплату, с которой работодатель отчисляет налоги и взносы в фонды.

2. Когда бухгалтер перегружен, у него не остается времени на изучение новых законов, что неизбежно вредит предприятию. Сейчас государство активно поддерживает бизнес, в том числе вводит новые льготы и субсидии.

3. Компания тратит деньги на аренду офиса и коммунальные платежи, оборудование рабочих мест мебелью, техникой, канцтоварами, программное обеспечение и курсы повышения квалификации для сотрудников бухгалтерии. 

4. Работодатель одинаково оплачивает как периоды периоды работы в штатном режиме, так и периоды минимальной загрузки, когда и задач нет.

5. Отчетный период, больничные и отпуска тормозят некоторые участки.

6. Контролировать правильность оформления всех документов и отчетности невозможно, а отвечать за ошибки призван работодатель. Штрафы он платит из своего кармана.

7. За ошибки сложно наказать бухгалтера, максимум — лишить премии или уволить, а штрафные суммы могут в разы превосходить зарплату исполнителя.

8. Если отношения с работником испортились, он может уволиться и не передать информацию. Восстановление учета потребует много времени и денег.

1. До начала деятельности выбрать наиболее подходящую организационно-правовую форму компании.

2. Работать на самой выгодной системе налогообложения для конкретного бизнеса.

3. По справедливой цене получить команду узкопрофильных экспертов, каждый из которых ведет отдельный участок максимально эффективно. Пользоваться услугами высокооплачиваемых специалистов с многолетним опытом, которых невыгодно содержать в штате — налоговых консультантов, финансовых аналитиков, аудиторов.

4. Обеспечить конфиденциальность сведений, полученных в процессе сотрудничества — это фиксируется в договоре.

5. Прописать в договоре ответственность бухгалтерской компании за ошибочные сведения в документах и за нарушение сроков сдачи отчетности. Таким образом, возможные штрафы будет платить фирма-аутсорсер.

6. Не тратиться на оснащение и содержание рабочих мест для бухгалтеров.

7. Оплачивать фактически выполненные услуги, а не отчислять фиксированную зарплату, налоги и страховые взносы.

8. Не искать замену на время отпуска, больничного бухгалтера. В бухгалтерии на аутсорсинге сотрудники взаимозаменяемы и на качестве услуг, сроках исполнения отсутствие специалиста не отражается.

9. Не оплачивать курсы повышения квалификации, которые часто необходимы действующим бухгалтерам.

10. Использовать всевозможные льготы и меры поддержки от государства, которые подходят предприятию.

11. Поручить экспертам представление интересов компании в налоговых органах.

12. При необходимости передать все бумажные документы, в том числе архив, на хранение аутсорсеру.

13. Получить персонального менеджера, который будет курировать все вопросы, чтобы заказчик не думал каждый раз, кому из бухгалтеров звонить.

14. Зафиксировать в договоре сроки и порядок ответа на запрос клиента.

15. Получить многоступенчатую проверку подготовленной отчетности до сдачи.

16. Автоматизировать процессы. Штатный бухгалтер «старой школы» может часами делать то, чего давно коснулись цифровизация и автоматизация, а современные аутсорсинговые компании в курсе всех нововведений. Множество программ призваны упростить работу бухгалтера, не снижая при этом качество услуг.

1. Репутация. Проще всего спросить у знакомых владельцев бизнеса, наверняка кто-то пользуется бухгалтерскими услугами. До сих пор при выборе наиболее популярным остается сарафанное радио. Лучше изучить отзывы в нескольких источниках.

2. Местонахождение. С развитием электронного взаимодействия вопрос все больше уходит на второй план, но многие заказчики удаленному аутсорс-партнеру предпочитают живое общение.

3. Стоимость. Часто клиенты выбирают подешевле и получают некачественные услуги. Если компания берет на себя ответственность за ошибки и выполняет работу вовремя и качественно, демпинг невозможен. Нужно проанализировать перечень предлагаемых услуг и сравнить цены за одинаковые пакеты. Оптимально выбирать среднерыночную стоимость.

4. Кадры. Важно интересоваться квалификацией нанимаемых сотрудников на аутсорсинге. Можно запрашивать подтверждающие ее документы.

📌 Совет
Следует заранее изучить договор. Он должен быть понятным и включать вопросы конфиденциальности и ответственности. Компания, которая не готова сразу довериться аутсорсеру, может договориться с ним о пробном периоде.

1. Заказать бесплатный экспресс-аудит.

2. Передать небольшой участок, например начисления зарплаты. Проверено, атмосфера в компании становится мягче, когда никто из персонала не знает размера доходов других сотрудников.

3. Передать кадровое делопроизводство. Самые большие штрафы предусмотрены за нарушение трудового законодательства. Сумма штрафа иногда умножается на количество месяцев периода, в котором была допущена ошибка, а она могла тянуться годами и применяться к нескольким работникам. Нехватка одной подписи, одного заявления, неполная комплектность личных дел — все это дорого обходится при проверке трудинспекцией.

4. Следующий шаг — разгрузить штатного бухгалтера или заказывать отдельные услуги в периоды пиковой нагрузки.

5. Если бухгалтерская компания выполняет поставленные задачи, перейти на бухгалтерию на аутсорсинге и делегировать сложные рутинные вопросы.

• иметь высшее или среднее профессиональное образование; 

• пройти дополнительные программы повышения квалификации или профпереподготовки в случае непрофильного образования; 

• иметь опыт работы бухгалтером от семи лет, при наличии высшего образования — от пяти лет. 

• понимать актуальное законодательство — Налоговый, Гражданский и Трудовой Кодекс, постановления и нормативные акты; 

• быть продвинутым пользователем бухгалтерских программ, облачных сервисов, уметь поставить задачу техническому специалисту на доработку, внедрение автоматизации; 

• знать все участки бухгалтерского, налогового учета, которые есть в компании; 

• знать особенности финансового контроля, управленческого учета; 

• уметь выбирать системы налогообложения, подходящие для компании, оптимизировать налоги компании законным способом; 

• проходить выездные, встречные, камеральные проверки; 

• обладать лидерскими компетенциями, навыками по управлению персоналом, уметь организовать слаженное взаимодействие бухгалтерии с другими подразделениями. 

📌 Совет
Чтобы сузить воронку, следует настроить обязательное заполнение сопроводительного письма. Так резюме будут отправлять более осознанные кандидаты. Также для кандидатов можно прикрепить тест на проверку базовых профессиональных знаний.

• какой была структура бухгалтерии на прошлом месте, как распределялись обязанности; 

• в какой сфере работает прошлая компания; 

• какие конкретно задачи выполнял кандидат; 

• как он участвовал в прохождении проверок, насколько эти проверки были успешными; 

• в каких бухгалтерских программах он работал.

Плохой признак, если человек увольнялся с последних мест, проработав там меньше года. Особенно должны настораживать бухгалтеры, которые покидали компании в январе – марте. Это может свидетельствовать о том, что человек плохо справлялся с годовой отчетностью.

Важно понимать, что за ошибки бухгалтера отвечает работодатель. При возникновении споров суд обычно на стороне наемного сотрудника. Взыскать сумму ущерба практически невозможно.

1. Хранить документы в одном месте. Это должна быть папка со всеми учредительными документами, которая содержится в сейфе. Бухгалтеру для работы достаточно копий.

2. Отслеживать сдачу отчетности. Предприниматель может ежеквартально проверять наличие отметки налоговой на отчетности, запрашивать квитанции о сдаче. Желательно иметь таблицу-календарь со сроками уплаты налогов.   

3. Проверять платежи. Важно, чтобы утверждение всех платежных поручений проходило через владельца бизнеса. Так он будет знать, куда и на что уходят деньги. 

4. Быть в курсе взаиморасчетов. Предприниматель должен контролировать расчеты с контрагентами, еженедельно смотреть отчет по дебиторской и кредиторской задолженности. 

5. Не хранить много наличных денег. Желательно не держать больших сумм в доступе для сотрудников на предприятии, сразу инкассировать деньги в банк.