Что учесть при выборе бухгалтера, рассказывает Ирина Смирнова, управляющий владелец группы компаний «Ваш Бухгалтер». За 12 лет в бухгалтерском аутсорсинге Ирина выяснила все плюсы и минусы разных способов привлечения бухгалтеров для бизнеса и делится своим опытом
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Ирина Смирнова — эксперт по налоговым рискам, безопасности бизнеса и международным стандартам финансовой отчетности. Управляющий владелец группы компаний «Ваш Бухгалтер», основатель Лиги защиты бизнеса, член экспертного совета по предпринимательству молодежного парламента при Госдуме.
Разработала курсы по повышению квалификации для бухгалтеров, которые прошли более 3000 человек, организовала свыше 40 профильных мероприятий с общим количеством участников более 2000 человек.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к более 1000 идеям для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить доступ на 14 дней
Бухгалтерия на аутсорсинге: преимущества для бизнеса
Реальность такова, что большинство российских компаний, особенно устоявшихся на рынке, содержат финансовый отдел, а иногда и целые департаменты. В офисах трудятся бухгалтеры на первичке или участке (банк, зарплата, кадры, основные средства, товарно-материальные ценности), главные бухгалтеры, экономисты и финансисты.
Классическую бухгалтерию собственники компаний одобряют, приводят в ее пользу такие аргументы:
бухгалтер всегда рядом, это позволяет оперативно решать любые вопросы;
есть возможность контролировать сотрудника;
в случае ошибки его можно наказать;
своя бухгалтерия дешевле и безопаснее.
В действительности сотрудники других отделов часто отвлекают штатного бухгалтера, а в период подготовки к сдаче отчетности из-за загруженности этого сотрудника от него сложно получить быстрый ответ. Плюс собственник тратит свое время, проверяя, как выполняются задачи.
Формирование отдела, отвечающего современным требованиям к бухгалтерии, обходится владельцам бизнеса дорого.
Причин, почему так происходит, довольно много:
Специалисты с опытом рассчитывают на высокую зарплату, с которой работодатель отчисляет налоги и взносы в фонды.
Когда бухгалтер перегружен, у него не остается времени на изучение новых законов, что неизбежно вредит предприятию. Сейчас государство активно поддерживает бизнес, в том числе вводит новые льготы и субсидии.
Компания тратит деньги на аренду офиса и коммунальные платежи, оборудование рабочих мест мебелью, техникой, канцтоварами, программное обеспечение и курсы повышения квалификации для сотрудников бухгалтерии.
Работодатель одинаково оплачивает как периоды периоды работы в штатном режиме, так и периоды минимальной загрузки, когда и задач нет.
Отчетный период, больничные и отпуска тормозят некоторые участки.
Контролировать правильность оформления всех документов и отчетности невозможно, а отвечать за ошибки призван работодатель. Штрафы он платит из своего кармана.
За ошибки сложно наказать бухгалтера, максимум — лишить премии или уволить, а штрафные суммы могут в разы превосходить зарплату исполнителя.
Если отношения с работником испортились, он может уволиться и не передать информацию. Восстановление учета потребует много времени и денег.
Нас больше 10 000 — присоединяйтесь!
Бесплатные мероприятия для предпринимателей и полезные материалы в нашем Telegram-канале!
Подписаться на телеграм-канал
Как выигрывает предприниматель без бухгалтера
С появлением возможностей для удаленной занятости бизнес стал пробовать формат работы вне офиса. Так, стартапы запускаются из дома, начинающие предприниматели используют коворкинг. Там можно в комфортной обстановке за небольшую плату поработать одному или устроить совещание с командой.
Удаленный формат, к которому раньше относились настороженно, быстро вошел в нашу жизнь, и одновременно возросла потребность в бухгалтерии на аутсорсинге.
У отсутствия бухгалтера в штате компании есть плюсы и минусы. Сначала рассмотрим преимущества.
Передача бухгалтерского учета на аутсорс позволяет:
До начала деятельности выбрать наиболее подходящую организационно-правовую форму компании.
Работать на самой выгодной системе налогообложения для конкретного бизнеса.
По справедливой цене получить команду узкопрофильных экспертов, каждый из которых ведет отдельный участок максимально эффективно. Пользоваться услугами высокооплачиваемых специалистов с многолетним опытом, которых невыгодно содержать в штате — налоговых консультантов, финансовых аналитиков, аудиторов.
Обеспечить конфиденциальность сведений, полученных в процессе сотрудничества — это фиксируется в договоре.
Прописать в договоре ответственность бухгалтерской компании за ошибочные сведения в документах и за нарушение сроков сдачи отчетности. Таким образом, возможные штрафы будет платить фирма-аутсорсер.
Не тратиться на оснащение и содержание рабочих мест для бухгалтеров.
Оплачивать фактически выполненные услуги, а не отчислять фиксированную зарплату, налоги и страховые взносы.
Не искать замену на время отпуска, больничного бухгалтера. В бухгалтерии на аутсорсинге сотрудники взаимозаменяемы и на качестве услуг, сроках исполнения отсутствие специалиста не отражается.
Не оплачивать курсы повышения квалификации, которые часто необходимы действующим бухгалтерам.
Использовать всевозможные льготы и меры поддержки от государства, которые подходят предприятию.
Поручить экспертам представление интересов компании в налоговых органах.
При необходимости передать все бумажные документы, в том числе архив, на хранение аутсорсеру.
Получить персонального менеджера, который будет курировать все вопросы, чтобы заказчик не думал каждый раз, кому из бухгалтеров звонить.
Зафиксировать в договоре сроки и порядок ответа на запрос клиента.
Получить многоступенчатую проверку подготовленной отчетности до сдачи.
Автоматизировать процессы. Штатный бухгалтер «старой школы» может часами делать то, чего давно коснулись цифровизация и автоматизация, а современные аутсорсинговые компании в курсе всех нововведений. Множество программ призваны упростить работу бухгалтера, не снижая при этом качество услуг.
Некоторые предприниматели предпочитают гибридный способ сотрудничества с бухгалтерией. Для своего спокойствия оставляют в штате бухгалтера-оператора, который взаимодействует с бухгалтерской фирмой на аутсорсе: передает информацию, обменивается документами и контролирует запросы. Зарплата оператора заметно ниже той, которую пришлось бы платить главному бухгалтеру в штате.
* Если компания маленькая, бухгалтер-фрилансер может вести все участки. Источник: investvlg.ru
Подводные камни аутсорса и как выбрать бухгалтера на аутсорсинге
Если предприятие обслуживается у надежной бухгалтерской фирмы, собственник может ничего не знать о бухгалтерии и спокойно заниматься развитием любимого дела.
Однако бывают случаи, когда аутсорс-бухгалтерия предоставляет некачественные услуги. Чтобы не попасть в такую ситуацию, стоит серьезно отнестись к выбору исполнителя и учесть следующие моменты:
Репутация. Проще всего спросить у знакомых владельцев бизнеса, наверняка кто-то пользуется бухгалтерскими услугами. До сих пор при выборе наиболее популярным остается сарафанное радио. Лучше изучить отзывы в нескольких источниках.
Местонахождение. С развитием электронного взаимодействия вопрос все больше уходит на второй план, но многие заказчики удаленному аутсорс-партнеру предпочитают живое общение.
Стоимость. Часто клиенты выбирают подешевле и получают некачественные услуги. Если компания берет на себя ответственность за ошибки и выполняет работу вовремя и качественно, демпинг невозможен. Нужно проанализировать перечень предлагаемых услуг и сравнить цены за одинаковые пакеты. Оптимально выбирать среднерыночную стоимость.
Кадры. Важно интересоваться квалификацией нанимаемых сотрудников на аутсорсинге. Можно запрашивать подтверждающие ее документы.
📌 Совет
Следует заранее изучить договор. Он должен быть понятным и включать вопросы конфиденциальности и ответственности. Компания, которая не готова сразу довериться аутсорсеру, может договориться с ним о пробном периоде.
Плавный переход
Для европейских предпринимателей считается нормой передача некоторых функций компании на аутсорс. В России только начинает появляться доверие к аутсорсингу. Если компания задумывается о делегировании бухгалтерии, можно начать с простых шагов:
Заказать бесплатный экспресс-аудит.
Передать небольшой участок, например начисления зарплаты. Проверено, атмосфера в компании становится мягче, когда никто из персонала не знает размера доходов других сотрудников.
Передать кадровое делопроизводство. Самые большие штрафы предусмотрены за нарушение трудового законодательства. Сумма штрафа иногда умножается на количество месяцев периода, в котором была допущена ошибка, а она могла тянуться годами и применяться к нескольким работникам. Нехватка одной подписи, одного заявления, неполная комплектность личных дел — все это дорого обходится при проверке трудинспекцией.
Следующий шаг — разгрузить штатного бухгалтера или заказывать отдельные услуги в периоды пиковой нагрузки.
Если бухгалтерская компания выполняет поставленные задачи, перейти на бухгалтерию на аутсорсинге и делегировать сложные рутинные вопросы.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к более 1000 идеям для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить доступ на 14 днейТребования к образованию и квалификации главного бухгалтера
Если было принято решение взять главного бухгалтера в штат, рассмотрим, что он должен знать и уметь. Существует профстандарт для бухгалтера, установленный приказом Минтруда от 2019 года. Он обязателен для ПАО, НПФ, страховых организаций, УК ПИФов, бюджетных учреждений, которые формируют консолидированную отчетность.
Для остальных компаний не требуется соблюдать этот профстандарт. Его можно рассматривать как ориентир при формулировании критериев поиска. Согласно профстандарту, главный бухгалтер должен:
иметь высшее или среднее профессиональное образование;
пройти дополнительные программы повышения квалификации или профпереподготовки в случае непрофильного образования;
иметь опыт работы бухгалтером от семи лет, при наличии высшего образования — от пяти лет.
В части прикладных знаний и навыков главный бухгалтер должен:
понимать актуальное законодательство — Налоговый, Гражданский и Трудовой Кодекс, постановления и нормативные акты;
быть продвинутым пользователем бухгалтерских программ, облачных сервисов, уметь поставить задачу техническому специалисту на доработку, внедрение автоматизации;
знать все участки бухгалтерского, налогового учета, которые есть в компании;
знать особенности финансового контроля, управленческого учета;
уметь выбирать системы налогообложения, подходящие для компании, оптимизировать налоги компании законным способом;
проходить выездные, встречные, камеральные проверки;
обладать лидерскими компетенциями, навыками по управлению персоналом, уметь организовать слаженное взаимодействие бухгалтерии с другими подразделениями.
Где искать бухгалтера
Есть несколько способов найти бухгалтера в штат.
Через кадровое агентство. Удобно подобрать специализированное агентство, заточенное на поиск финансистов. Агентство может разработать и провести тестирование навыков. А после направить к заказчику лучших кандидатов, проверенных по всем статьям. Это значительно сэкономит время на подбор. Стоимость услуг в среднем составляет 25% годового оклада трудоустроенного кандидата.
На работных сайтах Headhunter, Superjob, Работа.ру. Эти площадки дают доступ к большой базе соискателей и просты в использовании, но у них есть «подводные камни». Обычно туда выкладывают резюме кандидаты, которые находятся в активном поиске.
Если размещена управленческая позиция, на нее откликается в первые дни сотни соискателей. Многие из этих людей безработные, хватаются за первую возможность, могут иметь недостаточную квалификацию.
📌 Совет
Чтобы сузить воронку, следует настроить обязательное заполнение сопроводительного письма. Так резюме будут отправлять более осознанные кандидаты. Также для кандидатов можно прикрепить тест на проверку базовых профессиональных знаний.
На профессиональных форумах. В профсообществах легче встретить более квалифицированные специалистов, которые не ищут работу активно, но могут заинтересоваться интересным карьерным предложением.
По рекомендациям. Можно обратиться к знакомым предпринимателям с просьбой порекомендовать сотрудника. Рекомендованный кандидат также должен пройти все этапы собеседований и тестирований.
Не всегда рекомендации — гарантия, что кандидат подойдет конкретной компании. Если бухгалтера порекомендовал аудитор, который проверял его работу, то к такой рекомендации можно прислушаться, поскольку специалист детально оценивал работу.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к более 1000 идеям для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить доступ на 14 днейКак провести собеседование с бухгалтером и какие вопросы задать
На собеседовании важно выяснить информацию о дополнительном образовании и практическом опыте, результатах, достижениях кандидата. Чтобы понять, имел ли кандидат похожий опыт и сможет ли подстроиться к новому месту работы, можно задать вопросы:
какой была структура бухгалтерии на прошлом месте, как распределялись обязанности;
в какой сфере работает прошлая компания;
какие конкретно задачи выполнял кандидат;
как он участвовал в прохождении проверок, насколько эти проверки были успешными;
в каких бухгалтерских программах он работал.
Полезно поинтересоваться мотивацией кандидата, уточнить, по каким причинам он принял решение покинуть прежнее место, что он ждет от новой работы.
Плохой признак, если человек увольнялся с последних мест, проработав там меньше года. Особенно должны настораживать бухгалтеры, которые покидали компании в январе – марте. Это может свидетельствовать о том, что человек плохо справлялся с годовой отчетностью.
Квалификацию желательно проверять с помощью письменных и устных тестирований. Для собеседования полезно пригласить человека с опытом в бухгалтерии, например своего сотрудника, либо вызвать профессионала со стороны, чтобы он помог оценить знания кандидата.
Пример тестирования. Источник: glavkniga.ru
Желательно, чтобы бухгалтера перед наймом проверила служба безопасности. Нужно выяснить, не было ли у человека проблем с законом, не был ли он замечен в махинациях, случаях утечки информации.
Нужно ли контролировать главного бухгалтера
При положительном сценарии предприниматель нанимает профессионала, который полностью закрывает задачи по ведению бухгалтерского учета. Такой человек не нуждается в микроменеджменте, поскольку заинтересован в карьере и саморазвитии.
На деле сценарии могут быть нерадужными. Например, человек начнет продавливать свою позицию, а уволить его будет трудно, потому что свои права он знает.
Другой риск — бухгалтер начнет использовать ресурсы работодателя, чтобы подрабатывать на стороне, вести других клиентов. Либо сотруднику может быть неинтересно экономить деньги компании, и он выбирает комфортные условия для себя. В итоге владелец бизнеса платит гораздо больше налогов, чем мог бы в рамках закона.
Важно понимать, что за ошибки бухгалтера отвечает работодатель. При возникновении споров суд обычно на стороне наемного сотрудника. Взыскать сумму ущерба практически невозможно.
Чтобы минимизировать риски, существует испытательный срок. Для штатного главного бухгалтера он продлевается до шести месяцев.
Предприниматель может самостоятельно обеспечить базовый контроль за счет следующих методов:
Хранить документы в одном месте. Это должна быть папка со всеми учредительными документами, которая содержится в сейфе. Бухгалтеру для работы достаточно копий.
Отслеживать сдачу отчетности. Предприниматель может ежеквартально проверять наличие отметки налоговой на отчетности, запрашивать квитанции о сдаче. Желательно иметь таблицу-календарь со сроками уплаты налогов.
Проверять платежи. Важно, чтобы утверждение всех платежных поручений проходило через владельца бизнеса. Так он будет знать, куда и на что уходят деньги.
Быть в курсе взаиморасчетов. Предприниматель должен контролировать расчеты с контрагентами, еженедельно смотреть отчет по дебиторской и кредиторской задолженности.
Не хранить много наличных денег. Желательно не держать больших сумм в доступе для сотрудников на предприятии, сразу инкассировать деньги в банк.
Другой метод контроля — регулярные ежегодные внешние аудиты бухгалтерского и налогового учета в своей компании. Необходимо нанять надежного партнера-аудитора, который проверит работу штатного бухгалтера.
Автор: Ирина Смирнова
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Вы можете зарегистрировать бизнес бесплатно и без визита в налоговую — через сервис от Деловой среды
Подать заявку онлайн