Координировать трудовые отношения с нанятыми сотрудниками предпринимателю позволяют кадровые документы. Помимо трудовых книжек, договоров, правил внутреннего распорядка к ним относится штатное расписание. В статье подробно рассказываем об этом документе
Содержание
Что такое штатное расписание
Форма штатного расписания
Как заполнять документ
Кто составляет штатное расписание
Требования к штатному расписанию
Типичные ошибки при составлении расписания
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Нас больше 10 000 — присоединяйтесь!
Бесплатные мероприятия для предпринимателей и полезные материалы в нашем Telegram-канале!
Подписаться на телеграм-канал
Что такое штатное расписание
Штатное расписание — нормативный документ, показывающий:
структуру предприятия;
штатный состав;
численность работников — общую, на каждой должности;
профессии, квалификации, должности, классы, разряды работников;
оклады, надбавки, премии.
Каждый работодатель — ИП или юрлицо — обязан вести этот документ. Правило закреплено в Трудовом кодексе, а именно в статьях 15 и 57, а также в постановлении Министерства труда № 69.
Документ важно оформлять без ошибок — госорганы изучают его во время проверок:
Государственная инспекция труда (ГИТ) сопоставляет реальные заработные платы с показанными на бумаге;
Фонд социального страхования (ФСС) смотрит на штатное расписание как на доказательную базу, что страховые взносы начислялись правильно.
Документ могут запросить налоговая служба и Пенсионный фонд. Работодатель обязан представить его по первому требованию.
❗️ Внимание
Если штатного расписания нет, ИП грозит штраф до 5000 рублей, юридическому лицу — до 50 000 рублей.
Бизнесмену штатное расписание помогает визуализировать структуру организации, проверять эффективность работы подразделений, наблюдать имеющиеся вакансии, оценивать ежемесячный ресурс заработной платы.
Когда возникает конфликт из-за сокращения, нормативный документ позволяет доказать, что иную позицию увольняемому рекомендовать было невозможно.
В штатное расписание не вносят:
самого индивидуального предпринимателя, нанимающего сотрудников, поскольку юридически он не работник;
фрилансеров-подрядчиков и людей, оформленных по гражданско-правовым контрактам (ГПХ) — здесь отношения регулирует Гражданский кодекс, а не Трудовой.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить на 14 дней бесплатно
Форма штатного расписания
Для нормативного документа разработана форма № Т-3. При составлении надлежит ориентироваться на утвердившее ее постановление Госкомстата России № 1.
Т-3 обязательна для государственных учреждений и ведомств, бюджетных организаций. Коммерческим компаниям рекомендуют вести Т-3, форма позволяет снизить риски ошибок и отсутствия важной информации. Однако компании вправе подготовить свою форму, ориентированную на потребности бизнеса.
Источник: garant.ru
Как заполнять штатное расписание
Документ необходимо заполнять согласно требованиям Постановления № 1 Госкомстата. Форма № Т-3 включает в себя несколько граф, в каждую из них вносят полную информацию:
наименование компании — так, как оно прописано в уставе, учредительных документах;
код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций — ОКПО из 8 символов, присваивается Росстатом;
номер нормативного документа и число его составления;
число начала действия документа — может отличаться от даты составления;
номер приказа об утверждении документа и число, когда он был принят;
количество служащих на каждой должности.
❗️ Внимание
В Т-3 есть 10 важных граф, образующих главную часть документа. На эти графы, или столбцы, проверяющие органы обращают пристальное внимание.
Столбец 1. Наименование структурного подразделения, например департамента или цеха. Штатное расписание формируется в единственном числе на одно юрлицо, филиалы тоже считаются его частью, поэтому отдельно для каждого филиала составлять документ не нужно.
Столбец 2. Код подразделения — формируется самой компанией. Желательно, чтобы код логически понятно отражал подчинение подразделений. Например: 04 — департамент продаж, включенные в него отдел продаж корпоративным клиентам и тендерный отдел допустимо обозначить кодами 04.01 и 04.02 соответственно.
Столбец 3. Должность работника — должна соотноситься с трудовой функцией. Сюда же записываются категории квалификации, специальности.
Столбец 4. Число штатных единиц. Одна единица соответствует одной ставке; полставки указывается как 0,5; четверть ставки — 0,25.
Столбец 5. Тарифная сетка — размеры ежемесячных окладов.
Столбцы 6, 7, 8. Надбавки за вахтовый метод, стаж, ученую степень, северные, ненормированный день — все, какие учтены действующим законодательством или внутренними актами. Если надбавок нет, в этих графах можно ничего не писать. Надбавки допустимо показать в виде процентов, коэффициентов. Сюда же включаются доплаты и премии.
Столбец 9. Полная сумма выплаты — итоговая зарплата работника по факту. Чтобы указать ее правильно, нужно суммировать цифры в графах 5, 6, 7, 8 и умножить на число в графе 4.
Столбец 10. Примечания — тут можно оставлять пояснения: дать ссылки на локальные нормативные акты (ЛНА), на основании которых положены надбавки, или внести пометку, что место вакантно.
❗️ Внимание
Если должности записываются «с запасом», когда намечается взять людей в ближайший год, то, согласно требованиям закона № 1032-1 от 19. 1991, нужно раз в месяц оповещать службу занятости об открытых вакансиях. Она передает эту информацию гражданам, стоящим на учете. При приеме сезонных сотрудников их должности вносятся в штатное расписание, а людей оформляют по срочным договорам.
Кто составляет штатное расписание
Обязанность составлять штатное расписание закрепляется в должностной инструкции или трудовом договоре. Как правило, эта функция прописана у специалиста по кадрам, бухгалтера или юриста, который понимает специфику подготовки документа.
Когда штатное расписание сформировано, оно должно пройти процедуру утверждения. Его должны подписать главный бухгалтер, начальник отдела кадров либо руководитель компании.
Обязателен приказ об утверждении штатного расписания. Его подписывает уполномоченный сотрудник, например директор по персоналу, на которого возлагается контроль за исполнением документа.
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить на 14 дней бесплатноТребования к штатному расписанию
В документе должна содержаться информация:
о названии организации, ОКПО;
организационной структуре;
должностях, а также специальностях, квалификациях сотрудников;
численности единиц на каждой должности;
заработной плате, включая надбавки, премии.
❗️ Внимание
В законодательстве нет указаний, когда расписание нужно обновлять. Если в течение года какая-то информация утратила актуальность или добавилась, в начале следующего года с учетом изменений нужно утвердить и принять новый документ по форме Т-3.
У штатного расписания нет срока действия: если не появилось новых должностей, не случился рост зарплат, менять документ не требуется.
Внести изменения в штатное расписание можно двумя способами:
Принять новое расписание по процедуре, рассмотренной выше.
Выпустить приказ «О внесении изменений в штатное расписание» и на основании него изменить позиции и содержание граф.
Поскольку рассматриваемый нормативный документ не регулирует трудовую деятельность и в нем не пишут полные имена работников, знакомить персонал с расписанием работодатель не обязан. Подтверждением этому служит письмо Роструда № ПГ/4653-6-1.
Но такая обязанность все же возникает, если:
это предусмотрено внутренними документами, например коллективным договором;
в трудовом договоре у работника не указывается зарплата, а содержится фраза «В соответствии со штатным расписанием работодателя»;
сотрудник просит дать ему выписку для ФСС, ИФНС — в справке нужно написать название должности, которую занимает заявитель, и размер оклада.
❗️ Внимание
Расписания, утвержденные за все время жизни компании, необходимо постоянно хранить в архиве. Документы, касающиеся разработки, изменений Т-3, например справки, предложения, заключения, нужно удерживать у себя пять лет, переписку не рекомендуется уничтожать в течение трех лет.
Когда компания завершает деятельность, все штатные расписания и сопутствующие документы подаются в государственный архив.
Типичные ошибки при составлении расписания
Предприниматели или ответственные лица при составлении штатного расписания могут допускать ряд ошибок.
Ошибка 1. Неверное заполнение граф, связанных с деньгами. Оклады указываются только как фиксированные цифры, не вилки. Контролирующие органы могут посчитать вилку за дискриминацию. Позволительно прописать часовую тарифную ставку, сдельную оплату. Тогда в Примечаниях нужно показать ссылку на локальные нормативные акты, касающиеся оплаты труда.
К грубым нарушениям Трудового кодекса относятся:
указание разных окладов для равных должностей; при этом допустимо устанавливать разные надбавки, например за знание иностранного языка;
указание оклада с учетом районного коэффициента — РК.
РК запрещено начислять на какую-то часть зарплаты — на оклад или на одну из надбавок, его начисляют только на полную зарплату.
❗️ Внимание
Итоговая зарплата в графе 9 должна быть не ниже МРОТ. С 1 января 2022 года он составляет 13 890 рублей. В графе 5 возможно указать сумму меньше МРОТ, если присутствуют надбавки.
Ошибка 2. Неправильные названия должностей. Предприниматель-наймодатель имеет право именовать должности в соответствии с трудовой функцией, например назвать программиста разработчиком мобильных приложений. Но если работа связана с предоставлением компенсаций, льгот, должность нужно указывать в соответствии с формулировкой в квалификационном справочнике или профессиональном стандарте. Иначе у сотрудника будут трудности с получением пенсии.
💼 Пример
Сотрудник более 15 лет руководил детским хором при интернате, его должность была показана как «организатор кружка». Такого названия нет в квалификационном справочнике и в списке профессий, согласно которому положена преждевременная трудовая пенсия. В результате стаж в страховой для досрочного назначения пенсии учителю музыки не засчитали.
Должности нельзя писать как аббревиатуры или иностранными словами, например account-manager, PR-специалист. Записи в трудовую книжку вносятся на основе Т-3, а использовать термины или сокращения на латинице в трудовой книжке запрещено.
Ошибка 3. Не указаны обязательные реквизиты. К ним относятся дата составления и утверждения документа, название компании, ОКПО. Бывает, что на расписании отсутствует подпись руководителя компании. Подобное случается, если компания применяет свою форму, отличающуюся от № Т-3.
Ошибка 4. В штатное расписание нельзя вносить имена работников. Получить представление, кто какую должность занимает в компании, позволяет штатная расстановка. Это факультативный документ, который создается для удобства, он может включать ФИО сотрудников, их табельные номера, должности.
Штатное расписание — полезный документ, с помощью которого можно контролировать структуру компании, планировать вакансии, управлять надбавками, быстро составлять HR-отчеты, рассчитывать среднюю численность персонала. Для грамотного составления расписания используют форму № Т-3. Для государственных и бюджетных организаций эта форма обязательна, коммерческим компаниям она служит дополнительным инструментом.
Автор: Ксения Воловик
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайн