Как автоматизировать бизнес-процессы

1. Сэкономить. Инвестиции в оптимизацию процессов и программное обеспечение окупаются благодаря тому, что производительность труда сотрудников повышается, а число ошибок, возникающих по их по вине, снижается. Компания сокращает расходы за счет корректировки структуры операций, наращивает оборот и прибыль. Автоматизация будет убыточной при неправильном планировании.

2. Ускорить часть бизнес-процессов. Это можно сделать, если исключить дублирующие этапы, распределить ответственность, контролировать сроки реализации и сократить временные затраты на отдельные шаги. Работа предприятия становится прозрачной, а распределение задач между сотрудниками минимизирует риски, связанные с человеческим фактором.

3. Повысить прозрачность бизнеса. Персонал работает в единой системе и не борется за клиентов внутри предприятия. Менеджмент видит достижения сотрудников, находит слабые стороны и получает отчетность. 

Благодаря автоматизации улучшается имидж предприятия, растет база лояльных клиентов и доходы бизнеса. Стандартизованные процессы обеспечивают компании стабильность.

• емкие бизнес-процессы, состоящие из нескольких ветвей или затрагивающие сотрудников из смежных подразделений;

• алгоритмы, которые повторяются через определенный интервал времени: регулярные продажи или поставки комплектующих;

• задачи, влияющие на деятельность компании: обучение персонала, освоение выпуска нового вида продукции;

• процессы, которые должны завершаться в срок, так как от этого зависит дальнейшая деятельность предприятия;

• рутинные алгоритмы, не требующие интеллектуальных усилий, но занимающие много времени, например создание пакетов документации для клиентов при продажах.

Внедрить автоматизацию проблематично там, где процессы социально ориентированы и предусматривают личное и личностное участие людей.

Системы CRM направлены на учет и исследование продаж, общение с клиентами и формирование программ лояльности. Аналитические утилиты позволяют структурировать отчеты, делать выборки.

Торговым предприятиям подойдут модули, автоматизирующие обслуживание клиентов, работу с камерами наблюдения и отзывами покупателей.

Автоматизация работы бухгалтерии позволяет снизить число ошибок при оформлении большого массива документов, корректно рассчитывать зарплату и налоги, контролировать расходы предприятия или вести архив договоров с контрагентами, отслеживать изменения налогового законодательства.

1. Постановка задач и целей. Их определяет руководство предприятия, опираясь на анализ текущего положения. Например, повторяющиеся разрывы информационного потока или ошибки сотрудников указывают на проблемы, которые с большой вероятностью решит система автоматизации.

2. Описание бизнес-процессов и предложение новых алгоритмов работы. Например, компания тестирует модель, при которой клиенты делятся на группы в зависимости от их готовности совершить покупку. Для «холодной» аудитории, не готовой к сделке, сохраняют рассылку информационных сообщений. Для клиентов из «теплой» группы, которые думают о покупке, но не делают ее по ряду причин, разрабатывают проекты предложений. «Горячим» клиентам, готовым заключить с компанией договор, отправляют коммерческое предложение, частично автоматизируя подготовку документации.

3. Формулировка технического задания для разработчика и выбор партнера.

4. Определение перечня программного обеспечения, соответствующего профилю компании и удобного для работы персонала. Софт должен поддерживать интеграцию программами, которые уже используют на предприятии для работы бухгалтерии, подготовки маркетинговой аналитики и статистической отчетности.

5. Пробный пуск системы с участием нескольких сотрудников. Этап позволяет найти проблемы, оценить качество, стабильность работы и удобство интерфейса установленного ПО.

6. Обучение персонала работе с новыми программами. На этом этапе нужно составить пошаговые инструкции и чек-листы, чтобы выяснить, готовы ли люди начать работу с софтом. Если обнаружатся проблемы, нужно внести корректировки в созданные алгоритмы.

7. Переход на новую систему работы и оценка эффективности автоматического управления бизнес-процессами.

• сокращается время на постановку и выполнение задач;

• сделки совершаются быстрее — от обращения клиента до отгрузки товара проходит меньше времени;

• растет число принятых или обработанных телефонных звонков, электронных писем от заказчиков;

• ускоряется разработка и согласование документации внутри предприятия;

• снижается число обращений в службу поддержки, так как ошибок становится меньше.

• повысить безопасность хранения служебной информации: контактов клиентов и персонала, конфиденциальных сведений о сделках;

• повысить эффективность труда — отказ от рутинных операций обеспечивает ускоренную обработку информации сотрудниками;

• снизить затраты на заработную плату за счет сокращения или перепрофилирования части персонала;

• упростить формирование отчетной или аналитической документации;

• снизить риск ошибок, устранив человеческий фактор;

• увеличить скорость обработки заявок от клиентов.

• со сложностями в адаптации программ под изменяющиеся задачи из-за недостаточной гибкости алгоритмов работы;

• трудностями внедрения — персонал не всегда понимает необходимость автоматизации процессов, неохотно работает с новыми программами;

• сложностью поиска решений при форс-мажорах;

• необходимостью вмешательства человека в рабочие циклы, когда компания проводит реорганизацию или запускает новое производство;

• отсутствием бюджета на разработку, внедрение и поддержку систем;

• невозможностью автоматизировать часть бизнес-процессов — особенно в крупных либо давно работающих организациях.

1. При росте предприятия в рабочие процессы вовлекается дополнительный персонал. В результате выполнение задач замедляется, а объем отчетности увеличивается. Попытки автоматизировать бизнес без предварительного налаживания алгоритмов деятельности, разработки лаконичных инструкций для работников усугубляют ситуацию. Подрядной компании или бизнесмену требуется стандартизировать процессы, пересмотреть методы согласования задач и документооборот.

2. Внедрение автоматизированной системы управления предприятием без предварительного IT-анализа. Разработчики описывают процессы, но не понимают алгоритмы работы программного обеспечения. Возникают сложности при интеграции проекта, процедура внедрения системы управления замедляется либо требует дополнительных затрат.

3. Попытка создать собственную команду внутри предприятия для разработки и внедрения систем автоматизации. Процедура требует инвестиций и затрат на обучение персонала, но показывает низкую эффективность. Обращение в компанию, которая разрабатывает автоматизированные системы по управлению бизнес-процессами, решает проблему. Результат гарантируется по договору.

4. Решение автоматизировать процессы без поддержки менеджмента компании. Отсутствие мотивации персонала или саботаж мероприятий со стороны руководства мешает внедрить систему.

5. Желание бизнеса получить оригинальное решение по автоматизации системы управления, а потом продавать его другим организациям. Затраченные компанией ресурсы не окупаются из-за отсутствия клиентов. Это происходит потому, что при разработке систем для конкретного бизнеса не учитывают специфику деятельности других предприятий, и сбыт готового продукта усложняется.

6. Отсутствие интеграции системы и существующих бизнес-процессов приводит к сбоям в работе и нарушению синхронизации алгоритмов. Чтобы не допустить таких проблем, на стадии разработки заботятся о совместимости процедур или рассчитывают возможные издержки на модернизацию.

7. Ожидание, что вложения в автоматизацию, быстро окупятся и отсутствие готовности тратить деньги на развитие и поддержание работоспособности системы. Необходимо на стадии проектирования заложить в бюджет все эти статьи расходов, спрогнозировав срок окупаемости.