Бизнес может частично или полностью работать под управлением программ. Внедрение подходящего софта и оптимизация алгоритмов помогают сотрудникам делать меньше ошибок и лучше обслуживать клиентов, а компаниям — повышать выручку
Содержание
Понятие автоматизации бизнес-процессов
Каким предприятиям подходит автоматизация
Направления и способы автоматизации бизнеса
Алгоритм автоматизации бизнес-процессов
Как измерить эффективность автоматизации
Плюсы и минусы автоматизации
Сложности при внедрении
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Автоматизация предусматривает ускорение и упрощение ряда процессов за счет оптимизации и внедрения программного обеспечения. Системы используются в разных ситуациях: при приеме сотрудников на работу и их обучении, расчете налоговых взносов или заработной платы, определении складских запасов, управлении отгрузкой готовых изделий заказчикам. Автоматизация может учитывать требования, зависящие от профиля компании. Например, регламентировать виды расходов или управлять объемами и суммами закупок.
Под бизнес-процессом подразумевают последовательность действий или работ, позволяющих решить задачу. Автоматизация повышает производительность труда сотрудников, снижает стоимость выпуска изделий и сокращает риски, связанные с неправильным оформлением документов или заказом комплектующих.
Каким предприятиям подходит автоматизация
Автоматизировать процессы может любой бизнес, но результаты ее внедрения более заметны в компаниях, которые находятся на стадии развития или масштабирования. Когда штат от нескольких человек увеличивается до десятков или сотен, контролировать работу сотрудников становится сложнее. Отсутствие прозрачных процессов приводит к ошибкам, замедлению обмена информацией и деятельности компании в целом.
Системы автоматизации стабилизируют рабочие циклы, но их ввод требует от руководства затрат времени, а от акционеров или владельца предприятия — инвестиций.
Окупаемость системы зависит от доходности, размеров компании и запланированного бюджета. На крупных предприятиях автоматизация становится рентабельной быстрее, чем в мелких фирмах. Малый бизнес не всегда способен выделить средства на разработку и реализацию подобного проекта.
Кредиты для бизнеса онлайн
Получите кредит для бизнеса от Сбербанка на любые цели — с возможностью подать заявку онлайн
Подать заявку на кредит онлайн
Цели автоматизации бизнеса:
Сэкономить. Инвестиции в оптимизацию процессов и программное обеспечение окупаются благодаря тому, что производительность труда сотрудников повышается, а число ошибок, возникающих по их по вине, снижается. Компания сокращает расходы за счет корректировки структуры операций, наращивает оборот и прибыль. Автоматизация будет убыточной при неправильном планировании.
Ускорить часть бизнес-процессов. Это можно сделать, если исключить дублирующие этапы, распределить ответственность, контролировать сроки реализации и сократить временные затраты на отдельные шаги. Работа предприятия становится прозрачной, а распределение задач между сотрудниками минимизирует риски, связанные с человеческим фактором.
Повысить прозрачность бизнеса. Персонал работает в единой системе и не борется за клиентов внутри предприятия. Менеджмент видит достижения сотрудников, находит слабые стороны и получает отчетность.
Благодаря автоматизации улучшается имидж предприятия, растет база лояльных клиентов и доходы бизнеса. Стандартизованные процессы обеспечивают компании стабильность.
Автоматизации хорошо поддаются:
емкие бизнес-процессы, состоящие из нескольких ветвей или затрагивающие сотрудников из смежных подразделений;
алгоритмы, которые повторяются через определенный интервал времени: регулярные продажи или поставки комплектующих;
задачи, влияющие на деятельность компании: обучение персонала, освоение выпуска нового вида продукции;
процессы, которые должны завершаться в срок, так как от этого зависит дальнейшая деятельность предприятия;
рутинные алгоритмы, не требующие интеллектуальных усилий, но занимающие много времени, например создание пакетов документации для клиентов при продажах.
Существуют процессы, которые нельзя или нежелательно автоматизировать. Так, не стоит заменять программами человеческое мышление в креативных сферах или общение менеджеров с клиентами.
Ряд алгоритмов можно автоматизировать частично: подбирать персонал и управлять им либо руководить компанией удобно с помощью специальных программ, но важно контролировать их работу и процессы.
Внедрить автоматизацию проблематично там, где процессы социально ориентированы и предусматривают личное и личностное участие людей.
Направления и способы автоматизации бизнеса
Автоматизация управленческих задач производится с использованием аналитических программ или систем ERP, разработанных для планирования ресурсов, и CRM — для взаимодействия с клиентами.
Внедрение ERP организует работу подразделений на основе единой системы. Руководитель автоматизирует процессы выгрузки отчетов, ведения рабочего времени или контроля движения товаров.
Системы CRM направлены на учет и исследование продаж, общение с клиентами и формирование программ лояльности. Аналитические утилиты позволяют структурировать отчеты, делать выборки.
Проводя маркетинговые исследования, используют надстройки для систем ERP и CRM либо программы для управления проектами. Утилиты дают возможность настраивать рассылки по электронной почте или в мессенджерах, формировать сквозные отчеты, размещать таргетинговую рекламу в социальных сетях. Менеджер получает инструменты для SEO-доработки сайта компании и выгрузки отчетов веб-аналитики.
При производстве изделий применяют расширяемые с помощью надстроек системы, автоматически контролирующие поставки комплектующих, сырья, инструмента и отслеживающие состояние оборудования. Программы определяют загрузку участков и рабочих мест, позволяют получать отчеты по остаткам на складах либо по вывезенной продукции.
Софт для хранилищ имеет аббревиатуру WMS в названии — от Warehouse Management System, «система управления складом». Классической программой является SAP WMS.
Торговым предприятиям подойдут модули, автоматизирующие обслуживание клиентов, работу с камерами наблюдения и отзывами покупателей.
Программы для промышленности формируют макеты продукции с расчетом основных и дополнительных параметров, отслеживают качество изготовления по установленным критериям, сохраняют информацию о клиентах или телефонных переговорах с представителями целевой аудитории.
Автоматизация процедур найма и обучения персонала позволяет быстрее адаптировать нового сотрудника. Системы обновляют базы вакансий или резюме, ведут переписку от имени работодателя или назначают собеседования с учетом загруженности календаря работников отдела кадров. Например, оболочка Talantix аккумулирует и обрабатывает отклики на вакансии, размещенные на сайтах для поиска персонала.
Существуют программы для оценки производительности работников и расчета премий, зависящих от количества выпущенной продукции или реализованных товаров.
Автоматизация работы бухгалтерии позволяет снизить число ошибок при оформлении большого массива документов, корректно рассчитывать зарплату и налоги, контролировать расходы предприятия или вести архив договоров с контрагентами, отслеживать изменения налогового законодательства.
Автоматизировать бухгалтерский учет позволяют, например, продукты от 1С. Система может формировать отчеты для государственных учреждений, фиксировать движение товаров, готовить первичную документацию.
Алгоритм автоматизации бизнес-процессов
Внедрение систем автоматизации для управления бизнес-процессами включает следующие этапы:
Постановка задач и целей. Их определяет руководство предприятия, опираясь на анализ текущего положения. Например, повторяющиеся разрывы информационного потока или ошибки сотрудников указывают на проблемы, которые с большой вероятностью решит система автоматизации.
Описание бизнес-процессов и предложение новых алгоритмов работы. Например, компания тестирует модель, при которой клиенты делятся на группы в зависимости от их готовности совершить покупку. Для «холодной» аудитории, не готовой к сделке, сохраняют рассылку информационных сообщений. Для клиентов из «теплой» группы, которые думают о покупке, но не делают ее по ряду причин, разрабатывают проекты предложений. «Горячим» клиентам, готовым заключить с компанией договор, отправляют коммерческое предложение, частично автоматизируя подготовку документации.
Формулировка технического задания для разработчика и выбор партнера.
Определение перечня программного обеспечения, соответствующего профилю компании и удобного для работы персонала. Софт должен поддерживать интеграцию программами, которые уже используют на предприятии для работы бухгалтерии, подготовки маркетинговой аналитики и статистической отчетности.
Пробный пуск системы с участием нескольких сотрудников. Этап позволяет найти проблемы, оценить качество, стабильность работы и удобство интерфейса установленного ПО.
Обучение персонала работе с новыми программами. На этом этапе нужно составить пошаговые инструкции и чек-листы, чтобы выяснить, готовы ли люди начать работу с софтом. Если обнаружатся проблемы, нужно внести корректировки в созданные алгоритмы.
Переход на новую систему работы и оценка эффективности автоматического управления бизнес-процессами.
Как измерить эффективность автоматизации
Эффективность работы внедренной системы управления бизнес-процессами проще определить, если замерить время, которое тратится на выполнение операций. Например, сотруднику требовалось 30 минут, чтобы сформировать коммерческое предложение, после автоматизации он стал выполнять эту же задачу за 20 минут. Полученная дельта показывает, что процесс удалось оптимизировать. Чтобы быть уверенным, следует учесть и качество подготовки документации, а также время, затраченное на исполнение контракта.
Быстро оценить, эффективна ли автоматизация бизнеса, позволяют следующие критерии:
сокращается время на постановку и выполнение задач;
сделки совершаются быстрее — от обращения клиента до отгрузки товара проходит меньше времени;
растет число принятых или обработанных телефонных звонков, электронных писем от заказчиков;
ускоряется разработка и согласование документации внутри предприятия;
снижается число обращений в службу поддержки, так как ошибок становится меньше.
Плюсы и минусы автоматизации
Автоматизация бизнес-процессов позволяет компаниям:
повысить безопасность хранения служебной информации: контактов клиентов и персонала, конфиденциальных сведений о сделках;
повысить эффективность труда — отказ от рутинных операций обеспечивает ускоренную обработку информации сотрудниками;
снизить затраты на заработную плату за счет сокращения или перепрофилирования части персонала;
упростить формирование отчетной или аналитической документации;
снизить риск ошибок, устранив человеческий фактор;
увеличить скорость обработки заявок от клиентов.
Компании, внедрившие автоматические системы управления, могут сталкиваться:
со сложностями в адаптации программ под изменяющиеся задачи из-за недостаточной гибкости алгоритмов работы;
трудностями внедрения — персонал не всегда понимает необходимость автоматизации процессов, неохотно работает с новыми программами;
сложностью поиска решений при форс-мажорах;
необходимостью вмешательства человека в рабочие циклы, когда компания проводит реорганизацию или запускает новое производство;
отсутствием бюджета на разработку, внедрение и поддержку систем;
невозможностью автоматизировать часть бизнес-процессов — особенно в крупных либо давно работающих организациях.
Кредиты для бизнеса онлайн
Получите кредит для бизнеса от Сбербанка на любые цели
Подать заявку на кредит онлайнСложности и ошибки при внедрении
Компании, которые решаются автоматизировать часть процессов, иногда сталкиваются с рядом проблем и совершают ошибки:
При росте предприятия в рабочие процессы вовлекается дополнительный персонал. В результате выполнение задач замедляется, а объем отчетности увеличивается. Попытки автоматизировать бизнес без предварительного налаживания алгоритмов деятельности, разработки лаконичных инструкций для работников усугубляют ситуацию. Подрядной компании или бизнесмену требуется стандартизировать процессы, пересмотреть методы согласования задач и документооборот.
Внедрение автоматизированной системы управления предприятием без предварительного IT-анализа. Разработчики описывают процессы, но не понимают алгоритмы работы программного обеспечения. Возникают сложности при интеграции проекта, процедура внедрения системы управления замедляется либо требует дополнительных затрат.
Попытка создать собственную команду внутри предприятия для разработки и внедрения систем автоматизации. Процедура требует инвестиций и затрат на обучение персонала, но показывает низкую эффективность. Обращение в компанию, которая разрабатывает автоматизированные системы по управлению бизнес-процессами, решает проблему. Результат гарантируется по договору.
Решение автоматизировать процессы без поддержки менеджмента компании. Отсутствие мотивации персонала или саботаж мероприятий со стороны руководства мешает внедрить систему.
Желание бизнеса получить оригинальное решение по автоматизации системы управления, а потом продавать его другим организациям. Затраченные компанией ресурсы не окупаются из-за отсутствия клиентов. Это происходит потому, что при разработке систем для конкретного бизнеса не учитывают специфику деятельности других предприятий, и сбыт готового продукта усложняется.
Отсутствие интеграции системы и существующих бизнес-процессов приводит к сбоям в работе и нарушению синхронизации алгоритмов. Чтобы не допустить таких проблем, на стадии разработки заботятся о совместимости процедур или рассчитывают возможные издержки на модернизацию.
Ожидание, что вложения в автоматизацию, быстро окупятся и отсутствие готовности тратить деньги на развитие и поддержание работоспособности системы. Необходимо на стадии проектирования заложить в бюджет все эти статьи расходов, спрогнозировав срок окупаемости.
Автоматизация необходима бизнесу с большим количеством задач, для выполнения которых требуется время. Программы позволяют уменьшить число ошибок, контролировать работу сотрудников, наращивать клиентскую базу и повысить безопасность хранения конфиденциальной информации.