Что такое автоматизация бизнес-процессов и чем она отличается от цифровизации и цифровой трансформации, а главное — зачем все это бизнесу и какие преимущества дает, рассказывает эксперт по стартапам Татьяна Лебедева
Содержание
Что такое автоматизация бизнес-процессов
Инструменты автоматизации
Что такое цифровизация бизнеса
Плюсы и минусы цифровизации
Примеры цифровых решений
Как успешно цифровизировать бизнес
Понятие цифровой трансформации
Плюсы и минусы цифровой трансформации
Эксперт по стартапам
💎 Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к 1000 идей для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Оформить на 14 дней бесплатно
Цифровая трансформация подразумевает проведение комплекса мер, направленных на то, чтобы упростить ведение бизнеса. Она больше подходит крупным компаниям. Однако составляющие ЦТ доступны разным предприятиям.
Так, цифровая трансформация включает этапы:
автоматизации,
цифровизации,
собственно цифровой трансформации.
Рассмотрим подробнее каждый этап.
Что такое автоматизация бизнес-процессов
Под автоматизацией понимается первый этап на пути к цифровой трансформации, на котором бизнес вместо человеческого труда начинает использовать машинный. Происходит замена «ручных» повторяющихся процессов автоматическими, IT-решениями.
💼 Пример
Сотрудники набирают письма каждому клиенту и отправляют их индивидуально. Ускорить и автоматизировать эту работу можно, если создать шаблон, который будет рассылаться по базе клиентов. Такой шаг принесет заметные результаты.
Инструменты автоматизации
Для автоматизации используют инструменты — программные решения и системы, ориентированные на разные области деятельности. Каждая организация выбирает инструменты для своих целей и потребностей.
Примеры программ по направлениям, позволяющих решать актуальные задачи:
Управление предприятием — 1С: Предприятие.
Маркетинг и продажи — 1С: Битрикс 24, Мегаплан, Рули24, Amiro.CMS.
Управление проектами — Яндекс.Трекер, Pyrus, Битрикс 24, Trello.
Управление производством — УСУ, КРАФТ Производство, AVA ERP, СуперСклад.
Управление персоналом — БОСС-кадровик, 1С: Зарплата и управление персоналом.
Автоматизация документооборота — Диадок, HR-Link.
Финансовый и бухгалтерский учет — ФинГрад.
Понять, какие процессы можно автоматизировать, и найти, как это сделать, мало. Нужно донести до сотрудников ценность автоматизации. Если руководитель решит, например, что удобнее и полезнее хранить данные о клиентах не в виде записей в бумажной книге учета, а в excel-таблице, то его взгляд должна разделять и команда.
Нередко при внедрении цифровых инструментов сотрудники начинают сопротивляться новшествам, саботировать процессы и задачи. Бизнес должен это учитывать.
❗ Внимание
Прежде чем приступать к автоматизации, необходимо оценить готовность компании использовать технологии. А ее определяет то, насколько у сотрудников развита цифровая культура. Чтобы люди могли эффективно перестроиться, их нужно обучить.
Что такое цифровизация бизнеса
Цифровизация предполагает перевод деятельности бизнеса на технологически новый уровень, замена человека в каких-то процессах на системы и технологии, которые имеют большую продуктивность и точность.
Цифровизация — это трансформация компании с использованием IT-технологий, она предполагает использование цифровых решений: приложений, программ и платформ. Главные цели цифровизации — оптимизировать бизнес-процессы, повысить производительность предприятия и улучшить взаимодействие с клиентами.
В рамках цифровизации бизнес:
стремится оптимизировать имеющиеся процессы за счет IT-решений,
внедряет learn-методы,
проводит реинжиниринг процессов,
подкрепляет принимаемые решения анализом накопленных данных.
💼 Примеры
Одним из результатов цифровизации торговли являются онлайн-магазины. Путем использования цифровых платформ и приложений товар стал доступен большему числу потенциальных клиентов, а значит, прибыль бизнеса существенно возросла.
Внедрение CRM-системы, благодаря которой значительно улучшается коммуникация с клиентами, также пример цифровизации. Программа позволяет отслеживать взаимодействие сотрудников компании с покупателями от звонка до фиксации итогов разговора в системе. Она позволяет отслеживать пути клиентов, а сотрудникам — ставить задачи для коллег, например начать действия по прогреву или допродажам.
💰 Финансирование бизнеса
Получите кредит для бизнеса на любые цели — с возможностью подать заявку онлайн
Подать заявку на кредит
Плюсы и минусы цифровизации
Цифровизация бизнеса расширяет горизонт возможностей и существенно ускоряет практически любой процесс.
Плюсы:
возможность отслеживать опыт клиента и информацию — это поможет сформировать индивидуализированный подход к каждому;
накопление информации в базе данных — это позволит системам анализировать данные и создавать готовые «сценарии» работы и приведет к экономии затраченного времени и ресурсов;
существенное ускорение процессов обработки информации и запросов потребителей;
оптимизация и создание новых продуктов, которые максимально закрывают потребность клиента — это существенно увеличивает прибыль и средний чек.
Весь этот процесс направлен не только на клиента, но, и на улучшение условий работы персонала. Оптимизация и частичное делегирование определенных процессов облегчает процесс работы и позволяет сотрудникам использовать время и ресурсы более продуктивно.
📍Основной и единственный риск цифровизации — это риск неудачного внедрения.
Сложные моменты:
Критически маленькое количество специалистов, которые владеют достаточно современными знаниями. Естественно, что для успешного завершения и дальнейшей нормальной функциональности обновленного бизнеса, нужны эксперты, обладающие свежими знаниями.
Жесткие временные рамки и дедлайны, которые ставят сами владельцы бизнеса. Нужно понимать тот факт, что достаточно сложно разом искоренить десятилетиями устоявшиеся методы работы.
Человеческий фактор — переквалификация и обучение требуют времени. Это совершенно не быстрый процесс и более того, не требующий спешки.
Неверные приоритеты и цели
Недостаточное количество инвестиций
Примеры цифровых решений
СRM (customer relationship management) — система для управления отношениями с клиентами. CRM помогает эффективно фиксировать обращения покупателей, автоматически систематизировать данные о клиентах и сделках в итоге продавать продукции и услуг больше. Благодаря внедрению системы сотрудники перестают забывать о делах и срывать сроки. Варианты CRM-систем для малого бизнеса: «Простой бизнес», «Пачка», amoCRM, Битрикс-24 и другие.
Облачные сервисы. Применяются сегодня для многих целей бизнеса (хранение данных, обмен письмами, проведение сложных расчетов, получение доступа к возможностям искусственного интеллекта).
Корпоративные мессенджеры с чатами, в которых сотрудники могут оперативно общаться и передавать необходимые данные, ботами, которые автоматизируют рассылки информации, а также возможностью видеоконференцсвязи для удаленного взаимодействия с сотрудниками. Кроме того, для выстраивания внутренней работы в команде сегодня используются канбан-сервисы, например, такие как Trello, Jira, Asana и другие.
ERP (enterprise resource planning) — управление ресурсами предприятия. В данном случае ресурсами является все: от персонала и денег до материалов и оборудования. ERP — это программное обеспечение, с помощью которого можно управлять бизнес-процессами, контролировать финансы, цепочки поставок, операции, отчетность, производство, кадры и позволяет управлять ими. Один из вариантов программного обеспечения для бизнеса «1С:ERP Управление предприятием» — эффективное решение для автоматизации крупного и среднего бизнеса на платформе «1С:Предприятие 8».
Как успешно цифровизировать бизнес
1. Проанализируйте бизнес. Для этого нужно найти и выявить слабые места, которые возможно заменить технологически: Проведите аудит своих бизнес-процессов для того, чтобы определить повторяющиеся операции, которые можно сначала автоматизировать, а затем «вшить» в общую систему трансформации.
✍🏻 Что делать:
Вы можете использовать различные инструменты для сбора и обработки данных. Они помогут получить ценную информацию, которой можно поделиться с отделами компании, чтобы все были в курсе текущей ситуации.
Наладьте слаженную работу внутри компании с помощью общих встреч, чатов, чек-листов, которые помогут сотрудникам работать сообща. Отделы вашего бизнеса, которые получат пользу из проекта, должны внести свой вклад. Например, вы планируете создать интернет-магазин. Маркетинг и отдел продаж напрямую получают выгоду от улучшенного опыта электронной коммерции. Они также должны нести ответственность за часть бюджета и участвовать в разработке сайта.
2. Создайте стратегию — четкий план действий и понимание конечной, желаемой цели. Не включайтесь в гонку за технологиями только потому что сейчас это модно или «так делают все».
📌 Совет
В основе всего лежит эффект, получаемый в бизнесе. Поэтому сначала поставьте четкую цель: для чего вам нужна цифровизация, определитесь со своей бизнес-стратегией, а уже затем определяйтесь с технологическими решениями, которые помогут воплотить вашу стратегию.
✍🏻 Что делать:
Определите области, которые принесут наиболее значимые результаты. Например: качество обслуживания клиентов, повышение мотивации и вовлеченности сотрудников, аналитика данных, облачные решения.
Многим компаниям помогут повысить рентабельность простые технологии, которые освободят вас и персонал от рутинных задач. Очень сложные технологические решения могут, наоборот, плохо повлиять на бизнес — вызвать хаос и трату времени на понимание.
Сконцентрируйтесь на том, как цифровая трансформация может помочь вам упростить и удешевить процессы.
3. Адаптируйте персонал. Процесс включает обучение, тренинги и подготовку работников к абсолютно новой форме работы. В процессе цифровизации важно, чтобы руководитель разделял свою видение цифрового будущего компании с сотрудниками. Насколько коллектив будет увлечен процессом, в первую очередь будет зависеть от увлеченности и веры самого руководителя.
✍🏻 Что делать:
Многие люди чувствуют страх перед новыми технологиями и автоматизацией. Согласно исследованиям, 27% владельцев малого и среднего бизнеса назвали сопротивление своей команды переменам главной проблемой при внедрении цифровой трансформации. Объясните своему коллективу, как важны инновации для развития компании.
Например, продемонстрируйте, как онлайн-инструмент поможет им увеличить производительность.Необходимо также развивать цифровую культуру сотрудников. Сегодня для этого есть масса обучающих курсов по цифровой грамотности. Только когда все ключевые лица, ответственные за цифровую трансформацию, будут «говорить на одном языке», получится рост без сопротивления со стороны команды.
4. Оцените технологическую составляющую — новейшие технологии и ПО. Необходимо проанализировать предложения на рынке цифровых решений и выбрать подходящие для конкретной отрасли. Не нужно «изобретать велосипед», если только у вас не узкоспециализированная ниша.
✍🏻 Что делать:
Множество приложений, платформенных решений уже придумано до вас. Не тратьтесь на разработку собственных продуктов. Возьмите подходящие из имеющихся предложений и потратьте лучше время и ресурсы на качественное внедрение, контроль и анализ нововведений
Малые и средние предприятия сталкиваются с уникальными проблемами и нуждаются в иной ИТ-стратегии, нежели более крупные организации. Ищите партнеров, которые специализируются именно на малом бизнесе.
Поставщик услуг должен найти для вас бюджетные решения, которые будут корректно работать с вашей инфраструктурой и принесут наибольшую выгоду.
Как можно увидеть, процесс вывода бизнеса на новый уровень — достаточно трудоемкий процесс, который требует внимательности, ресурсов и настойчивости. Но, преимущества, которые мы получаем в итоге, оправдывают любые затраты. Без движения вперед, гибкости в решениях и конкурентоспособности — банкротство лишь вопрос времени.
Нас больше 10 000 — присоединяйтесь!
Бесплатные мероприятия для предпринимателей и полезные материалы в нашем Telegram-канале!
Подписаться на телеграм-канал
Понятие цифровой трансформации
С цифровой трансформацией в бизнесе дело обстоит несколько глубже. Одним вводом технических решений процесс не ограничивается. При переходе на новый технологический уровень все процессы подлежат пересмотру. Полностью должна быть перестроена бизнес-структура, работа с персоналом, стратегии по развитию и управления всеми процессами.
Такие перемены всегда приводят к еще более масштабным изменениям: открытие новых сервисов, переход в новые сферы или открытие новых ответвлений от основного поля деятельности.
Более того, это развивает в современном потребителе привычку моментально получать ответ, услугу или товар. Следовательно, бизнес-среда не может игнорировать данные изменения и вынуждена идти в ногу со временем, чтобы удовлетворять запросы потребителя и быть конкурентоспособной.
Цифровая трансформация затрагивает компанию полностью, со всеми подразделениями. Предполагает масштабный процесс внедрения IT-технологий и, как следствие, создание новых или изменение имеющихся бизнес-процессов компании, формирование цифровой культуры у ее сотрудников, взаимодействие компании с клиентами в соответствии с требованиями бизнеса и рынка.
Признаки цифровой трансформации:
Резкое снижение транзакционных издержек за счет платформ — появление новых моделей деятельности.
Соединение возможностей технологий и традиционной сферы деятельности организации приводит к появлению новых продуктов и процессов с принципиально иными качествами.
💼 Пример
На молокозаводе внедрили новую пропускную систему. Теперь сотрудникам не нужно расписываться в журнале и проставлять там время, когда они пришли или ушли. Вместо них это автоматически делает система. Данные она получает благодаря электронным меткам, вшитым в форму работников.
Плюсы и минусы цифровой трансформации
К преимуществам ЦТ относятся:
Получить товары или услуги просто. Процесс точен.
Рабочие процессы и задачи ясны и автоматизированы.
Влияние человеческого фактора на бизнес-процессы сведено к минимуму.
Бумажные носители не используются.
Расходы на рабочую силу снижены.
Данных много, и их анализируют, чтобы использовать результаты при принятии управленческих решений.
Среди недостатков ЦТ:
Цифровая зависимость.
Угрозы информационной безопасности.
Зависимость от технических сбоев.
Преобладание машин над людьми.
Серьезные вложения на старте.
Выводы
Процесс развития бизнеса всегда сопровождается определенными рисками и сложностями, особенно такой масштабный, как переход к полностью цифровым технологиям. Будущее за технологиями и из этого следует, что для бизнеса цифровая трансформация — это необходимость.
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайн