Делегирование — процесс сложный, но обязательный, если вы дорожите своим временем и силами, а также хотите, чтобы ваш бизнес развивался и рос.
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Большинство начинающих предпринимателей сталкиваются с тем, что не умеют делегировать, боятся передавать важные задачи кому-либо, и взваливают все дела на себя. Часто именно в этом и заключается проблема роста бизнеса, когда вы хотите зарабатывать больше, но у вас не получается.
Подход «Хочешь сделать хорошо — сделай сам» обречен на провал — один никогда не сможет сделать то, что с легкостью исполнит команда, в которой задачи и ответственность распределены между ее членами.
Проблемы с делегированием есть не только у начинающих: часто опытные предприниматели сталкиваются с просроченными дедлайнами, невыполненными задачами или неудовлетворительным результатом сотрудников. И в большинстве случаев виноваты в этом далеко не сотрудники, а сам предприниматель, так как его навык делегирования оставляет желать лучшего.
В этой статье мы собрали советы и лайфхаки по делегированию от предпринимателей и руководителей. Если вы хотите улучшить свой навык делегирования, для вас мы разработали специальное руководство с шаблонами, таблицами и чек-листами.
Лайфхаки и советы по эффективному делегированию
Татьяна Зайцева, партнер и директор по развитию lifestyle-проектов коммуникационного агентства PR Perfect
Делегировать задачи лучше с утра после планирования своего дня или недели. Так будет ясно, сколько и какие задачи остаются только на вас.
Делегировать нужно быстро. Если вы долго раздумываете, кому отдать горящий проект ― вы теряете время. Если в голове сразу не складывается стратегия, кто за что будет отвечать, то либо вы не умеете делегировать, либо среди сотрудников сейчас нет человека, способного выполнить эту задачу, кроме вас.
Всегда давайте сотрудникам понять, что у них есть тыл в виде руководителя и они могут обращаться к вам за советами и с вопросами. Не отказывайте в консультации. Так возрастают шансы, что вы получите нужный результат.
Юлия Кочаровская, руководитель юридической фирмы «КОДЕСТ»
Главный лайфхак делегирования, оно же и главное правило, это найм грамотных сотрудников. Без уверенности в квалификации и личных качествах специалиста, никакие CRM-системы не помогут. Хотя CRM-системы являются хорошим дополнением для отслеживания статуса выполнения задачи в любой момент.
Андраш Густи, основатель книжного клуба на английском языке Chimp&Sparrow
Если при постановке задачи нужно что-то объяснять, делайте так, чтобы это пригодилось другим сотрудникам в будущем. Пример: когда приходит новый сотрудник, то он, конечно, приходит уже на готовые инструкции, но в процессе у него возникают вопросы. Наставник (более старший сотрудник) обязан отвечать на все вопросы, но отвечать можно только с помощью дописывания инструкций. Например, новичок пишет вопрос в чат, а наставник дописывает инструкцию и в ответ скидывает ссылку на нее с цитатой, что именно было дополнено.
Культивируйте ответственность. У нас сотрудникам разрешено принимать любые решения в течение дня самостоятельно, но в конце дня нужно обязательно описать, какие внештатные решения были приняты и почему именно такие. Это культивирует самостоятельное мышление, а также помогает детализировать процессы. Если решение привело к ошибке, то это отличный материал для улучшения процессов.
Делегируйте по максимуму. Я делегирую в том числе и «думать за меня». Мы с помощницей в начале квартала обсуждаем мои цели. Она премируется (очень существенно) за мое достижение целей. Соответственно, в ее интересах делать все возможное, чтобы помочь мне достичь их. А это может быть все что угодно: от вовремя организованного сеанса массажа, чтобы расслабиться и набраться сил, до поиска оптимальных предложений по подрядчикам.
Брехач Родион, СЕО группы образовательных компании «Каменный город»
Три коротких лайфхака:
Отдавайте сотрудника те задачи, которые им нравится выполнять (но не забывайте о нагрузке и возможностях).
Спросите три раза по-разному у сотрудника «Как ты понял задачу и будущий результат?»
Раздавайте задачи при всех — это порождает здоровую конкуренцию.
Ольга Гриценко, руководитель проекта managenarium.ru
Я раз в полгода считаю среднюю стоимость своего времени. Каждые 15 минут записываю, чем была занята, вечером пишу, сколько стоит эта работа на рынке труда и высчитываю среднюю стоимость. Иногда приходится делать неприятный, вывод, что занимаюсь «дешевыми» задачами. Тогда смотрю, кому в команде могу делегировать эти задачи. Иногда для этого требуется обучение, а иногда даже учить не надо — человек справится и будет рад, что для него эта задача «на вырост».
Материал для скачивания
Узнайте, как рассчитать стоимость своего часа, и начните делегировать
Скачать руководство
Владимир Севрук, владелец компании «Информатика и сервис»
Главное правило – нет задачи в программе, нечего выполнять. Если руководитель не поставил задачу сам или не проконтролировал постановку задачу сотрудником в каком-либо сервисе, CRM или таск-менеджере — сотрудник не виноват.
Я лично часто ставлю так называемые «красные» задачи сразу с просроченным сроком исполнения. Это помогает мне работать по длительным и при этом супер-важным задачам, которые требуют моего постоянного внимания или участия, и всегда видеть их перед глазами как «невыполненные».
Правила делегирования
Татьяна Зайцева, партнер и директор по развитию lifestyle-проектов коммуникационного агентства PR Perfect
Не делегируйте тому, за кем нужно все переделывать. Если с третьего раза человек не научился, значит это не его. Разделяйте задачу на мелкие подзадачи и отдавайте тот кусок, с которым человек справится 100%.
Не делегируйте то, за что ответственны и в чем компетентны только вы. Например, если в команде вы отвечаете за стратегию в единственном лице, не ждите, что ассистент справится с этой задачей.
Владимир Буйвидис, руководитель группы компаний BM Group «Фабрика инноваций»
У задачи должен быть один исполнитель который отчитывается перед вами и отвечает за результат. Можно сформировать команду на проект, но ответственный должен быть только один.
Владимир Севрук, владелец компании «Информатика и сервис»
Задача должна ставиться письменно, обязательно в повелительном наклонении и с указанием конечной цели выполнения уже в названии задачи. Например: «Подготовить договор и счет на абонентское обслуживание с клиентом ИП Петров, отправить клиенту».
В самой задаче должно быть подробно расписан алгоритм выполнения — либо в виде чек-листа, либо в виде подробной пошаговой инструкции. Даже если сотрудник опытный и уже выполняет эту задачу не в первый раз, наличие подробного описание снимает ответственность с руководителя за неправильную или неполную постановку задачу.
Алексей Комиссаров, предприниматель, основатель маркетингового агентства DVIGA, Школы личной эффективности Sprut-in-Suit
На Западе есть термин «туалетное делегирование». Это когда задача ставится мимоходом: в коридоре, на кухне, возле туалета. Как поставите задачу, такой результат и получите. Даже если будет казаться, что виноват сотрудник. Используйте онлайн-инструменты: канбан-доски и общие планировщики, заметки, мессенджеры и почту, в крайнем случае, но все в электронном виде.
Материал для скачивания
Создайте систему делегирования с помощью практического руководства «Как начать делегировать»
Скачать