Раньше интернет-магазины не задумывались о кассах — подключали оплату на сайте и получали деньги от клиентов онлайн. Из-за неопределенности в законе налоговая закрывала глаза на то, что покупателям не выдают чеки.
Новый закон расставил все по местам. Теперь известно точно: если клиент платит через интернет и не встречается с продавцом, нужно выдать ему чек. Значит, без кассы не обойтись. В этом уроке расскажем, как интернет-магазинам соблюдать требования закона и когда можно обойтись без кассы.
Урок пригодится не только интернет-магазинам, а всем тем, кто работает удаленно и не встречается с клиентом — редакторам, юристам, маркетологам, разработчикам. Но чтобы не перечислять всех каждый раз, будем писать про интернет-магазины.
Онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО
Оплата на сайте: картой или электронными деньгами
Для покупателя это удобно: он оформляет заказ на сайте, указывает реквизиты карты, код из СМС — и оплата прошла. Если клиент не найдет такого способа покупки, то расстроится и может уйти к конкурентам. Поэтому все больше интернет-магазинов подключают оплату онлайн.
С вашей стороны процесс выглядит так: клиент платит на сайте, затем банк или платежный сервис удерживает примерно 2−5% комиссии, вы получаете остаток на расчетный счет.
Как подключить оплату на сайте?
Оформите договор интернет-эквайринга с банком или подключитесь к платежному сервису — Яндекс. Кассе, Робокассе, PayPal и другим.
В чем разница между банком и платежным сервисом:
Банк настроит вам только оплату картой, а платежный сервис предложит несколько способов. Например, Яндекс. Касса дает возможность оплатить картой, электронными деньгами, в интернет-банке по выставленному счету или с баланса мобильного телефона.
Комиссия платежных сервисов чуть выше, чем у банков.
Что с кассой?
Касса нужна: она пробьет чек и отправит его на электронную почту клиента.
Многие онлайн-кассы уже умеют интегрироваться с платежными сервисами, поэтому вы сможете автоматизировать процесс. Как только поступит подтверждение оплаты, касса оформит чек и отправит покупателю. Вы даже не заметите.
Когда пора покупать кассу?
Тем, у кого платежная система встроена в сайт, нужно было перейти с 1 июля 2018 года. С 1 июля 2019 года касса нужна тем, кто принимает оплату дистанционно по платежным поручениям, через онлайн-банк или банкомат.
Касса для интернет-магазина для ИП
Лучше найти кассу, которая умеет интегрироваться с вашим сайтом или платежным сервисом. Иначе придется нанять отдельного сотрудника, который будет круглосуточно сидеть рядом с кассой и печатать чеки.
Вот несколько вариантов:
Модулькасса. Интегрируется с Яндекс. Кассой, Монетой.ру, Робокассой и Вебмани. Можно настроить связь кассы с сайтом по открытому API, но это будет сложнее. Кассу можно купить или взять в аренду и платить помесячно. Арендовать удобно, если у вас сезонный бизнес или вы пока не уверены, что дела пойдут хорошо. При аренде придется купить только фискальный накопитель — он должен быть вашим собственным.
Атол Онлайн. Особенность кассы в том, что она стоит не у вас дома или в офисе, а в центре обработки данных Атола. Вы покупаете фискальный накопитель, а кассу берете в аренду — она подключается к вашему сайту и высылает чеки клиентам. Эта касса интегрируется с десятком сервисов — с системами управления сайтом, платежными сервисами и банками.
Оплата курьеру при встрече
Курьер — ваш сотрудник
Раньше применять кассу нужно было в месте расчета с покупателем. Курьер передавал покупателю товар и получал за него деньги. В этот момент курьер должен был пробить чек на кассе и выдать его покупателю. Каждому курьеру требовалось по кассе.
С 1 июля 2019 года для некоторых видов бизнеса правила изменились. Сейчас достаточно одной онлайн-кассы в офисе. Чек можно передать клиенту по электронной почте или через QR-код на экране телефона или планшета. Одной кассой можно обойтись, если занимаетесь:
Разносной торговлей;
Дистанционнной продажей товаров;
Выполняете работы или оказываете услуги, включая автозаправки и автомойки, когда оплата проходит не через кассира.
Если у вас другой бизнес, дайте курьеру кассу, которая пробивает чеки по правилам 54-ФЗ и передает их онлайн в налоговую. Есть переносные кассы, которые подключаются к интернету через сим-карту. В такой кассе нет проводов, она влезет в рюкзак, поэтому курьеру легко брать ее с собой.
Для курьерских касс важны вес, размеры и время работы без подзарядки.
Какую кассу выбрать?
MSPOS-K от Контур.Маркета — весит 500 граммов и помещается в руку. Можно вставить симку с 3G интернетом, работает до 48 часов без подзарядки. Новая версия кассы принимает оплату безналом.
Эвотор чуть легче — 400 граммов, но аккумулятор слабее, хватит до 12 часов.
Модулькасса — 24 часа работы без подзарядки. Можно купить или взять в аренду.
Курьер — сотрудник службы доставки
Вы можете обратиться в службу курьерской доставки и заключить с ней агентский договор на доставку товара и получение денег от покупателя.
В этой ситуации курьерская компания должна выдать чек вместо вас. Но не все так просто. Внимательно читайте договор: нужно, чтобы он был агентским с условием о том, что служба доставки как ваш агент обеспечит прием платежей в соответствии с требованиями 54-ФЗ. Если окажется, что такого пункта в договоре нет и курьер не выдаст чек вашему клиенту, ответственность ложится на вас.
Часто курьерские компании заключают обычный договор оказания услуг, в котором ничего не сказано о том, что они берут на себя обязанность принять оплату.
Совет: чтобы узнать, как работает курьерская фирма, позвоните им и спросите, принимают ли они платежи по 54-ФЗ. Убедитесь, что у каждого курьера есть с собой касса, которая подключена к интернету и передает чеки в налоговую. Если фирма подтвердила, что соблюдает закон, попросите образец договора, который оформляют с клиентами. Обычно этот договор можно найти на сайте компании.
На что обратить внимание:
Договор — агентский. Участники договора — принципал (это вы) и агент (курьерская фирма).
Одним из пунктов в предмете договора будет прием платежей от физических лиц.
Пример подходящей формулировки в договоре: Платежный агент от имени и за счет Принципала должен обеспечивать деятельность по приему платежей физических лиц в соответствии с действующим законодательством и настоящим договором. Деятельность по приему платежей физических лиц будет подразумевать прием платежей физических лиц платежным агентом и последующее перечисление суммы принятых платежей принципалу.
В переводе на русский это значит, что служба доставки получает оплату от ваших клиентов-физиков и соблюдает закон. Полученные деньги перечисляет на ваш счет.
Договор в примере — с Pickpoint. Они работают как постаматы и пункты выдачи. Вы передаете товар, который должен получить покупатель — можете отдать товар курьеру компании или сами отвезти в центр приема. Pickpoint доставит товар до точки, которую выбрал покупатель, а он заберет покупку из постамата или пункта выдачи и оплатит на месте. Чек оформляет Pickpoint.
Вот еще Topdelivery — пишут у себя на сайте, что выдают чеки и соблюдают 54-ФЗ. Но нужно попросить у них договор, чтобы убедиться.
Оплата по платежке в банке или через интернет-банк
Вы даете клиенту квитанцию со своими реквизитами, он идет в банк и переводит вам деньги. Или платит вам через интернет-банк — например, через Сбербанк Онлайн. Для покупателя это довольно неудобный способ оплаты, поэтому редко используется магазинами.
Что с кассой?
Касса нужна, если вы получаете оплату от физлица. Если от ИП или ООО — не нужна.
Как выдать чек при получении оплаты от физика:
отправить электронный чек на e-mail покупателя до передачи товара, начала выполнения работы или оказания услуги
отправить ссылку в СМС-сообщении
предложить считать QR-код с планшета или телефона
передать бумажный чек вместе с товаром
передать бумажный чек при первой встрече с покупателем, если он платит за работу или услуги
Кассовый чек нужно пробить до конца следующего за расчетом рабочего дня или в момент передачи товара, начала выполнения работы или услуги. Зависит от того, какой момент наступил раньше.
Когда нужна касса? Если платят через мобильный банк или переводят деньги через банк по квитанции — с 1 июля 2019 года.
Наложенным платежом на почте
Это работает так: покупатель делает заказ, вы отправляете его почтой, покупатель оплачивает товар почтовому работнику, а почта переводит деньги на ваш расчетный счет. Есть ограничения по сумме наложенного платежа. Для посылок — 50 тысяч рублей.
Недостаток в том, что покупатель может не забрать посылку с почты и не заплатить. Тогда посылка вернется к вам, а вы зря потратите деньги на доставку.
Цену посылки можно посчитать на сайте почты РФ.
Что с кассой?
Касса не нужна, потому что по разъяснениям Минфина почта — платежный агент и сама выдаст чек.