Эксперты компании «Консультант Плюс» — о том, кто должен применять, а кто вправе отказаться от ККТ, как зарегистрировать кассу и что делать предпринимателю, чтобы получить налоговый вычет.
Разработчик справочной правовой системы КонсультантПлюс
Кто должен использовать онлайн-кассу
Применять ККТ (контрольно-кассовую технику) обязаны организации и предприниматели, которые осуществляют расчеты наличными или в безналичном порядке. Всем, кто не использует онлайн-кассу, грозит штраф:
для ИП или руководителя компании — от 1/4 до 1/2 суммы расчетов без применения кассы (но не менее 10 тысяч рублей)
для компании — от 3/4 до полного размера суммы расчетов без применения кассы (но не менее 30 тысяч рублей, согласно ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ)
Согласно ст. 4.1.1 КоАП РФ, штраф для субъектов малого и среднего предпринимательства и их работников заменяется предупреждением, если нарушение зафиксировали впервые. Эксперты «Консультант Плюс» советуют: если вы поняли, что нарушили закон, но налоговики еще не предъявили претензии, следует пробить чеки коррекции и в течение трех рабочих дней сообщить налоговикам о расчетах без кассы. Отправить сообщение нужно в кабинете ККТ на сайте ФНС.
Кто освобожден от использования ККТ
От использования ККТ освобождены ИП на ПСН в отношении некоторых видов предпринимательской деятельности, например, при сдаче в аренду жилья. Важное условие — они должны выдавать покупателю документ, подтверждающий факт расчета.
ККТ также не используют ИП, применяющие спецрежим «Налог на профессиональный доход», в отношении доходов, облагаемых этим налогом.
Вправе не применять ККТ организации и ИП с учетом специфики своей деятельности или особенностей своего местонахождения, осуществляющие виды деятельности, указанные в п. 2 ст. 2 Закона о ККТ.
ИП без работников, с которыми заключены трудовые договоры, могут продавать товары собственного производства, выполнять работы, оказывать услуги без ККТ до 1 июля 2021 года.
Нужно ли применять ККТ при работе с физлицом
1. Если вы перечисляете деньги физлицу. Онлайн-кассу можно не применять, когда:
вы совершаете оплату полностью по договору гражданско-правового характера или по договору аренды (исключение: если вы приобретаете товар для последующей перепродажи)
вы выдаете сотрудникам зарплату, материальную помощь, деньги под отчет
2. Если вы принимаете деньги за товары, работы или услуги от физлица на расчетный счет. Если деньги поступили на ваш расчетный счет, вам нужно оформить чек.
При удаленной оплате есть три варианта передачи чека (согласно п. 5.3 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):
если покупатель или заказчик оставил номер телефона/адрес электронной почты — отправьте ему электронный чек
нет контактов покупателя товара — выдайте бумажный чек при передаче товара
нет контактов заказчика работ или услуг — выдайте бумажный чек при первом взаимодействии с клиентом
Пробить чек нужно до передачи товара, но не позже следующего рабочего дня после приема платежа.
Как начать работать с онлайн-кассой
1. Подберите фискальный накопитель (ФН). ФН — это чип внутри кассы для хранения информации об операциях. Через специальную организацию — оператора фискальных данных (ОФД) — эта информация поступает в налоговую.
Главное — понять, на какой срок брать ФН. Ознакомиться с вариантами можно на сайте налоговой, где представлены накопители на 13, 15, 18 и 36 месяцев. По общему правилу нужно выбирать ФН со сроком 36 месяцев. ФН на 13, 15 или 18 месяцев подойдет, если вы:
занимаетесь сезонной или временной работой
являетесь платежным агентом или субагентом
совмещаете спецрежим с ОСН
продаете подакцизные товары
применяете ОСН
работаете на территории без доступа к Интернету и применяете офлайн-ККТ
Если вы ошибетесь с выбором ФН, то, согласно ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ, вам грозит предупреждение или штраф: от 5 до 10 тысяч рублей для компании и от 1,5 до 3 тысяч рублей — для ИП и руководителя организации. Для субъектов малого и среднего предпринимательства и их работников за первое нарушение штраф заменяется на предупреждение (ст. 4.1.1 КоАП РФ).
2. Купите оборудование. На рынке вы найдете множество вариантов онлайн-касс, которые адаптированы под различные виды и условия бизнеса: стационарные, портативные, автоматизированные кассы для интернет-магазинов и т.д.
Вы можете купить кассу сразу с ФН либо докупить его отдельно. Если вы владеете интернет-магазином, можете не покупать кассу, а арендовать ее и подключить дистанционно. Если продажи проходят в основном по кассе, стоит подумать о ее интеграции с вашей учетной системой.
3. Получите квалифицированную электронную подпись. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы подписать заявление на регистрацию кассы в кабинете ККТ на сайте ФНС. Если у вас уже есть электронная подпись, которой вы заверяете отчетность для налоговой и фондов, этот шаг можно пропустить.
4. Заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД). ОФД — это организация, которая будет принимать, обрабатывать, хранить и передавать налоговикам информацию об операциях через онлайн-кассу. Список операторов можно найти на сайте ФНС.
5. Зарегистрируйте кассу. Заполните и отправьте заявление на регистрацию в кабинете ККТ на сайте ФНС или через ОФД. Вы также можете отдать его в печатном виде, но это менее удобный вариант. В ответ инспекция присвоит вашей кассе номер. После этого у вас будет один рабочий день на то, чтобы ввести его в ФН, распечатать и передать налоговикам отчет о регистрации. В результате вы получите карточку, данные из которой нужно указать в личном кабинете на сайте ОФД.
Закрепим
Применять онлайн-кассу обязаны организации и предприниматели, которые осуществляют расчеты наличными или в безналичном порядке.
Штраф за неиспользование ККТ: для ИП или руководителя компании — от 1/4 до 1/2 суммы расчетов, для компании — от 3/4 до полного размера суммы расчетов.
Штраф за неиспользование ККТ для субъектов малого и среднего предпринимательства заменяется на предупреждение, если нарушение зафиксировали впервые.
В ситуации с выдачей средств физлицу ККТ можно не применять, если это: оплата по договору гражданско-правового характера или по договору аренды, зарплата/материальная помощь/деньги под отчет.
При удаленной оплате можете направить клиенту электронный чек по почте или выдать бумажный чек при передаче товара.
Чтобы начать работать с онлайн-кассой, нужно: подобрать фискальный накопитель, купить оборудование, получит электронную подпись, заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу.
