Бизнес-ассистент — личный помощник руководителя компании. Это не секретарь и не офис-менеджер, хороший ассистент организует ваше время так, что вы не будете никуда опаздывать, запланирует поездки, возьмет на себя все формальности и рутину. Вы будете тратить время только на стратегически важные задачи.
Агентство обучения и подбора ассистентов
Зачем нужен ассистент
Личный ассистент выполняет разные рутинные и часто повторяющиеся задачи руководителя.
Делегируйте ему все, с чем он сможет справиться:
Ведение социальных сетей (Facebook, Вконтакте, Instagram), выгрузку видео на YouTube
Написание небольших постов
Фиксирование финансов в проекте
Поиск, анализ и организацию информации
Клиентскую поддержку
Поиск и найм сотрудников
Поиск фрилансеров: копирайтеров, дизайнеров, таргетологов
Ведение календаря
Назначение встреч
Поиск информации
Проверку почты
Наполнение сайта новым контентом
Email-рассылку
Бронь билетов и отелей
Контакты с клиентами
Мониторинг состояния проекта, организацию процесса в команде
Обязанности ассистентов могут быть разными, но основная функция такого сотрудника одна: разгрузить руководителя, взять на себя рутинные задачи и организационные моменты.
Как передавать пароли
Ассистенту будет нужен доступ к вашим соцсетям, электронной почте, сервисам и даже к банковской карте. Полностью доверять сотруднику нестоит, для информационной безопасности и вашего спокойствия, соблюдайте меры предосторожности:
Попросите ассистента создать бесплатный аккаунт в менеджере паролей LastPass и пригласить вас в этот аккаунт. У сотрудника будет доступ к вашим паролям, но вы в любой момент вы сможете его ограничить.
Ставьте двойную авторизацию по телефону на всех сервисах, где это возможно.
В качестве телефона можно использовать бесплатный номер Google Voice, тогда все коды подтверждения будут приходить на ваш компьютер.
Заведите виртуальную кредитную карту и пополняйте ее по мере необходимости. Такие карты выпускают некоторые банки, еще ее можно оформить на специальных сервисах вроде Privacy.com.
Где найти ассистента
Система такая же, как с другими сотрудниками: пишем привлекательный текст вакансии и размещаем информацию на сайтах-агрегаторах. Подойдут Headhunter, SuperJob и Upwork.
Нужно быть готовым к тому, что придется созваниваться с кандидатами и рассказывать о вакансии и задачах. На телефонном интервью важно понять, сможет ли он быстро учиться новому. Если имеет значение знание иностранного языка, протестировать его. Постарайтесь перед звонком узнать бэкграунд ассистента и понять, какие вопросы ему стоит задать. Если интервью прошло удачно, отправьте тестовое задание и посмотрите на навыки кандидата.
Закрепим
Посчитайте, сколько времени за день вы тратите на операционные задачи: проверить почту, выложить пост в соцсети, договориться о встрече, забронировать билеты, занести показатели в финансовую отчетность. Если простые задачи занимают почти весь день, вы неэффективно используйте свои ресурсы. Подумайте о том, чтобы нанять ассистента: он разгрузит вас, и вы сможете грамотно инвестировать свое время.
Составьте список задач, которые занимают больше всего времени и которые можно легко делегировать.
Составьте привлекательный текст, выложите вакансию на Headhunter, SuperJob и Upwork.
Подберите сотрудника, который обладает нужными навыками и быстро учится.
Не забывайте про информационную безопасность: не передавайте ассистенту пароли от своих соцсетей и банковских карт.