Зачем вам личный ассистент и где его найти
Статья

Зачем вам личный ассистент и где его найти

Поделитесь этим материалом с друзьями


Аудиоверсия этой статьи

Бизнес-ассистент — личный помощник руководителя компании. Это не секретарь и не офис-менеджер, хороший ассистент организует ваше время так, что вы не будете никуда опаздывать, запланирует поездки, возьмет на себя все формальности и рутину. Вы будете тратить время только на стратегически важные задачи.


Агентство обучения и подбора ассистентов

Зачем нужен ассистент

Личный ассистент выполняет разные рутинные и часто повторяющиеся задачи руководителя.

Делегируйте ему все, с чем он сможет справиться:

  • Ведение социальных сетей (Facebook, Вконтакте, Instagram), выгрузку видео на YouTube

  • Написание небольших постов

  • Фиксирование финансов в проекте

  • Поиск, анализ и организацию информации

  • Клиентскую поддержку

  • Поиск и найм сотрудников

  • Поиск фрилансеров: копирайтеров, дизайнеров, таргетологов

  • Ведение календаря

  • Назначение встреч

  • Поиск информации

  • Проверку почты

  • Наполнение сайта новым контентом

  • Email-рассылку

  • Бронь билетов и отелей

  • Контакты с клиентами

  • Мониторинг состояния проекта, организацию процесса в команде

Обязанности ассистентов могут быть разными, но основная функция такого сотрудника одна: разгрузить руководителя, взять на себя рутинные задачи и организационные моменты.

Как передавать пароли

Ассистенту будет нужен доступ к вашим соцсетям, электронной почте, сервисам и даже к банковской карте. Полностью доверять сотруднику нестоит, для информационной безопасности и вашего спокойствия, соблюдайте меры предосторожности:

  • Попросите ассистента создать бесплатный аккаунт в менеджере паролей LastPass и пригласить вас в этот аккаунт. У сотрудника будет доступ к вашим паролям, но вы в любой момент вы сможете его ограничить.

  • Ставьте двойную авторизацию по телефону на всех сервисах, где это возможно.

  • В качестве телефона можно использовать бесплатный номер Google Voice, тогда все коды подтверждения будут приходить на ваш компьютер.

  • Заведите виртуальную кредитную карту и пополняйте ее по мере необходимости. Такие карты выпускают некоторые банки, еще ее можно оформить на специальных сервисах вроде Privacy.com.

Где найти ассистента

Система такая же, как с другими сотрудниками: пишем привлекательный текст вакансии и размещаем информацию на сайтах-агрегаторах. Подойдут Headhunter, SuperJob и Upwork.

Нужно быть готовым к тому, что придется созваниваться с кандидатами и рассказывать о вакансии и задачах. На телефонном интервью важно понять, сможет ли он быстро учиться новому. Если имеет значение знание иностранного языка, протестировать его. Постарайтесь перед звонком узнать бэкграунд ассистента и понять, какие вопросы ему стоит задать. Если интервью прошло удачно, отправьте тестовое задание и посмотрите на навыки кандидата.

Закрепим

Посчитайте, сколько времени за день вы тратите на операционные задачи: проверить почту, выложить пост в соцсети, договориться о встрече, забронировать билеты, занести показатели в финансовую отчетность. Если простые задачи занимают почти весь день, вы неэффективно используйте свои ресурсы. Подумайте о том, чтобы нанять ассистента: он разгрузит вас, и вы сможете грамотно инвестировать свое время.

  • Составьте список задач, которые занимают больше всего времени и которые можно легко делегировать.

  • Составьте привлекательный текст, выложите вакансию на Headhunter, SuperJob и Upwork.

  • Подберите сотрудника, который обладает нужными навыками и быстро учится.

  • Не забывайте про информационную безопасность: не передавайте ассистенту пароли от своих соцсетей и банковских карт.

Поделиться

Оценить

4.5 балла

Комментарии

Зарегистрируйтесь или войдите, чтобы оставлять комментарии


АЕ
Конечно для меня сейчас это высоко. Но, согласен полностью. Понравилась идея про пароли
ТГ
Благодарю Вас!
Попробуйте внедрить несколько инструментов, потом поделитесь как вам на практике.