Чтобы у компании не возникало просроченной дебиторской задолженности, установите для контрагентов испытательный срок, определите лимиты расчетов, измените ценовую политику с учетом рассрочки. Если же контрагент все равно не платит, то воспользуйтесь одним из трех способов взыскания долга без суда.
Долги по дебиторке остаются одной из основных проблем компаний, хотя описано много способов взыскания денег с партнера. Нередко бывает, что решение оказывается простым, нужно лишь обратить внимание на определенные нюансы. Опишу для примера некоторые из них.
Юрист, член Палаты налоговых консультантов г. Москвы
Установите испытательный срок
С новым партнером работайте на условиях полной предоплаты или по факту отгрузки хотя бы в течение трех–шести месяцев. Если за этот период он зарекомендует себя положительно, можно давать отсрочку. Важно, чтобы суммы сделок не отличались друг от друга на порядок. То есть чтобы не было ситуаций, когда клиент оплатил партию товара на 50 тыс. руб., а с отсрочкой получает товары на 300 тыс. руб. Рекомендуется проверять контрагентов — запрашивать у них определенный набор документов. В частности, данные о регистрации компании, информацию об учредителях и руководящем персонале, данные бухгалтерской отчетности и др. Также стоит проверить контрагента на сайте ФНС России.
Закрепите за должником определенного сотрудника
Этот сотрудник будет персонально отвечать за работу с контрагентом. Например, за менеджером по сбыту можно закрепить должников, которые по каким-то причинам не заплатили за полученный товар. Конечно, это может вызвать недовольство персонала, особенно в ситуации, когда дебиторская задолженность возникла по вине сотрудника, который уже покинул компанию. Чтобы избежать негативного отношения, а также чтобы члены рабочей группы не относились к своим обязанностям с прохладцей, имеет смысл премировать сотрудников, которые добились возврата долга (выплачивайте, например, премию в размере определенного процента от взысканного долга).
Вмените в обязанность менеджерам по продажам контролировать поступление оплаты от клиента. Многие из них считают, что главное — подписать договор и отгрузить товар. Однако этого недостаточно. Вознаграждение продавца должно зависеть от количества реально поступивших в компанию денег.
Регулярно звоните контрагенту
Уточните, какому сотруднику фирмы-партнера поручено заниматься вашей компанией. Если вы знаете конкретного исполнителя, то будет легче узнавать о судьбе писем или претензий. Если такого сотрудника нет, то звоните директору или главбуху. Назойливые звонки очень отвлекают от работы. Не исключено, что через несколько дней главбух и директор попросту перестанут на них реагировать, — тогда всю информацию передавайте секретарю. Ваша задача — напоминать о себе постоянно. Главное — ведите разговоры безупречно вежливо. Не накидывайтесь на собеседника с обвинениями — лучше пожелайте ему доброго дня и сообщите: вы с самого утра хотите напомнить об оплате, чтобы в компании об этом снова не забыли.
Вполне возможно, что оплата не была произведена по техническим причинам: потерялся счет, нужны дополнительные документы. В этом случае лучше продублировать документы и удостовериться, что контрагент их получил.
Наймите юриста
Если число должников велико, оцените, способны ли вы справиться с возросшим объемом работы. Возможно, стоит нанять специалиста, который будет заниматься только взысканием долгов через суд.
Выработайте четкую кредитную политику
Кредитная политика должна учитывать особенности разных групп клиентов (крупных и мелких, новых и проверенных и т. д.). Назначьте для каждого клиента лимит товарного кредита и отсрочки платежа.
Например, предоставлять отсрочку стоит компаниям, которые за последние три–шесть месяцев купили у вас товар в объеме не менее 10% от валового плана продаж за этот же период. Чтобы установить срок отсрочки, определите производственный цикл (период от закупки сырья до продажи готовой продукции). К примеру, если он составляет 60 дней, то максимальный срок отсрочки не может быть дольше 50–55 дней. Если же вы являетесь дилером завода и сами закупаете товар в рассрочку на 30 календарных дней, то минимальный срок должен составлять 7 дней, средний — 14 дней, максимальный — 21 день. Если у вас есть клиенты, закупающие значительный объем продукции, то продумайте для них уникальные условия отсрочки, например с учетом сроков реализации ими товаров.
В таблице показаны возможные критерии и лимиты для предоставления отсрочки.
Таблица. Как оценить контрагентов для предоставления отсрочки платежа
Измените ценовую политику
Когда вы отгружаете товары с отсрочкой, то покупатель получает товарный кредит. Поэтому сообщайте покупателю, что цена в случае отсрочки будет выше. Допустим, вы реализовали товар с отсрочкой платежа в один месяц. Цена при оплате по факту составляет 100 000 рублей. Если вы работаете в кредит, то стоимость вашего долга равна 1 250 руб. в месяц (100 000 руб. × 15%: 12 мес.), где 15% — средняя ставка по кредитам.
Установите алгоритм действий для менеджеров
Например, за два-три дня до планируемой даты оплаты менеджер должен позвонить клиенту и напомнить о том, что нужно погасить долг. Если этого не произойдет, то через пару дней он обязан вновь связаться с заказчиком. Если клиент опять не заплатит, менеджер подключает к процессу начальника отдела продаж. Он связывается с руководством должника и сообщает, что в отношении компании будут применены штрафные санкции и т. д. Если и это не подействует, то необходимо направить письменную претензию.
Претензию лучше оформить на фирменном бланке вашей компании и адресовать генеральному директору компании-дебитора. Укажите:
основания возникновения долга (сообщив дату и номер договора);
сумму долга (оптимально также привести ее подробный расчет);
перечень первичных бухгалтерских документов, подтверждающих задолженность (накладные, акты выполненных работ, акты приема-передачи товара, счета-фактуры, акты сверки);
сроки выполнения требований или ответа на претензию (обычно одна-две недели).
Обязательно включите в текст предупреждение, что, если ваше требование не будет исполнено в срок, вы обратитесь в арбитражный суд.
Три способа заставить должника заплатить
Авторы журнала «Генеральный Директор» рекомендуют прибегать к таким методам.
Способ 1. Письма в госучреждения и другие организации. Можно разослать информационные письма в администрацию города, налоговую инспекцию и банки, которые кредитуют вашего партнера. Сообщите, что заказчик уклоняется от уплаты долгов и, если положенные средства не поступят вам на расчетный счет в течение одной-двух недель, процедуры банкротства должнику не избежать. Узнав о проблемах, банки, скорее всего, откажутся кредитовать дебитора.
Способ 2. Броское оформление ваших счетов. Главный бухгалтер в небольшой организации — второе лицо после директора. Часто именно он определяет приоритетность платежей. Чтобы ваши счета не остались неоплаченными, нужно привлечь внимание главбуха. Например, можно печатать счета на ярко-красной бумаге. Это продемонстрирует, что ситуация экстренная. Кроме того, своим цветом бумага будет выделяться в стопке других.
Способ 3. Личная встреча. Если контрагент не платит, то необходима личная встреча. На встречу стоит позвать юриста и, например, работника коллекторского агентства. Если должник избегает встречи, посетите его офис без предварительной договоренности. Удобно располагайтесь в приемной, пейте кофе, читайте журналы: все равно директор не сможет долго уклоняться от разговора. Главное — не упустить свой шанс и поговорить хотя бы на ходу.