Кассовая дисциплина для ООО

Правила кассовой дисциплины установлены указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Все правила можно поделить на четыре большие группы.

1. Соблюдение лимита кассы.

2. Оформление кассовых документов.

3. Выполнение правил выдачи наличных из кассы.

4. Соблюдения ограничения по наличным расчетам.

Кассовая дисциплина должна соблюдаться всеми ООО, независимо от выбранной системы налогообложения и наличия ККТ.

Лимит кассы – это максимальная сумма денег, которая может храниться в компании на конец рабочего дня. Все деньги сверх лимита необходимо сдавать в банк. Исключение – дни выплаты зарплаты, нерабочие и праздничные дни, если в это время проводились кассовые операции.

Если вы не установите лимит кассы, то это означает, что он равен нулю. Все деньги в кассе в этом случае будут являться сверхлимитными, а за это могут оштрафовать. Для расчета лимита кассы есть две формулы.

1. Лимит устанавливается исходя из поступлений в кассу:

Лимит кассы = Объем поступления наличных : Расчетный период х Интервал рабочих дней между приемом денег и днем сдачи их в банк

2. Лимит устанавливается исходя из расходований денег из кассы:

Лимит кассы = Объем выдачи наличных : Расчетный период х Период времени между днями получения денег в банке

Расчетный период – минимум 1 день, максимум 92 дня.

Выбор способа определяется спецификой деятельности компании. Если ООО регулярно принимает наличность, то целесообразно отталкиваться от поступлений, в противном случае ориентация на расходную составляющую поможет установить числовое значение в более крупном размере. Лимит кассы устанавливается приказом руководителя ООО.

Все операции по кассе проводит сотрудник (кассир), уполномоченный на то приказом приказом руководителя. Данный сотрудник оформляет такие документы.

1. Приходный кассовый ордер (ПКО). Его заполняют при каждом поступлении денег в кассу. В ПКО фиксируется поступление денег из банка, от контрагентов или сотрудников при возврате неизрасходованных средств. Типовая форма КО-1 содержит основную часть и отрывной корешок, заполняемый и выдаваемый при приеме денег от конкретного лица. В качестве приложений используются:

2. Расходный кассовый ордер (РКО). Его оформляют при каждой выдаче денег из кассы. В расходных документах отражается выдача денег на зарплату, командировку или хозяйственные расходы работникам и передача контрагентам. Унифицированная форма КО-2 предполагает внесение данных получателя, идентифицирующих личность при разовой сделке. Приложениями служат:

3. Кассовая книга. Все ПКО и РКО отражаются в кассовой книге в хронологическом порядке. В конце рабочего дня кассир подводит итоги и выводит сумму остатка наличных в кассе.

Чаще всего из кассы предприятия деньги выдают под отчет, например, на командировки, на закупку товаров для нужд ООО и др. Чтобы выдать деньги под отчет, нужно заявление сотрудника или приказ руководителя. В документе нужно указать ФИО сотрудника, номер документа, сумму, на какие нужды, срок выдачи.

По окончании срока, на который были выданы деньги, сотрудник должен составить авансовый отчет. Раньше это нужно было сделать в течение трех дней, сейчас предельный срок устанавливает руководитель ООО. К отчету нужно приложить все подтверждающие документы – чеки, товарные чеки и т.п. Ис­клю­че­ние – аван­со­вые от­че­ты по ито­гам ко­ман­ди­ро­вок. Их, как и пре­жде, надо сдавать в те­че­ние трех ра­бо­чих дней после воз­вра­ще­ния из ко­ман­ди­ров­ки. Это следует из п. 26 Положения к постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Одно из важных правил кассовой дисциплины – соблюдение расчетов наличными. Напомним, что расчеты между юридическими лицами (или юрлицами и ИП) в рамках одного договора не могут превышать 100 000 руб.

За нарушение данного правила предусмотрен административный штраф.

Вступившие в силу изменения с 30 ноября 2020 года упростили кассовую дисциплину: изменился порядок выдачи наличности под отчет, внесли поправки в обязанности кассиров при работе с наличными (указание Центробанка РФ от 05.10.2020 года № 5587-У).

1. Упрощен порядок расчетов с подотчетными лицами:

2. Обновлены правила по приему и выдаче наличности:

3. Отменена необходимость в РКО фиксировать паспортные данные. Теперь кассир сам может решить, какой документ, удостоверяющий личность, указать в РКО.

4. Выплата наличности только из средств, полученных с банковского счета. Это правило касается проведения расчетов ООО между собой, с предпринимателями и физическими лицами за исключением расходования наличных, поступивших:

5. Определены требования к автоматическим устройствам, осуществляющим расчетные операции без привлечения персонала. Конструкция обязана обеспечивать:

Функция проверки соблюдения кассовой дисциплины возложена на сотрудников ФНС. В ходе выездной проверки они вправе проконтролировать: как ведется учет наличных, как оформляются ПКО и РКО, выдаются ли кассовые чеки клиентам.

За нарушение ООО и должностных лиц могут привлечь к административной ответственности по статье 15.1 КоАП РФ:

В отношении субъектов малого предпринимательства штраф может быть заменен предупреждением при условии, что нарушение было совершено впервые и отсутствует ущерб третьим лицам.