Принимая на работу нового сотрудника, нужно запросить у него документы, ознакомить внутренними положениями, заключить трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, внести запись в трудовую книжку. Эксперты компании «Консультант Плюс» составили подробную инструкцию, чтобы вы ничего не забыли.
Разработчик справочной правовой системы КонсультантПлюс
1. Запросить документы
По статье 65 ТК РФ , есть обязательные документы, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу:
паспорт;
трудовую книжку (если у него нет опыта работы — пустую);
свидетельство обязательного пенсионного страхования (если это его первая работа и страхового свидетельства нет — вам нужно будет оформить его);
документы воинского учета (для военнообязанных);
документы об образовании (если специализация соответствует вакансии).
Просто так требовать дополнительные документы вы не имеете права. Но в некоторых случаях это нужно. Например, если сотрудник будет в качестве педагога работать с несовершеннолетними, у него нужно запросить справку об отсутствии судимости.
2. Ознакомить работника с внутренними документами
Перед тем, как заключить трудовой договор, ознакомьте работника с внутренними положениями и правилами, которые имеют непосредственное отношение к его работе. Среди обязательных — правила внутреннего трудового распорядка (скачать образец), правила и инструкции по охране труда, положение об оплате труда и премировании документ о порядке хранения и использования персональных данных работников (скачать образец). Другие каждая компания разрабатывает с учетом действующих у нее правил документооборота. Чтобы зафиксировать, что сотрудник все прочел, можно использовать лист ознакомления — документ, в котором сотрудник подпишется под тем, что прочел и согласен со всеми внутренними документами (скачать образец).
3. Оформить трудовой договор
В статье 57 ТК РФ перечислены все сведения и условия, которые нужно включить в трудовой договор. В большинстве случаев перечень обязательных условий такой:
название и ИНН вашей компании;
Ф.И.О. и паспортные данные работника;
должность, отдел, перечень обязанностей сотрудника;
дата начала работы, сведения об испытательном сроке и сроке договора;
условия труда на рабочем месте, размер зарплаты (оклад, процент, премии надбавки);
режим работы и отдыха, если он отличается от установленного у вас. Если режим работы подробно описан в правилах внутреннего трудового распорядка, дублировать его в трудовом договоре не нужно;
информация о том, что на сотрудника распространяется обязательное социальное страхование.
Составьте договор в двух экземплярах. Один передайте работнику. Тот факт, что он получил свой экземпляр, подтверждается подписью работника на вашем экземпляре.
4. Оформить приказ о приеме на работу
Приказ — это документ, который оформляет трудовые отношения между работником и работодателем после подписания трудового договора. Его содержание приказа должно соответствовать содержанию трудового договора.
Составьте приказ по унифицированной форме N Т-1 (скачать образец). Важно ознакомить работника с приказом под подпись не позднее трех дней с того дня, когда он фактически приступил к работе.
5. Заполнить трудовую книжку
Запись в трудовой книжке (скачать образец заполнения) нужно оставить, если сотрудник будет работать у вас на полной ставке, если это работа по совместительству — заполнять трудовую книжку не нужно. Запись о приеме нужно внести, если сотрудник проработал у вас свыше пяти дней, и не позднее недели со дня издания приказа о приеме на работу.
6. Направить сотрудника на медосмотр
Таких работников немного, все категории перечислены в Трудовом кодексе РФ и других федеральных законах. Например, к ним относятся несовершеннолетние работники, те, кто поступает на работы с вредными условиями труда, в образовательные организации и детские учреждения, в организации общественного питания, торговли.
Медосмотр требуется, чтобы проверить, не навредит ли новая работа здоровью сотрудника, а также чтобы выявить у него возможные заболевания, предупредить их распространение (если ему придется, в частности, контактировать с детьми, иметь дело с пищевыми продуктами).
7. Уведомить бывшего работодателя
Если ваш новый сотрудник в раньше работал в государственных или муниципальных органах, а с момента увольнения еще не прошло двух лет, возможно, вам нужно будет уведомить о его новом месте работы бывшего работодателя.
Правило распространяется на ряд должностей: они собраны в специальном перечне по указу Президента N 557 и в других документах (муниципальных и внутриведомственных). Чтобы уточнить, нужно ли уведомлять о сотруднике бывшего работодателя, вы можете обратиться в ведомство, где сотрудник работал.
Закрепим
Чтобы устроить нового сотрудника на работу в штат, нужно:
Запросить у него документы: паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство, документ об образовании, для мужчин — документы воинского учета.
Ознакомить сотрудника с внутренними документами и дать на подпись лист ознакомления.
Оформить трудовой договор.
Оформить приказ о приеме на работу.
Внести запись в трудовую книжку.
Отправить сотрудника на медосмотр — для компаний, которые занимаются медициной или работают с детьми, при приеме на работу несовершеннолетних или в случае опасных условий труда.
Если сотрудник раньше работал в государственных или муниципальных органах — уточнить, нужно ли уведомить о сотруднике бывшего работодателя.