Онлайн-бухгалтерия — это облачный сервис для ведения учета без привязки к стационарному компьютеру. Все данные хранятся в интернете на серверах оператора. В статье разберем, какие виды интернет-сервисов есть, как выбрать наиболее удобный и выгодный и кому онлайн-бухгалтерия не подходит
Содержание
Что такое онлайн-бухгалтерия
Плюсы онлайн-бухгалтерии
Минусы онлайн-бухгалтерии
Какому бизнесу не подойдет онлайн-бухгалтерия
Виды онлайн-бухгалтерии
Стоимость онлайн-бухгалтерии
Как выбрать онлайн-бухгалтерию для бизнеса
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
🚀 Сервис для быстрого старта бизнеса
Зарегистрируйте бизнес без визита в налоговую и госпошлины — через сервис от Деловой среды
Подать заявку онлайн
ИП или бухгалтер компании регулярно вносят данные по доходам, расходам, работникам в базу онлайн-бухгалтерии. Затем на основе этих данных в ней можно автоматически сформировать и отправить отчеты в налоговую, ПФР и ФСС, рассчитать налоги и взносы.
Кроме сдачи отчетности, в сервисе можно проводить аналитику, например отслеживать объемы продаж, выручки, графики работы сотрудников, рассчитывать отпускные, больничные и прочее.
Работа в онлайн-программе ведется через личный кабинет компании или ИП. Чтобы в него попасть, требуются логин и пароль. Вести учет можно с любого компьютера. Многие операторы онлайн-бухгалтерии предлагают для пользователей мобильные версии.
У облачного решения есть ряд преимуществ.
Не нужно устанавливать на компьютер специальные программы, настраивать и обновлять их. Бланки деклараций, формулы расчетов, информация о новых сроках сдачи актуализируются в онлайн-бухгалтерии автоматически.
Всегда под рукой. Часто в небольшом бизнесе операции теряются, потому что бывает неудобно каждый раз ездить в офис, чтобы внести приход-расход в рабочий компьютер.
💼 Пример
ИП сам занимается доставкой своей продукции — интерьерных украшений. На
заправке часто расплачивается наличными. Учет ведет на компьютере в таблицах
Excel и вносит данные раз в три дня. В итоге информация забывается, документы
теряются, что приводит к занижению расходов и увеличению налога.
При работе с онлайн-бухгалтерией внести данные, просмотреть отчет или рассчитать предварительный налог можно где угодно, например стоя в пробке, со смартфона с выходом в интернет.
Интеграция с расчетным счетом и учетными программами. Такая функция необходима, чтобы данные по движению денег, остаткам материалов автоматически поступали в онлайн-бухгалтерию.
Общий доступ. Войти в личный кабинет может любой сотрудник, у которого есть логин и пароль. Вносить данные, контролировать показатели выручки, затрат, представление отчетности могут несколько руководителей.
Онлайн-поддержка. В дополнение к сервису операторы предлагают помощь бухгалтеров, юристов, консультантов по налогам, кадровому учету, валютному контролю и круглосуточную техподдержку.
Цена. Обычно онлайн-сервис стоит дешевле, чем полноценная бухгалтерская программа или услуги бухгалтера, а бухгалтерия от банков чаще бывает бесплатной.
Автоматическое формирование и проверка отчетности. Декларации формируются на основании введенных данных. Не нужно ничего заполнять вручную. Кроме того, при отправке отчетов производится их автоматическая проверка.
💶 Расчетный счет + бонусы
Откройте расчетный счет в Сбербанке и активируйте бонусы для бизнеса
Подать заявку онлайн
У решения — два существенных недостатка:
Необходимо самостоятельно вносить все данные по доходам, расходам, сотрудникам; регулярно формировать и отправлять отчетность в налоговую и фонды, проводить сверки с бюджетом. Для этого требуется разобраться с особенностями учета на своей системе налогообложения.
Технические сбои. Они могут возникать как на стороне оператора, если, скажем, будут неполадки в работе сервера, так и на стороне клиента, когда у него, например, отключат интернет. Без доступа в сеть внести данные, сформировать или отправить отчетность не получится.
Угроза утечки данных. Если сервис взломают злоумышленники, они получат доступ ко всем данным и отчетам компании, хранящимся в онлайн-бухгалтерии.
Ограничений по применению онлайн-бухгалтерии нет. Однако для некоторых ИП и организаций это не всегда удобно и выгодно. В целом облачные сервисы подходят для малого и среднего бизнеса с однотипными операциями.
Невыгодно пользоваться онлайн-бухгалтерией небольшим предпринимателям без работников на ПСН или УСН «Доходы». На этих системах не нужно вести учет расходов, отчетности на патенте нет, а на упрощенной системе декларация сдается раз в год. В этом случае достаточно вести учет самостоятельно и не платить за облачный сервис.
Неудобно вести учет в облачных сервисах крупным компаниям, у которых несколько обособленных подразделениями, большой штат с разными системами оплаты труда, нужно вести раздельный учет.
Сервис не сможет в таком случае заменить полноценную бухгалтерскую службу, в которую должны входить специалисты по первичной документации, кадровому учету, НДС, дебиторской задолженности и другие.
Запрещено. Некоторые организации обязаны в целях безопасности хранить данные о своей деятельности, работниках, контрагентах только на внутренних серверах, чтобы киберпреступники не могли взломать базы и воспользоваться информацией оттуда.
Ведение учета онлайн доступно в двух вариантах:
с использованием специальных бухгалтерских онлайн-сервисов,
с помощью банковских программ, которые привязаны к расчетному счету.
Сравним некоторые популярные ресурсы.
| Оператор | Функционал, кроме бухучета и отчетности | Поддержка специалистов | Цена в месяц | Тестовый период |
| Мое дело |
Электронный документооборот с партнерами, сверки с
ФНС. Интеграция с 50+ банками и сервисами. Можно подключить товароучетные программы, CRM-системы, кассу, Яндекс.Деньги. Более 2000 шаблонов документов (акты, накладные, приказы и прочие). |
Налоговые и бухгалтерские консультации без
ограничений на тарифах «Базовый» и
«Премиум». Время ответа — в течение суток. |
«Эконом» от 833 рублей. Для ИП на УСН и патенте без работников. «Базовый» от 1450 рублей. ИП на любой системе и ООО на УСН с работниками до 20 человек .«Премиум» от 2900 рублей. ИП на любой системе и ООО на УСН с работниками до 100 человек. | Полная версия на 3 дня. |
| Контур Бухгалтерия |
Распознавание сканов накладных, автоматическое
начисление зарплаты, предварительный расчет НДС. Отчеты по остаткам товара, оплат по контрагентам, предстоящим расходам и прочие. Интеграция с 17 банками и база с нормативными документами по бухгалтерскому и налоговому учету. | Консультации по бухучету и налогам в тарифные планы не входят. |
«Зарплата» от 675 рублей. Только для учета и отчетности по сотрудникам. «Оптимальный» от 1418 рублей. Для ИП и ООО на любой системе налогообложения, с работниками и электронным документооборотом до 300 документов в год, с входящими сканами накладных для распознавания до 1500 документов. «Максимальный» от 1890 рублей. Для ИП и ООО на любой налоговой системе без ограничений по обороту документов и работникам. | Демо-версия на 14 дней. |
| Эльба |
Управленческие отчеты по контрагентам, проектам и
сотрудникам. Все возможности системы предоставляются бесплатно клиентам на УСН, если не было дохода. Мобильная версия и интеграция со всеми банками. | Консультации бухгалтера на тарифе «Премиум» — не больше 15 в месяц, на тарифе «Супер Премиум» — без ограничений. |
«Эконом» от 409 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, только
учет доходов-расходов и отчетность .«Бизнес» от 1159 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, без сотрудников. Учет и отчетность, электронный документооборот, проверка контрагентов. «Премиум» от 1659 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, с сотрудниками до 20 человек. Возможности тарифа «Бизнес» плюс отчетность за работников и бухгалтерские консультации. «Супер Премиум» от 2492 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, с сотрудниками, без ограничений. | Тариф «Премиум» на 30 дней. |
| Бухсофт |
Электронный документооборот с партнерами до 1000 исходящих
документов в год бесплатно, сверки с налоговой, ПФР и ФСС. Интеграция с онлайн-кассами и расчетным счетом в Сбербанке. Распознавание сканов первичных документов, встроенная учетная программа «Бухгалтерия и склад», мобильное приложение. | Консультации по налогам и бухучету на любом тарифе. |
«Бухгалтерия + Зарплата и кадры + Отчетность»
от 1924 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, с неограниченным числом сотрудников. «Зарплата и кадры + Отчетность» от 1064 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, с неограниченным числом сотрудников. Без документооборота с партнерами, складского учета, интеграции с кассами и расчетным счетом. «Бухгалтерия + Отчетность» от 1064 рублей. Для ИП и ООО на любой системе, кроме ОСНО, без сотрудников и интеграции с кассами и расчетным счетом. | Демо-версия на 15 дней. |
| Небо |
Интеграция с расчетным счетом любого банка, сверки
с ФНС и фондами. Интеграция с расчетным счетом любого банка, сверки с ФНС и
фондами. Можно на одном тарифе вести бухгалтерию нескольких компаний и ИП — количество неограниченно. В стоимость входит электронная цифровая подпись. | Нет |
«ООО на УСН/ОСНО» с сотрудниками от 992 рублей. «ИП с сотрудниками» от 908 рублей. «ИП без сотрудников» от 742 рублей. | Полный функционал на 14 дней. |
Бухгалтерия от банков
Сервисы банков привязаны к определенному расчетному счету, поэтому пользоваться ими могут только клиенты этих банков.
Банковская программа, как правило, имеет меньший функционал по сравнению с облачной бухгалтерией и подходит совсем небольшим ИП. Например, в некоторых банках ведение учета доступно только ИП на УСН «Доходы», без счетов в валюте, сотрудников и кассы.
💶 Откройте счет и получите бонусы
Откройте расчетный счет в Сбербанке и получите бонусы на развитие бизнеса
Открыть расчетный счетОна зависит от набора функций: чем их больше, тем выше цена. Обычно у каждого оператора есть несколько тарифов, чтобы клиенты могли выбрать подходящий под специфику бизнеса.
Есть возможность подключать к тарифу дополнительные опции и платить только за те, что используются. Так, не всем нужна отчетность по НДС, учет валютных операций, управленческие отчеты.
Операторы нередко предлагают скидки, в среднем 10–15%, при оплате на год или сразу на два.
Банковские программы для учета и подготовки отчетности часто бывают бесплатными для владельцев расчетных счетов.
Обычно цена не решающий фактор при выборе онлайн-бухгалтерии. В первую очередь стоит определить, какие функции могут понадобиться для работы:
Для начинающих ИП важной допуслугой могут стать консультации бухгалтеров и налоговых консультантов. В этом случае выгодно подключиться к сервису, где они оказываются без ограничений и включены в тариф.
Если деятельность уже ведется, удобнее работать с той онлайн-бухгалтерией, которую можно подключить к расчетному счету, кассе и учетным программам, чтобы не переносить данные вручную.
При большом объеме документации важными в онлайн-бухгалтерии будут функции распознавания документов и электронный документооборот с партнерами.
Желательно, чтобы сервис предоставлял тестовый период. Им не стоит пренебрегать — триал позволяет познакомиться с интерфейсом и не платить за кота в мешке.
При выборе онлайн-бухгалтерии можно воспользоваться нашим чек-листом.
Автор: Юлия Пак бухгалтер, налоговый консультант
🚀 Сервис для быстрого старта бизнеса
Зарегистрируйте ИП или ООО удаленно и бесплатно — через сервис от Деловой среды
Подать заявку онлайн