- Суть и задачи брифинга
- Виды брифинга
- Необходимые элементы брифинга
- Частозадаваемые вопросы о брифинге
- Формула составления эффективного оффера для роста продаж от 30%Скачать бесплатно руководство из клуба «Деловая Среда Сбер»
О чем речь? Брифинг – общение заказчика и исполнителя с целью определения сроков, типа работ. Необходим для формирования общего видения проекта и исключения недопонимания.
На что обратить внимание? Структура брифа (документа, составленного после брифинга), зависит от поставленных задач, но в нем обязательно должны быть озвучены ключевые этапы проекта.
Суть и задачи брифинга
Бриф – формальный документ с перечнем вопросов агентства и ответов клиента, сухо излагающий поставленную задачу и предполагаемый итог партнерства.
Брифинг же — это живой инструмент, процесс общения, первая точка взаимодействия команды клиента и агентства, где происходит гармонизация всех участвующих сторон.
В современных условиях брифинги в виде заполненного документа потеряли свою актуальность и не могут в полной мере удовлетворить потребности. Через заполненную анкету невозможно прочувствовать клиента и понять его истинные намерения.
То, как агентство проводит брифинг, является его визитной карточкой. Брифинг позволяет лучше понять заказчика и глубже погрузиться в процесс решения поставленной задачи. Он дает возможность докопаться до сути проблемы и выявить скрытые аспекты.
Какую пользу клиенту приносит брифинг?
-
Возможность взглянуть со стороны. Зачастую клиент, погруженный в свою сферу, не может отстраниться и оценить ситуацию объективно. Это психологически трудно, но брифинг значительно упрощает эту задачу. Агентство содействует клиенту в преодолении привычных шаблонов мышления и раскрывает свежую перспективу его дела.
-
Сплочение коллектива, синхронизация и возможность раскрыть истинные взгляды сотрудников на проблему. В процессе брифинга клиента участники могут делиться мыслями, озвучивать свои точки зрения и достигать консенсуса с коллегами для формирования согласованной стратегии.
-
Выявление подлинных намерений и структурирование идей. Специалисты содействуют заказчику в осмыслении необходимости трансформаций и их значимости. Зачастую оказывается, что первоначальная проблема, озвученная клиентом, в ходе брифинга разворачивается в более комплексный и многогранный вызов.
-
Креативность. Брифинг — это не просто рутинный опрос о фирме, с помощью него активизируются скрытые возможности участников через креативные и интерактивные упражнения.
-
Обучение и рост. В процесс брифинга активно вовлечены обе стороны: и эксперты, и представители заказчика. Агентство проникает в сферу клиента, а клиент знакомится с предлагаемым подходом, что позволяет в дальнейшем достичь полного взаимопонимания.
-
Трансформация. Неслучайно акцент идет на «трансформации», ведь по завершении брифинга формируется свежий взгляд, обогащается представление о собственном бизнесе. Сотрудники, погруженные в повседневную работу, часто не замечают ключевых нюансов, но внешняя оценка позволяет расширить горизонты восприятия проблем и путей их разрешения. Это облегчает адаптацию к предстоящим переменам.
Какую пользу из брифинга извлекает агентство?
-
Это шанс для заказчика познакомиться с командой, оценить подход к работе агентства.
-
Брифинг сокращает дистанцию между командой клиента и агентством, укрепляет доверие.
-
Это демонстрация профессионализма агентства.
-
Это предвосхищение будущих и существующих возражений.
-
Синхронизация видения команды заказчика, фиксация общих представлений всех участников процесса.
-
Настройка на энергетическом уровне.
-
Брифинг клиента — это процесс выявления истины, фиксация скрытых ожиданий и опасений каждого участника процесса.
Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды
Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!
Скачивайте и используйте уже сегодня:
Каждый причастный к проекту имеет собственные побуждения. Эти стимулы не всегда артикулируются, особенно когда речь идет о формальном письменном брифе. Следовательно, критически важно выяснить у всех вовлеченных лиц их персональные цели и желаемые результаты. Такой подход позволяет гармонизировать разнообразные чаяния заказчика и разработать стратегию не только для их воплощения, но и для превышения изначальных ожиданий.
Виды брифинга
Брифинги классифицируют по способу взаимодействия:
-
Персональная встреча офлайн.
В ней участвуют представители обеих сторон. Состав зависит от специфики задания. К примеру, для проекта по графическому дизайну приглашают менеджеров, арт-директоров, дизайнеров, маркетологов, порой руководителей отделов и владельцев бизнеса.
На встрече участники знакомятся, формулируют задачу, задают дополнительные вопросы, утверждают проект. Для продуктивного и ясного диалога каждая сторона заранее распределяет роли в своей команде: кто что спрашивает, кто отвечает, кто записывает информацию, кто принимает окончательное решение о дальнейшем партнерстве.
-
Удаленное общение.
Включает видеоконференции, телефонные звонки, переписку в мессенджерах или по e-mail, анкетирование.
Анкетирование — наиболее удобный и распространенный вариант дистанционного брифинга. Проще единожды согласовать все детали в общем документе (например, в Google Docs), чем постоянно переписываться или созваниваться для уточнений. Звонки отнимают много времени, а в истории чатов сложно найти нужную информацию.
Читайте также
Опыт показывает, что брифинг сайта в форме анкеты не всегда эффективен — нередко клиенты предоставляют минимум сведений при письменных ответах, пропускают вопросы или отвечают обтекаемо, например, «у нас все стандартно».
Необходимые элементы брифинга
Цели и задачи
Корень всего, фундамент фундаментов, как бы тривиально это ни казалось. Но уже на этом этапе скрывается множество подводных камней. Поэтому необходимо обсудить с заказчиком его желания, определить ключевые цели проекта и под них сформулировать список задач для реализации. Будете ли вы формулировать цели по SMART, SMARTER или, например, методу GROW, не столь важно. Главное, чтобы и клиент, и вы воспринимали их одинаково, без недопонимания. Удостоверьтесь, что все участники брифинга осознают эти цели и задачи.
Контекст
Брифинг, как сбор анамнеза у врача, необходим для четкого понимания ситуации. Помимо целей и задач, определяющих направление, специалисты должны полностью погрузиться в контекст. Каков продукт или услуга, что они представляют собой сейчас? Кто целевая аудитория? Какие у нее инсайты? Как сформирована клиентская база? Когда ее в последний раз анализировали? И другие вопросы рассматриваются максимально детально. Должно быть ясное понимание всего контекста.
Сроки и бюджет
Избегаем ситуаций вроде: «А нужно было еще вчера», «Хотим быстро, эффективно, но за копейки». Поэтому обсудите конкретные дедлайны, желательно для каждой цели, и доступный бюджет. Убедитесь, что все стороны брифинга четко осознают ограничения и возможности в рамках этих параметров.
Роли и ответственность
Каждый проект требует уникальных специалистов. Формирование команды идет исходя из специфики и нужд проекта. В ходе брифинга уточните состав команды.
Также важно распределить обязанности как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя. Кто будет курировать или утверждать задачи? Какие задачи непременно нуждаются в согласовании? Желательно определить ответственных за различные аспекты проекта, чтобы предотвратить неразбериху и разногласия.
Измерение успеха
Критически важный аспект. Успех весьма субъективен, а даже неудовлетворительный результат — это тоже итог. Поэтому обсудите критерии оценки успешности проекта. Установите показатели и параметры для оценки выполнения задач и достижения целей. Если не удается решить это за одну встречу, организуйте дополнительную. Но обязательно нужно достичь согласия или хотя бы убедиться, что вы и клиент мыслите в одном ключе по данному вопросу.
Коммуникация и контакты
Удостоверьтесь, что все участники брифинга осведомлены о способах поддержания связи и общения в ходе проекта. Обговорите предпочтительные каналы коммуникации и установите регулярные сроки обратной связи. Это поможет избежать ситуаций, когда пятница становится самым продуктивным днем, а к понедельнику все должно быть завершено.
Вопросы и уточнения
Предоставьте всем участникам шанс задать вопросы и прояснить нюансы проекта. Удостоверьтесь, что все сомнения и неясности разрешены до старта работы. Согласуйте количество правок и вариантов доработок. Чтобы к завершению проекта не возникла всем знакомая ситуация: «В целом неплохо, но нужно переделать».
Это лишь некоторые аспекты, на которых нужно акцентировать внимание. В итоге содержание брифинга клиента будет определяться спецификой проекта или задачи и может включать дополнительные ключевые моменты, которые необходимо обсудить с участниками.
Что еще можно учесть во время брифинга, рассмотрим подробнее:
Бренд и стиль
Если проект связан с созданием материалов или продуктов в рамках существующего бренда, обсудите ключевые элементы бренда, такие как логотип, палитра, шрифты и стилистика. Убедитесь, что все участники понимают и могут придерживаться этих элементов, чтобы обеспечить целостность и концептуальность.
Риски и ограничения
Обсудите возможные риски и ограничения проекта. Выясните, какие факторы могут повлиять на его реализацию и какие меры можно предпринять для управления рисками. И лучше такие моменты также зафиксировать в договоре. За совет не стоит благодарить.
Конкуренция и рынок
Как правило, при разработке стратегии проводится анализ конкурентов. Обсудите с заказчиком конкурентную среду и актуальные тренды рынка, связанные с проектом. Рассмотрите, какие особенности соперников следует учесть и как проект может быть адаптирован к требованиям рынка.
Дополнительные ресурсы и поддержка
Если для успешной реализации проекта нужны дополнительные ресурсы или поддержка, обговорите это во время брифинга. Выясните, какие резервы и содействие могут быть предоставлены, и убедитесь, что они будут доступны в нужный момент.
Читайте также
Эти дополнительные аспекты зависят от специфики проекта и его контекста. Задача состоит в том, чтобы предвидеть все релевантные факторы, способные повлиять на проект, и обеспечить четкое понимание и согласованность между всеми участниками брифинга.
Часто задаваемые вопросы о брифинге
Что делать после брифинга?
Постбрифинговый этап не менее значим, чем все предыдущие. Встречу необходимо тщательно зафиксировать, чтобы ни один ее аспект не ускользнул. Для этого сразу после общения с клиентом создается meeting-report – резюме проведенной беседы в Google Docs. Его следует дополнить существенными нюансами, которые должны быть известны остальным участникам. Здесь указывается дата брифинга, число участников с их функциями и позициями (персональные данные), проблематика, принесенная заказчиком для решения. В meeting-report вносится ключевая информация о бизнесе клиента, компании, проекте и договоренностях, достигнутых в ходе встречи.
Что учесть перед брифингом?
Стратегически важно быть в курсе трендов отрасли клиента и основных игроков этой ниши. Возможно, в сфере клиента существуют специфические термины: «лукбук», «обременение», «пациенты» и т. д. Таким образом заказчик поймет, что вы свой человек, изучивший отрасль и подготовившийся к партнерству. А значит, вам можно доверять и раскрывать больше деталей о компании, целях и задачах.
Какую ошибку допускают чаще всего?
Одна из ключевых ошибок – проведение брифинга сайта без надлежащей подготовки. Заказчик должен скрупулезно продумывать и формулировать задачу, четко определять проблемы и желаемый результат. Исполнителю необходимо заблаговременно собирать сведения о клиенте: посещать сайт и соцсети компании, изучать отзывы в Интернете и наводить справки о репутации.
В нашем закрытом клубе мы пропустили через себя тысячи компаний и тысячи предпринимателей, и увидели, что у всех ,плюс-минус, ошибки одни и те же. Именно они блокируют около 80% прибыли
И поэтому мы собрали наши лучшие практики и лучшие документы, которые помогают участникам клуба делать самые крутые результаты, и делимся этой подборкой с вами. Пакет документов в открытом доступе до 13.12.24 числа
Скачивайте и используйте уже сегодня:
Брифинг клиента – неотъемлемая и критически важная часть переговоров. Малейшие неточности и промахи в процессе могут привести к отсутствию взаимопонимания с заказчиком, стать причиной неверно выбранной стратегии действий. Если вы сомневаетесь в своей способности справиться с такой серьезной задачей, как проведение первой встречи с клиентом, обратитесь в профильное агентство. Оно предоставит вам экспертов в необходимой сфере бизнеса, которые безупречно и эффективно проведут брифинг.