Статья
Для руководителей
17 мая 2024

Первый заместитель генерального директора: обязанности и должностная инструкция

О чем речь? Первый заместитель генерального директора – лицо, которому подчиняется вся компания. Он на короткой ноге с руководителем, который полностью доверил ему управление бизнесом или какой-то его частью.

На что обратить внимание? Первый заместитель должен разбираться в деятельности компании и знать все нюансы ведения бизнеса. Он контролирует работу, предпринимает меры в случае внештатных ситуаций, а значит, всегда на связи. Помимо большого списка обязанностей, в трудовом договоре зама увесистый перечень того, за что он несет ответственность.

Обязанности первого заместителя генерального директора

Заместитель генерального директора может быть в любой организации вне зависимости от ее величины или вида деятельности. Законом не предусмотрено никаких ограничений, в том числе в названии такой должности: это может быть и заместитель, и исполнительный директор, и вице-президент и т. п.

Если говорить об обязанностях первого заместителя генерального директора, то, как правило, они обусловлены спецификой деятельности компании. Круг его ответственности охватывает все сферы деятельности организации в отличие от других заместителей, курирующих обычно какие-либо конкретные направления и имеющих свои обязанности и функционал: экономический сектор, безопасность, развитие, кадры. При этом каждый заместитель директора выполняет настолько широкий круг различных обязанностей, что становится невозможным определить единые требования к кандидату, претендующему на такую должность. И даже если у директора предприятия будет всего один-единственный заместитель, необходимо четко понимать:

  • какие требования будут предъявлены к претендующему на эту должность соискателю;
  • каков будет круг его должностных обязанностей;
  • какими правами он будет обладать;
  • какую ответственность подразумевает его должность.

Успешные предприниматели

Данный перечень отражается в локальном нормативном акте, который называют должностной инструкцией. Круг решаемых задач заместителя генерального директора и его обязанностей определяется множеством факторов. Функционал человека, исполняющего обязанности первого зама, как правило, определяется непосредственно потребностями генерального директора:

  • передать заместителю курирование организационных вопросов, при этом стратегическое планирование оставить за собой;
  • взрастить преемника, способного в будущем принять в свои руки управление организацией.

В любом случае, независимо от намерений директора и курируемого направления, его заместитель должен выполнять следующие функции:

  • осуществлять контроль за деятельностью предприятия в рамках курируемого направления или в целом;
  • принимать меры по грамотному расходованию вверенных ресурсов – материальных, кадровых и иных, если таковые предусмотрены;
  • всячески способствовать повышению эффективности деятельности компании и качества ее продукта (услуг, товаров и т. д.);
  • принимать решения по вопросам усовершенствования нормативов труда, экономного и бережного отношения к ресурсам, их комплексного использования;
  • обеспечивать оптимальный расход материалов, снижение случаев поломки оборудования.
По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса

Полезные материалы по продажам из закрытого клуба Деловой Среды

Мы знаем, как руководителям сейчас непросто, поэтому подготовили материалы, внедрив которые, вы можете увеличить количество продаж ваших менеджеров на 60%. Обратите особое внимание на 3 документ, его важно знать каждому!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

pdf иконка
Как сделать KPI для отдела продаж, чтобы прибыль росла на 20% и более?
то нужно сделать, чтобы клиент понял, что ему нужны именно вы
pdf иконка
Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах
2 действия, которые увеличат не только чек, но и продажи как минимум в 2 раза
pdf иконка
Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза
Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза
pdf иконка
Чек-лист. Как презентовать себя по правилу 4П
42 пункта, которые помогут сформировать правильное представление о бренде
Скачать подборку бесплатно
PDF 2,5 mb
Уже скачали 27173 человек

В должностной инструкции необходимо отразить, что заместитель генерального директора – связующее звено между руководителем предприятия и его сотрудниками. Его задача – ознакомить коллектив с новыми распорядительными и организационными актами, обеспечить и проконтролировать их своевременное исполнение, а при любых сбоях в работе компании в короткие сроки поставить в известность генерального директора.

Важно! Грамотно составить должностную инструкцию для данной позиции может только специалист, который знает специфику деятельности в каждой сфере предприятия и его подразделений, особенности распределения полномочий в той или иной области руководства.

Качества и навыки первого заместителя генерального директора

Редко встретишь управленца, умеющего не только обеспечить стабильность компании, но и успешно продвигать ее вперед – для этого требуется настоящий бизнес-талант. Это легко объяснить: такие качества принадлежат к различным типам мышления. Тогда дальновидный генеральный директор отдает бразды правления по текущим делам своему заму как обладателю несколько иного менталитета, а сам занимается вопросами стратегического планирования.

Первый заместитель генерального директора ООО будет заниматься реализацией поставленных руководством задач (в зависимости от структуры управления это могут быть акционеры, топ-менеджмент или директор). Чтобы успешно решать поставленные перед ним задачи, такой управленец должен обладать авторитетом и правами на уровне с первым руководителем компании.

Для этой должности требуются безукоризненные исполнительские навыки. Человек должен уметь грамотно управлять рабочими процессами и разрабатывать точные должностные инструкции своим подчиненным. Как правило, это зона ответственности финансовых и коммерческих директоров.

Признаки и виды кризисов предприятия

Еще совсем недавно специалист, не обладающий даже половиной необходимых качеств, мог претендовать на должность руководителя, но в наши дни такое невозможно. Реальность такова, что для работы топ-менеджером нужно иметь подходящие черты характера и управленческий опыт. К примеру, позиция первого заместителя генерального директора предполагает соответствие следующим критериям:

  • человек обладает эрудицией;
  • имеет определенный жизненный опыт;
  • способен налаживать контакт, выстраивать связи с людьми;
  • обладает выдержкой при решении трудных вопросов;
  • ему свойственно нестандартное мышление, и он способен на необычные решения;
  • умеет замотивировать подчиненных.

Первый заместитель генерального директора налаживает партнерские взаимоотношения с другими солидными корпорациями, которые в дальнейшем могут перейти в поле внимания и генерального директора тоже. Кроме того, заместитель занимается вопросами региональной политики компании и развития стратегического партнерства.

Лучше поручить первому заму интересующие его направления, тогда он сможет максимально раскрыть свой потенциал. Спектр задач, важных для развития бизнеса, с каждым днем становится все шире и шире. Это обуславливает жесткие требования к личности первого заместителя генерального директора. Человек, занимающий такую должность, в идеале обладает набором необходимых качеств для работы в этом статусе:

  • Быть в курсе специфики внутренних процессов, иметь хотя бы общие представления по каждой из сфер развития предприятия.
  • Обладать харизмой, уметь выстроить контакт с людьми, найти к ним подход, иметь аналитический ум и уметь в оперативном порядке принимать решения.
  • Подходить к решению задач ответственно и с умом, учитывать мнения окружающих, но при необходимости настойчиво продвигать собственные идеи и взгляды.
  • Обладать организаторскими способностями и не зависеть от мнения окружающих. Залог успеха первого заместителя генерального директора в коллективе – наличие лидерских качеств.

Подчиненные и партнеры видят в заместителе, по сути, второго руководителя организации, поэтому он должен уметь работать с командой и в каком-то смысле быть ее частью. Только при таких условиях ему удастся сохранять принцип преемственности в труде, взаимодействии с клиентами и отношения с коллективом и при этом уделять внимание развитию корпоративной культуры и трудовой дисциплины.

Должностная инструкция первого заместителя генерального директора

Документ имеет стандартную структуру, в разделах инструкции прописывается конкретика с учетом специфики деятельности специалиста. В нашем случае речь о первом заместителе генерального директора:

  • Общие положения. Здесь обычно указывают самую общую информацию о должности – расположение в штатном расписании, требования к квалификации и т. п.
  • Должностные обязанности. Это главный раздел любой должностной инструкции. Именно он разграничивает зоны ответственности сотрудников и отражает их функционал.

Учитывая, что заместитель генерального директора – должность руководящая, в этом разделе будут применяться соответствующие формулировки.

К примеру, так будет выглядеть шаблон раздела:

  • Права. В этом разделе перечислены полномочия сотрудника для исполнения своих служебных обязанностей. В должностной инструкции заместителя генерального директора четко определено, что и от кого он вправе потребовать, а также перечисляются направления деятельности и структурные подразделения, в рамках которых он может осуществлять свои руководящие полномочия.
  • Ответственность. Раздел уточняет сферу ответственности работника – за что, в каких случаях, в каком виде и т. д. Это могут быть общие формулировки типа: «за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей заместитель генерального директора несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации». А могут быть более конкретные: «за не достижение определенных показателей», «за разглашение конфиденциальной информации», «за нарушение сроков предоставления отчетности» и т. д.

Скачать образец должностной инструкции первого заместителя:

dolzhnostnaya-instrukciya-zamestitelya-generalnogo-direktora

Как найти кандидата на должность первого заместителя генерального директора

Вариант первый. Взрастить внутри организации.

Это самый результативный способ, но он потребует немалых вложений. Найти управленца внутри собственного предприятия – это значит свести на нет риски несовпадения взглядов и принятия решений без согласования. Для самого кандидата станет большим плюсом практическое отсутствие необходимости в адаптации к новым условиям труда. Но, как правило, штатный сотрудник не обладает необходимым управленческим опытом и соответствующим кругозором.

ПЗП

Близкое знакомство со спецификой решаемых задач не дает гарантии, что он сможет освоить необходимые для генерального директора навыки, особенно если речь и идет о дальнейшем повышении до этой должности. Кроме того, нельзя забывать о влиянии сложившихся в коллективе отношений – выращенному в нем специалисту может быть сложно принимать управленческие решения в отношении своих коллег.

Подготовка лидера требует также много времени. Для успешного менеджера важны не только профессиональные подготовка, знания и качества, но также и определенный жизненный опыт, мудрость. А такие вещи требуют не одного года работы.

Анализ опыта наших клиентов в вопросах подготовки лидеров показывает, что самые успешные компании при разработке программ развития управленческих кадров уделяют особое внимание следующим составляющим:

  • Планирование. Кадровая служба должна разработать план (программу) по развитию лидерства. Цель – выявление и развитие талантливых работников, в перспективе способных к управленческой деятельности. В плане должна отражаться общая стратегия развития организации. Поэтому можно мотивировать специалистов к решению новых задач – реализации нового направления, крупного проекта, участию в реструктуризации. Для каждого работника должны быть открыты перспективы, это нужно отразить в программах развития персонала.
  • Обучение. Персонал необходимо обучать не только в рамках развития профессиональных знаний и навыков, стоит уделять большое внимание развитию лидерских качеств и умений. Это можно реализовать в виде корпоративного университета или в тренинговом формате с участием приглашенных специалистов. Программа может быть похожа на курсы МВА, включать в себя решение кейсов и активные занятия, направленные на формирование и развитие управленческих качеств.
  • Ротация. Многочисленные исследования показывают, что, проведя два-три года на одной должности, человек начинает скучать, испытывать сложности с анализом информации и восприятием нововведений. В каждом конкретном случае потребуется разный промежуток времени для пребывания талантливого менеджера на одном и том же месте – в зависимости от масштаба решаемых задач и его собственных способностей.
По программе поддержки предпринимательства и малого бизнеса
Пакет документов для предпринимателей из закрытого клуба Деловой Среды Сбер

В нашем закрытом клубе мы пропустили через себя тысячи компаний и тысячи предпринимателей, и увидели, что у всех ,плюс-минус, ошибки одни и те же. Именно они блокируют около 80% прибыли

И поэтому мы собрали наши лучшие практики и лучшие документы, которые помогают участникам клуба делать самые крутые результаты, и делимся этой подборкой с вами. Пакет документов в открытом доступе до 21.06.24 числа

Скачивайте и используйте уже сегодня:

pdf иконка
Ключевые метрики продаж в малом бизнесе для внедрения KPI для менеджеров
pdf иконка
Как удержать клиента после встречи и дожать сделку
pdf иконка
Рабочие способы, как увеличить средний чек в продажах
Скачать бесплатно
PDF 2,5 mb
Уже скачали 27173 человек
  • Передача опыта. Мощнейшая мотивация – возможность работать под началом успешного опытного профессионального руководителя. Грамотное делегирование полномочий высших управленцев младшим коллегам – лучшая школа для будущих менеджеров. А потому помимо раскрытия собственного потенциала пост первого заместителя генерального директора поспособствует передаче управленческого опыта от действующего лидера компании.

Вариант второй. Поиск кандидатуры первого заместителя генерального директора вне компании.

Обычно найти кандидатуру на такое место со стороны – значит найти человека, уже имеющего все необходимые для работы качества, знания, навыки и при этом не зависящего никоим образом от коллектива. Из минусов – на адаптацию такого кандидата потребуется гораздо больше времени, и, возможно, вы столкнетесь с расхождением во взглядах на ключевые управленческие вопросы, что увеличит риск принятия несогласованных решений.

Поиск кандидата вне компании потребует внимательного подхода к процедуре найма будущего заместителя. Для этого потребуется выполнить ряд действий:

  • Предельно ясно сформулировать, какие конкретно задачи будет решать потенциальный заместитель директора.
  • Организовать структурированное интервью, дающее представление о профессиональном опыте кандидата на должность.
  • Провести беседу с кандидатом с участием двух-трех ключевых менеджеров компании, не считая акционеров.

Почему планерки сотрудники считают пережитком прошлого

  • Провести психологическую оценку кандидата с использованием технологии ассессмента. Профессиональный консультант, привлеченный к этой работе, поможет вам лучше понять, насколько продуктивно в будущем смогут взаимодействовать потенциальный заместитель и его руководитель, будут ли совпадать их подходы к решению различных вопросов.
  • Собрать рекомендации предыдущих работодателей кандидата, чтобы составить представление о его профессиональных и личностных характеристиках.

Часто задаваемые вопросы о первом заместителе генерального директора

Какая ответственность у первого заместителя?

Ответственность первого заместителя генерального директора определяется зоной его компетенции. В первую очередь – это принятие решений. Его действия не должны входить в противоречия с интересами организации и тем более наносить ей ущерб. В противном случае последуют санкции в соответствии с действующим трудовым законодательством и внутренними актами компании.

В чем секрет успешного заместителя?

Успешность его деятельности в первую очередь зависит от эффективности выстроенной коммуникации с генеральным директором компании. Здесь важен баланс между лидерской позицией с подчиненными и умением подчиниться руководителю.

Первое лицо компании может положиться на своего заместителя, если тот уважает и разделяет мнение начальника, оставаясь при этом самостоятельным и ответственным за оперативные решения.

Какие проблемы могут возникнуть с введением должности?

Открытие должности первого заместителя генерального директора может скорректировать организационную иерархию. С момента его появления большинство сотрудников потеряют доступ к первому лицу, поскольку многие вопросы теперь решаются через нового человека. Иначе говоря, остальным менеджерам придется перестраиваться, и не для всех это может быть просто.

Продуктивный заместитель умеет наладить качественные деловые отношения со своим шефом. Здесь важен баланс лидерской харизмы при работе с командой и абсолютного подчинения во взаимодействии с руководителем. Для выстраивания доверительных рабочих отношений с генеральным директором важно, чтобы зам уважал его и соглашался с его мнением, при этом сохраняя самостоятельность и ответственность за принятие оперативных решений.

man
Егор Соколов
close
Егор Соколов печатает ...
Забрать подарок
100 рабочих бизнес-идей
Скачать бесплатно
Забрать подарок
Открываем доступ в закрытый
клуб предпринимателей
Получить доступ на месяц