Как лучше вести дела, чтобы все успевать и ничего не забывать — в электронном или бумажном виде? Мнения предпринимателей расходятся. Шесть российских бизнесменов рассказали, как они ведут дела, поделились советами и полезными ресурсами, которые используют для планирования своего дня
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Содержание материала
«Сначала освойте бумажный ежедневник»
Александр Высоцкий, основатель консалтинговой компании Visotsky Consulting.
Моим первым местом работы еще в 1993 году была датская компания по тайм-менеджменту. Там я познакомился с первым толковым ежедневником. Я много лет пользовался именно этими ежедневниками.
Если вы хотите повысить свою личную эффективность я бы начал с персонального бумажного ежедневника. Когда классно освоите данный инструмент, можно начать пользоваться электронными.
Я использую все принципы ведения ведения бумажного ежедневника, но веду его в онлайне. Тайминг рассчитываю в программе установленной на компьютер, планирую задачи через календарь Google и свой общий план веду в таблице Google.
Тем, кто не имеет большого опыта использования ежедневника, важно понимать, что это не блокнот, а целая система планирования и инструмент повышения эффективности. Для меня стал удобен электронный вариант, так как мои ассистенты и офис владельца находятся в другой стране.
«Отчет и план — всему голова»
Кирилл Гришанин, основатель WB—Tech
Последние три года я каждый день составляю отчет по текущему дню и план на следующий день. Этот инструмент позволяет мне выполнять цели недели и не отвлекаться на бесконечные обстоятельства, которые прилетают в течение дня.
Я составляю план дня утром. Утро задает темп всего дня, и если его провести правильно, то день будет отличным. На эту тему есть популярная книжку «Магия утра». Несмотря на ее «маркетинговость», в ней есть большая доля истины. Утром нужно отвлечь разум от рутинных мыслей, дать ему «поесть» чего-то отличного от того, с чем он сталкивается постоянно: прогулка, книга, общение с семьей. Эта «пища» позволит разуму оставаться в фокусе и выполнить задачи дня.
По воскресеньям я расставляю задачи и встречи на все дни недели, кроме пятницы (она отведена под еженедельные планерки по важным проектам). Также по воскресеньям я проверяю планы сотрудников на неделю. Получение таких планов — эффективный инструмент ответственности и контроля.
Полезное приложение. Мобильное приложение Thing3 оказалось самым удобным инструментом для планирования: в программе есть автоматическое составление списка Today, что очень удобно. Я помечаю задачи тегами: важность (утро, день и вечер) и количество отведенного на эту задачу времени (15 минут, 30 минут, час, два или три часа).
«В бумажный — главное, в электронный — текущее»
Павел Вешаев, генеральный директор компании FinHelp
Я попробовал много различных систем планирования. Сейчас пришел к такому формату. В бумажном ежедневнике фиксирую главные задачи на день. Например, отправить предложение клиенту, обсудить определенную задачу с партнерами и т.д. В электронном виде осуществляется все текущая деятельность.
Все задачи на меня и сотрудников ставим в Asana, протоколы совещаний отправляем в электронном виде, в календаре Outlook ведем расписание и контролируем встречи. Такая система позволяет не терять из фокуса ключевые задачи, иначе рутина может забить все, при этом в нормальном ритме и под контролем держать рабочие задачи и коммуникации с сотрудниками и клиентами.
Замечаю по себе и своим состоятельным клиентам, что на встречи все все равно приходят с бумажными ежедневниками. И если клиент пометил себе задачу в своем молескине — это хороший показатель. Значит сотрудничество будет плодотворным и собственник готов что-то делать для этого сам. Потому для меня важно по-прежнему — хорошая бумага и перьевая ручка.
Полезный ресурс. Мне нравится жестко-гибкий подход к планированию, о котором говорит Глеб Архангельский. Это помогает приоритизировать задачи, выполнять главное, иметь «пустоты» в расписании для непредвиденных обстоятельств.
«Делите дела по приоритетам»
Владимир Буйвидис, BM Group «Фабрика Инноваций»
Раньше я, как и многие, использовал бумажный ежедневник, но как только объем задач увеличился перешел в электронный формат. Календарь в айфоне синхронизируется с маком и прочими устройствами. В каждое событие можно добавить геолокацию, участников и написать кучу шпаргалок. Благодаря такому способу планирования я не упускаю никаких дел и мне удается следовать тайм-плану.
Также там есть возможность делить дела по приоритетам отмечая их разными цветами. Например: красный — это встречи, зеленый — это переговоры внутри офиса, желтый — это встречи в офисе с клиентами и тд.
Сейчас мне уже и этого не хватает, так как компания растет, количество сотрудников тоже. А большая часть задач завязана на сотрудниках и важно, чтоб они участвовали в этой цепочке, поэтому я сейчас перехожу в «Битрикс 24». Там есть личный календарь, который поддерживает множество дополнительных примочек. Там можно ставить людям задачи и отслеживать их статус, синхронизировать дела с конкретными проектами, делать грамотные и умные напоминания. Сейчас я рассчитываю, что Битрикс 24 поможет мне полностью уйти из календаря в айфоне и сделать меня еще более эффективным.
«Начните считать время»
Андрей Галась, генеральный директор BARFITS
Личной эффективностью и планированием я стал заниматься плотно около пяти лет назад. Прочитал множество книг, просмотрел не одно выступление. И с тех пор моя жизнь круто изменилась.
Один из самых сложных, но и эффективных инструментов — это хронометраж (в электронном или бумажном виде). Этот инструмент я использую раз в квартал, для бодрости духа и чистки всего лишнего, что могло заползти в мои ежедневные дела. Задача: в течение дня записывать все, что делаешь и сколько времени ты на это тратишь. Конечно, анализ подобного дня будет не объективен. Человек под пристальным, своим же контролем, старается не отвлекаться в той степени, как в обычный день. Но что мы имеем?
Инструмент повышает эффективность уже с первого дня.
Если быть до конца честным, то можно увидеть точки роста. Отсечь лишнее и стать продуктивнее в будущем.
Я сторонник электронного органайзера. Бумажный можно использовать лишь в дополнение. Электронные планировщики намного «суровее» бумажного блокнота, ведь они могут напоминать о невыполненных задачах, показывать диаграммы эффективности и т.д.
Сейчас я полностью перевел мою компанию в электронный формат. У руководящего звена единая система обмена задачами. Далее уже выбор планера может зависеть от направления. Например, менеджеры отдела продаж работают по задачам в CRM.
Менеджеры отдела маркетинга используют планеры с досками. После внедрения этих инструментов, задачи больше не теряются в личных диалогах, стикерах, личных переписках и т.д. Дедлайны не срываются. Обстановка в коллективе заметно налаживается и способствует росту прибыли.
«Превратите планирование в игру»
Дмитрий Простов, основатель и SEO Mobi-Soft (mobi-soft.org)
Наша компания специализируется на разработке мобильных приложений, и я перепробовал буквально все возможные таск-менеджеры. На практике все сервисы подводили в аврале.
Поэтому сейчас для личного планирования использую обычный блокнот в iPhone, где задачи просто идут списком без сроков. Бумажный ежедневник — плохая альтернатива: в отличие от телефона он не всегда под рукой. В команде же для постановки задач и управления проектами используем Trello.
Полезное приложение. Недавно начал использовать геймифицированный сервис Habitica, который весь процесс планирования и отслеживания превращает в фэнтезийную игру, в которой ты сам выступаешь главным героем.
