Мы уже выяснили, как вести управленческий учет, чтобы не терять деньги. Но следить только за движением денежных средств недостаточно. Есть еще товары.
В финансовом отчете складские запасы отражены как активы. Предприниматель видит, что на складе товара на 3 млн рублей, но это не значит, что можно быстро превратить запасы в деньги. Кроме того, неизвестно, сходятся ли остатки в отчете с фактическими остатками.
Бухгалтер с финансовой ответственностью
История
Петр — собственник небольшой сети из семи продуктовых магазинов. Его компания импортирует и продает в России деликатесы из Италии.
Управленческим учетом занимается жена Петра. Петр отвечает за товарооборот и закупки. Есть распределительный склад. Там принимают и приходуют поставки, затем отправляют продукты в магазины.
Петр ведет складской учет в 1С. Когда его жена в конце каждого месяца анализирует данные, то замечает ошибки, которые стоят компании денег.
Чем больше растет сеть, тем дороже обходятся им ошибки. Супруга составляет список проблем и убеждает Петра обратить на них внимание.
Проблемы складского учета
Интуитивные закупки. Когда Петр делает заказы поставщикам, он опирается на историю закупок. Но точно не знает, какие товары оборачиваются быстро, а в каких деньги «заморожены». Этими деньгами нельзя оплатить аренду или выдать зарплату сотрудникам. Поэтому компания оказывается в ситуации, когда одних позиций много, а других, тех самых, ходовых — мало. Так они теряют продажи.
Просрочка товара. Супруга Петра заметила, что раз в месяц руководитель склада делает списание просроченных продуктов. Это происходит не потому, что они плохо продаются. Проблема в том, что склад не обращает внимания на сроки. Отправляет в магазины товар с более длинной датой, пока тот, у которого срок хранения подходит к концу, остается на полках. Товар не отгружается по принципу FIFO. Говоря простым языком, что первым пришло и имеет более короткий срок годности — то первым и должно быть продано.
Пересортица. На складе числится 90 упаковок лапши и 60 — лазаньи. После инвентаризации оказалось, что по факту упаковок лапши – 100, а лазаньи — 50. Это и есть пересортица. Супруга объясняет Петру, что, возможно, товар изначально неправильно оприходовали на складе. Либо продукты пришли с неверной маркировкой. Или сотрудники склада допустили ошибку при отгрузке. По документам отгрузили лапшу, а по факту в магазин отправили лазанью. Выяснить точно, когда возникла пересортица, сложно, если нет автоматизированного складского учета, где отражено движение товара в реальном времени.
Воровство. Также супруга обратила внимание Петра на списания, которые руководитель склада делает после инвентаризации. Она утверждает, что кто-то из сотрудников «не чист на руку» и продукты со склада уходят не только в магазины. В компании нет автоматизированного учета, потому воруют сотрудники или причина в ошибках при поставках и отгрузках, знать наверняка они не могут.
Потеря клиентов. В последние несколько месяцев оборот магазинов упал на 10%. Постоянные клиенты покупают реже и меньше. И вот, как оказалось, почему. На складе появились «дыры» в ассортименте. Нет ходовых позиций. Покупатели приходят за любимыми сырами и хамоном, а их нет в наличии. После нескольких попыток, начинают искать в интернете и находят этот товар у конкурентов. Магазины теряют не только продажи, но и лояльных клиентов.
Автоматизация складского учета. Петр давно думал об автоматизации складского учета, но вводить новую систему всегда не просто. Это затратно по времени и деньгам. Кроме того, нужно обучить персонал вести учет иначе. Он откладывал реализацию идеи, пока не увидел масштабы проблемы в цифрах. Его компания на неграмотном учете теряла намного больше времени и денег. А с открытием новых торговых точек проблема становилась только масштабнее.
Заключение
Сегодня рынок предлагает много решений для автоматизации складского учета. Мы выбрали пять самых популярных и сравнили их возможности в таблице.
Не стоит забывать и об управленческом учете. В этом материале мы написали о том, как вести управленческий учет, как не попасть в кассовый разрыв и что делать, если вы все же в него попали.
ТОП-5 материалов, обязательных к прочтению
🚀 Регистрация бизнеса через сервис Деловой среды
Откройте бизнес через Деловую среду – бесплатно и без визита в налоговую
Подать заявку онлайн