Как работать с наличными, чтобы сохранить доверие банков

Для работы с наличными у предпринимателя должны быть касса и кассовая книга. В книге отражаются все операции по поступлению и выдаче наличных. Современные технологии облегчают процесс: не нужно подклеивать чеки и т.п. — все можно сделать в электронном виде.

Кассовая книга — подтверждающий документ о том, куда расходуются денежные средства. Банк не проверяет, ведет ли клиент кассовую книгу. Ее запрашивают, когда клиенту нужно подтвердить расход наличных. В этом случае кроме кассовых книг запрашивают штатное расписание, баланс, декларации — все, что относится к проводимым операциям. Клиент сможет предоставить кассовую книгу, где прописан весь учет расходования денежных средств. Если учета нет, то для банка, как правило, деятельность не понятна и не прозрачна.

Предприниматель обязан приказом или другим распорядительным документом установить лимит наличных в кассе, а излишек инкассировать в банк для зачисления на счет. Остаток в кассе должен равняться разнице между суммой поступивших и суммой выданных наличных. При незначительных объемах наличных заключать договор с инкассаторами необязательно: зачислить излишек на счет можно самостоятельно с помощью бизнес-карты и банкомата — провести самоинкассацию.

Предприниматели вправе не устанавливать лимит наличных в кассе. Однако банк обычно рекомендует установить лимиты. Это позволяет снижать риски, кроме того будет проще контролировать денежные потоки.

Банк не рекомендует предпринимателям снимать со счета больше одной трети остатка. Это важно при получении наличных как в кассе банка, так и при снятии с бизнес-карты в банкоматах. Все расчеты лучше переводить в безналичный режим: для выплаты зарплаты использовать зарплатный проект, а для оплаты услуг контрагентов — бизнес-карту.

Обналичивание денежных средств может быть как законным, так и не законным действием. Операции по снятию наличных денежных средств контролируются банками, и если предприниматель снимает больше, чем обычно, банк может проверить, не проводит ли компания фиктивные сделки, направленные на вывод денежных средств, а также не уходит ли она от уплаты налогов.

В этом случае предприниматель получит запрос на предоставление документов, у него будет ограничено дистанционное банковское обслуживание, пока документы по проводимым операциям проверяются. Если клиент не предоставит документы, или с ними не все будет в порядке, банк вправе ограничить ДБО.

Обычно этот «критерий» срабатывает одновременно с другими. Например, нет налогов (или мало), не выплачивается зарплата, отсутствует штат. В такой ситуации выводов может быть несколько: либо деятельность реальная и люди просто уклоняются от уплаты налогов, а зарплата платится в конвертах; либо это фирма-однодневка, которая занимается обналом, пока ее не заблокируют.

Согласно указаниям Банка России №3073-У, наличные расчеты предпринимателя с контрагентами (и юридическими, и физическими лицами) не должны превышать лимит в 100 тысяч рублей. Причем этот лимит относится ко всему сроку действия договора.

Например, вы заключили договор на аренду помещения сроком 11 месяцев. Ежемесячно вы должны платить 10 тысяч рублей наличными. На момент 11-го платежа лимит для расчетов наличными будет нарушен.

Существует и требование Банка России №266-П, которое устанавливает общее ограничение на наличные расчеты с использованием банковских карт — не более 100 тысяч рублей в сутки.

То есть, с одной стороны, нельзя платить наличными более 100 тысяч рублей контрагенту в рамках одного договора, с другой стороны — операции наличными не должны превышать суточный лимит в 100 тысяч рублей. При постоянном обороте операций контролировать лимиты сложно даже профессиональному бухгалтеру, отсюда и риск вопросов банка к характеру операций. Безналичные расчеты намного прозрачнее.

За нарушение расчетов наличными предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ. Для юридических лиц штраф составляет от 40 000 до 50 000 рублей, для ИП — от 4000 до 5000 рублей. Банк может понять, что предприниматель превысил сумму в 100 тысяч рублей после анализа предоставленных документов или из пояснений клиента.

При снятии наличных по чеку клиент может это указать самостоятельно (возможно случайно). Банк рассматривает не отдельные операции (например по 100 тысяч рублей), а в совокупности. Поэтому это рекомендация для того, чтобы не превысить нормы снятия наличных.

Чеки, приходно-кассовые ордера, накладные, договоры — эти документы понадобятся, если у банка возникнут вопросы по операциям с наличными.

Пример. Клиент снимает наличку по чеку, переводит сотруднику «под отчет» или часто снимает крупные суммы. Тогда банк может потребовать первичные документы, которые покажут, куда ушли денежные средства. Банк не будет проверять покупку кофе за 200 рублей в столовой. Как правило, он проверяет крупные суммы. Вопросы могут возникнуть, если клиент постоянно вносит наличку на счет. Но по характеру деятельности (не путайте с ОКВЭД) налички в таких объемах у него быть не может. Банк запросит документы для подтверждения происхождения денежных средств.

При снятии наличных с бизнес-карт первичной документации не будет, но придется соблюдать лимиты: со счета можно снимать не более 170 тысяч рублей в день и не более 5 млн рублей в месяц.