Программы и сервисы Microsoft Office использует более миллиарда пользователей. Среди них – огромное число российских предпринимателей. Но далеко не все из них представляют, сколько полезного могут дать продукты Office бизнесу. Эксперт Microsoft Марат Хайрулин рассказывает о возможностях такого продукта как подписка Office 365 Бизнес Премиум.
Сегодня большинство программных продуктов доступны по модели подписки, в том числе с использованием облачных технологий. При этом некоторые предприниматели смотрят в сторону «облаков» с опаской, думая, что это неудобно или небезопасно – ведь данные хранятся онлайн. Попробую убедить вас, что это не так. Также расскажу не только о привычных программах, таких как Excel, Word или Outlook, но и сервисах в рамках подписки Office 365 Бизнес Премиум, которые помогут вам сэкономить деньги и время, эффективнее работать с сотрудниками и клиентами.
Почему облачные технологии безопасны и удобны
Сначала кратко поговорим об облачных технологиях. При хранении информации в облаке несколько зашифрованных копий данных лежат на разных дисках. То есть в облаке ваши файлы намного более защищены, чем, например, при размещении на диске ноутбука. Диск может «полететь», ноутбук можно уронить или забыть в такси. В облаке данные доступны в нужный момент из любой точки мира. Кроме того, вы можете включить «машину времени» и вернуть файлы к состоянию на вчера или на неделю назад, поскольку их копии сохранены в облаке."
Подписка Office 365 Бизнес Премиум позволяет не только хранить файлы в облаке, но и дает доступ к десяткам сервисов – от онлайн-хранилища до сервиса бронирования. Они уже входят в подписку и не требуют дополнительной оплаты. Также в рамках подписки Office 365 Бизнес Премиум вы получаете последние версии приложений Office: Word, Excel, Outlook, PowerPoint для компьютеров и мобильных устройств.
1. Приложения и сервисы на всех устройствах сотрудника
Когда вы приобретаете для сотрудника подписку Office 365 Бизнес Премиум, он сможет установить и использовать входящие в комплект приложения и сервисы на различных устройствах. А именно на:
пяти компьютерах (c Windows 7, Windows 8/8.1, Windows 10 или компьютерах Mac);
пяти планшетах (с Windows, Android или iPad);
пяти телефонах (с Windows 10 Mobile, Android или iPhone).
Это может быть удобно, если сотрудник работает не только из офиса с рабочего ПК, но и с других устройств. В командировке или отпуске он может выходить на связь с планшета и телефона. При этом у него всегда последние версии приложений. Подробнее о совместимых ОС и требованиях вы можете узнать здесь, а обо всех возможностях – здесь.
Установленные приложения, такие как Word, Excel, PowerPoint и другие, не требуют ежедневной работы в интернете. Достаточно подключиться один раз в 30 дней, чтобы приложения могли «убедиться» в активности подписки.
На мобильные устройства приложения загружаются через магазины приложений. В них сотрудник должен войти с той же учетной записью, с которой входит в приложения на компьютере. Мобильные версии адаптированы для небольших и сенсорных экранов, однако имеют более простой функционал, чем их «старшие братья» на компьютерах. Подробнее о мобильных приложениях читайте на этой странице.
2. Хранение документов в облаке
Конечно, вы можете хранить документы на жестком диске компьютера. Но лучше воспользоваться огромной «виртуальной флешкой», которая сделает более удобным не только хранение, но и работу с документами.
С подпиской на Office 365 Бизнес Премиум каждый сотрудник получает доступ к хранилищу OneDrive для бизнеса объемом в 1 терабайт. Если он сохраняет документы, фото, видео и другие файлы в OneDrive, то они становятся доступны сотруднику из любой точки мира и практически с любого устройства. Можно начать работу с документом на компьютере, а продолжить с того же самого места на телефоне. Сотрудник может дать доступ к документу коллегам, тогда они смогут вносить правки вместе, причем одновременно, например, редактируя текст договора в Word, прайс-лист в Excel или презентацию в PowerPoint.
Вы можете активировать коробочную или электронную версию Office 365 Бизнес Премиум в упрощенном варианте – в этом случае будет доступен базовый набор: приложения для компьютеров и мобильных устройств, доступ к OneDrive для бизнеса. При необходимости вы всегда можете перейти от упрощенной версии к полной.
Не менее полезна и возможность работы онлайн – нужен только интернет и современный браузер. То есть сотрудник может зайти в свой профиль на сайте office.com с чужого компьютера, например, в бизнес-центре гостиницы. Там он увидит последние документы, с которыми работал, сможет их просмотреть и отредактировать прямо в браузере – в упрощенных онлайн-версиях Word, Excel, PowerPoint и др.
Это далеко не все преимущества хранения документов в облаке, доступном с подпиской Office 365 Бизнес Премиум. OneDrive может помочь в ситуации, которую часто воспринимают как катастрофическую, – когда вирус-шифровальщик зашифровал документы на диске компьютера и лишил сотрудника доступа к ним. Если была включена синхронизация, например папки «Мои документы» с OneDrive (создание копий файлов в облаке), то можно вернуть на диск «неиспорченные» версии документов из их облачных копий, сохраненных за последние 30 дней.
3. Почта бизнес-класса в собственном домене
Подписка Office 365 Бизнес Премиум доступна в различных вариантах. К примеру, при покупке годовой подписки в виде коробочного продукта или электронной лицензии, вы в качестве бонуса на первый год получите возможность бесплатно зарегистрировать доменное имя второго уровня и создать почту с именем компании.
Покажу на простом примере. Компания «Рогалики и бублики» может получить доменное имя rogabublik.com и почту для сотрудников вида ivan@rogabublik.com. Администратор может добавить email-адрес в этом домене каждому сотруднику для которого активирована подписка. Сотрудник получит ящик для почты размером 50 Гбайт. И все это с гарантией высокой работоспособности от Microsoft – 99,9% времени.
Создайте адрес для группы сотрудников, например, для отдела продаж – sales@rogabublik.com. Тогда все сотрудники, включенные в группу, будут получать письма, направленные на этот адрес, и не станет проблемой отсутствие одного из них.
В отличие от «бесплатных почтовых ящиков», вы можете полностью управлять созданной рабочей почтой. Это позволит избежать, например, ситуации, когда с уходом сотрудника с ним «уходит» и почтовый ящик со всей перепиской, контактами и документами. Надежности добавит и возможность создания резервных копий почтовых ящиков.
Это далеко не все преимущества почты бизнес-класса, доступной в рамках подписки. Среди них:
возможность работы с календарями как сотрудников, так и ресурсов, например, помещений для организации встреч, что еще не часто используется в малом бизнесе;
доступ к почте, календарям, контактам как в Outlook на компьютере, так и на мобильных устройствах и др.
4. Чаты с сотрудниками
Еще одно из приложений, входящих в подписку Office 365 Бизнес Премиум, – инструмент для командной работы Teams. С его помощью сотрудники могут общаться, обсуждать рабочие задачи, совместно работать с документами и многое другое. Например, мы в Microsoft большую часть рабочей коммуникации проводим в Teams. Бывает, что здесь гораздо быстрее решить небольшой вопрос, чем в почте.
Самое простое, что вы можете делать в Teams, – вести чат с одним человеком или в группе, причем программа позволяет удобно обмениваться файлами – они сохраняются здесь же в отдельной вкладке и их не надо искать в переписке. Еще в приложении удобно объединять сотрудников в команды для разных задач. Например, предстоит открытие магазина – это множество параллельных процессов. Можно объединить людей в команду, но обсуждение, обмен документами и прочие процессы разбить на разные каналы – в одном будете обсуждать ремонт и оформление, в другом – торговое оборудование, в третьем – найм сотрудников и т.д. Тогда макеты дизайна витрин не будут смешиваться с вопросами подключения кассового оборудования.
Из чата можно легко перейти к видеозвонку и подключить к нему несколько человек. Одна из интересных возможностей во время видеозвонка – включение размытие фона. В этом случае вас будет видно четко, а все, что находится вокруг вас – нет.
Если ваши сотрудники работают посменно, то вам может пригодиться встроенный в Teams инструмент под названием Смены. Он позволит руководителю создавать график смен, привязывать задачи к смене. А сотрудникам – видеть свое расписание, запрашивать перенос и обмен сменами. И, конечно, параллельно вести обсуждение и обмен информацией.
Смотрите видео Teams. Office 365 бизнес премиум.
В Teams доступно огромное количество возможностей для эффективного взаимодействия, я рассказал только о малой их части. Добавлю, что Teams также имеет отличную и очень функциональную мобильную версию. Teams очень быстро развивается, узнать больше вы сможете по ссылке.
5. Взаимодействие с клиентами
В подписку Office 365 Бизнес Премиум входит онлайн-сервис бронирования Bookings. Он полезен тем, кто оказывает услуги клиентам по расписанию. Сервис сэкономит и время сотрудников, и значительно упорядочит процесс записи.
Допустим, вы владеете салоном красоты. Bookings позволит создать веб-страницу, на которой клиенты увидят описание услуг, смогут выбрать услугу и мастера, увидят его расписание и смогут самостоятельно записаться. Если клиент укажет email, то он получит письмо-подтверждение, из которого сможет изменить или отменить запись. Также напоминание придет к нему за день до записи. Ну а руководитель салона может видеть расписание записи к мастерам и даже прогнозировать выручку.
Добавлю, что Bookings позволяет гибко настроить внешний вид страницы бронирования и сами услуги. Например, вы можете указать, сколько времени занимает оказание, выбрать сотрудников, которые ее оказывают, определить частоту напоминаний клиентам, параметры цены и многое другое.
Смотрите видео Bookings. Office 365 бизнес премиум.
6. Упрощенная CRM-система
В Outlook встроены базовые инструменты создания задач и организации встреч (подробнее – здесь). Однако мало кто знает, что эту программу можно использовать для работы с клиентами, получив, по сути, простую CRM-систему – Outlook Customer Manager. Это может быть особенно актуально для малого бизнеса, который не может позволить дорогую CRM-систему.
В Outlook Customer Manager все наглядно – вы видите электронную переписку с клиентом, запланированные встречи, заметки, задачи. Сведения о сделках привязываются к контакту клиента и отображаются в отдельной вкладке рядом с перепиской с ним – то есть также остаются всегда на виду. И, конечно, ко всей информации сотрудник сможет получить доступ и с мобильного устройства – в отдельном приложении Outlook Customer Manager.
7. Изучение мнения клиентов
Кратко расскажу еще о двух сервисах, которые могут быть полезны малому бизнесу для работы с клиентами.
Первый сервис – Sway. Он позволяет с помощью шаблонов быстро создавать веб-страницы, например, сайт с коммерческим предложением, онлайн-презентацию продукта, страницу с описанием мероприятия. Sway позволяет легко встраивать онлайн-видео, карты, содержимое ваших документы из OneDrive и многое другое. То есть буквально за несколько минут вы сможете создать одностраничный сайт с текстами, фото, видео и другим контентом. Все страницы адаптируются и для больших экранов, и для мобильных устройств. Посмотрите пример такой страницы.
Второй сервис – Forms. Это сервис электронных форм или, проще говоря, – онлайн-анкет, опросников и тестов. Вы можете опросить клиентов, чтобы узнать эффективность маркетинговой акции, а можете проверить знания сотрудников или устроить голосование за место празднования Нового года. Сделать опросник можно за несколько минут, а результаты будут сразу отображаться в виде наглядных графиков – вы сможете загрузить их в виде Excel файла.
Подытожим
Сегодня сложно представить работу сотрудника без таких приложений как Excel, Word, Outlook. Однако помимо них, в подписку Office 365 Бизнес Премиум входят приложения и сервисы, которые могут быть полезны в малом и среднем бизнесе. Это:
облачное хранилище OneDrive размером 1 Тб,
почта бизнес-класса в собственном домене и размером ящика для каждого сотрудника 50 Гб,
приложение Teams для общения команды,
онлайн-сервис бронирования Bookings,
простая CRM-система Outlook Customer Manager,
сервис Sway для создания простых сайтов,
сервис Forms для создания онлайн-анкет, опросников и тестов.
Надеюсь, что-то из рассмотренных возможностей вы начнете применять уже завтра.