Небольшие магазины часто пополняют складские запасы на глаз, интуитивно. На это уходит много времени, к тому же, ошибок при такой стратегии не избежать. Разбираемся с экспертами компании «Интерлогика», как закупать товары в верном количестве и в срок.
Основных проблем при хаотичных закупках три: дефицит, профицит и неликвидность товарных категорий.
Дефицит — недостаток товара. Спрос превышает предложение, и в результате товар недопродается. К тому же ухудшается репутация магазина — клиенты уходят к тем, у кого дефицита нет.
Например: Каждый день магазин продает 100 пакетов молока по цене 50 рублей. Менеджер по закупкам неправильно рассчитал объем заказа поставщику, и молоко закончилось — образовался дефицит. Каждый день, пока молока нет на полках, магазин теряет 5 000 рублей выручки. И это только на одном молоке.
Профицит — избыток товара. Продукт лежит на полке, но его не покупают, или покупают медленно. Так бывает, если заказать слишком большую партию или заказывать поставки чаще необходимого. В итоге — товар занимает место, вы несете дополнительные затраты на хранение и замораживаете деньги.
Например: Магазин А закупил тушенку на 800 тысяч рублей — 16 тысяч банок тушенки по 50 рублей каждая. При среднесуточной норме спроса 100 банок в день, их хватит на 5,3 месяца. Если продавать тушенку по 100 рублей за банку, прибыль составит 800 тысяч рублей или 150 тысяч рублей в месяц.
Магазин В купил тушенку на 600 тысяч рублей — 12 = тысяч банок по той же закупочной цене. А 200 тысяч рублей потратил на рекламу. Благодаря рекламе, продажи составили 125 банок в день. Всю тушенку продали за 3,3 месяца. Прибыль составила 600 тысяч рублей. Меньше, чем у магазина А, но оборот произошел быстрее. В расчете на месяц прибыль равна 181 тысяче рублей. Из-за оптимального размера заказа магазин В получил дополнительные 200 тысяч рублей.
Неликвидность — невозможность продать товар по розничной цене из-за низкого качества, несоответствия моде или истекших сроках годности. Компания в убытке, потому что деньги, вложенные в закупку, вернуть нельзя.
Например: Магазин закупил 160 тысяч банок тушенки. Спрос — 100 банок в день, значит, продавать их будут 4 года и 3 месяца.Срок хранения тушенки — 3 года. Значит, через 3 года в магазине будет 50 тысяч просроченных банок, на которые в свое время потратили 2,5 млн рублей.
Автоматизация бизнес-процессов и управленческого учета
Как выстроить стратегию закупок
Методы пополнения запасов для разных товарных категорий могут отличаться даже в пределах одной компании. Для начала определите ключевые товары: ABC- и XYZ-анализы помогут ранжировать товар по приоритетности и спросу.
АВС-анализ делит товары по уровню ценности для бизнеса на три класса:
А — наиболее ценные: 20% ассортимента, 80% продаж
В — промежуточные: 30% ассортимента, 15% продаж
С — наименее ценные: 50% ассортимента, 5% продаж
XYZ-анализ делит товары по характеру спроса, тоже на три класса:
X — товары с постоянной величиной спроса. Спрос на них можно прогнозировать с точностью 90%
Y — товары, спрос на которые можно прогнозировать с точностью 70%
Z — товары с неопределенным спросом. Спрос на них можно прогнозировать с точностью менее 70%
Ключевые товары — те, что попадают в категории A и X. Их чаще всего покупают, и спрос на них легко предсказать. В первую очередь продумайте закупку этих товаров. Рассмотрим 3 главных метода пополнения запасов.
1. Фиксированный объем заказа
Этот метод используем для критически важных товаров, которые постоянно должны быть на складе в большом количестве. Закупать их небольшими партиями невозможно или слишком дорого. Заказываем поставку, когда запас снижается до определенного уровня. День или год прошел с последней закупки — неважно, это зависит от интенсивности спроса. Чтобы такая модель работала, нужно постоянно мониторить количество товара в запасе.
Например: Основной товар магазина — курица. Вы заказываете ее в Нижний Новгород из Вологды, поэтому фура на 300 кг приезжает с задержкой в сутки. В холодильнике хранится 500 кг, и заказывать поставку нужно при таком уровне остатка, чтобы она полностью заполняла холодильник. Заказывать меньше 300 кг невыгодно — себестоимость товара увеличится.
Рассчитываем, при каком остатке оптимально заказывать поставку:
Схема пополнения запасов при фиксированном объеме поставок.
2. Фиксированный период поставок
Модель используем для второстепенных товаров. В случае дефицита убытки будут незначительными. Расходы на заказ и доставку небольшие и не зависят от объема. Заказ на поставку производим регулярно через фиксированные промежутки времени. Не нужно постоянно мониторить объем остатка — раз в период смотрим, сколько товара осталось, и пополняем запас до нормы.
Например: Вы также продаете курицу, но это не основной товар. Поставщик в одном городе с вами, поэтому может быстро привезти любое количество товара. Оптимальное решение — заказывать поставки разного объема раз в три дня.
Схема пополнения запасов при фиксированном периоде поставок.
3. Фиксированный период + система Min-Max
Min-Max используется, когда постоянно проверять объем запаса слишком затратно. Остаток проверяют через заданные промежутки времени, и заказ делают только в случае, если остаток меньше установленного минимального уровня.
Например: Вы продаете курицу и определили: минимальное количество товара на складе — 100 кг, максимальное — 500 кг. Раз в неделю проверяете остаток — поставку заказываете только тогда, когда на складе меньше минимума. Объем рассчитывается, чтобы полностью заполнить холодильник.
Схема пополнения запасов при фиксированном периоде поставок с системой Min-Max.
Закрепим
Чтобы пополнять складские запасы вовремя и тратить на это минимум ресурсов, автоматизируйте этот процесс:
Определите ключевые товары, используя ABC- и XYZ-анализы;
Внедрите один из методов пополнения запасов для ключевых товаров, затем для остальных товаров, учитывая их специфику;
После тестового периода проведите аналитику и отшлифуйте стратегию закупок, учитывая все особенности вашего бизнеса и товара: сезонные колебания, сроки хранения товаров, издержки на логистику.
Источник — материал из блога компании «Интерлогика»: