11 сервисов, которые помогут предпринимателю избавиться от рутины

Электронная бухгалтерия — это онлайн-сервис, который берт на себя расчёт налогов и взносов, бухгалтерскую отчетность и первичную документацию компании. Это альтернатива штатным и аутсорс-бухгалтерам для маленьких компаний.

Чтобы сервис считал налоги, вы подключаете его к расчетному счету компании — так все платежи и списания автоматически учитываются в бухгалтерии. Когда приходит время платить налоги, программа напоминает об оплате, рассчитывает сумму и готовит счет — остается только оплатить его через банк.

То же самое и с отчетами. Сервис сам формирует отчеты и отправляет их в налоговую. Распечатывать документы и отправлять их почтой не нужно — вы подписываете их электронной подписью, которую получаете вместе с бухгалтерией.

Кроме налогов и отчетов, электронная бухгалтерия умеет готовить первичную документацию: счета, договоры и акты. Для этого в программе есть шаблоны, которые можно при необходимости доработать.

Электронная бухгалтерия работает в облаке — это значит, что вы можете пользоваться ей на любом компьютере, планшете или телефоне. Главное, чтобы был интернет. Для работы не нужно устанавливать специальных программ — сервис работает в браузере.

Пользоваться электронной бухгалтерией дешевле, чем нанимать бухгалтера на аутсорсе. Услуги аутсорсеров стоят 7–15 тысяч рублей в месяц, а электронная бухгалтерия — от 500 до 1500 рублей в месяц в зависимости от набора услуг.

Электронная бухгалтерия — это программа, а не живой человек. Она не может мгновенно адаптироваться под все особенности компании. Придется потратить время, чтобы настроить бухгалтерию.

Сервисы для складского учета помогают контролировать закупки и продажи. С ними вы всегда знаете, сколько товара у вас на складе, сколько продано и что нужно закупить. Вместе с учетом товаров сервис ведет и финансовый учет — вы видите выручку и прибыльность бизнеса.

Складские сервисы особенно полезны, если у вас несколько торговых точек или вы продаете одновременно через интернет и в офлайне. Если у вас интернет-магазин, вы подключаете его к сервису, и в него автоматически попадают все заказы, а проданный товар списывается со склада. То же самое и с продажами в офлайне: подключаете складскую программу к кассе, и в ней отражаются все покупки.

Как и электронная бухгалтерия, сервисы для контроля за складом дружат с банками: получают выписки из банка и отражают все платежи. Это полезно, если вы продаете товар оптом и получаете деньги на расчетный счет.

Складские программы работают в облаке. Это значит, что вам не нужно разворачивать собственную инфраструктуру и нанимать человека для ее обслуживания. Вы регистрируетесь на сайте, оплачиваете тариф и контролируете склад с любого устройства, которое подключено к интернету. У некоторых программ есть приложения для телефона, так что вы видите, что происходит в бизнесе, даже если компьютера нет под рукой.

Чтобы вести учет товаров в складской программе, придется потратить время на загрузку списка товаров, настройку программы и обучение сотрудников. На это может уйти несколько дней, но потом будет достаточно поддерживать систему в порядке.

Сервисы для учета в кафе — это складские программы, адаптированные под особенности общепита. Вы загружаете в программу меню и указываете, какие продукты и в каком количестве входят в состав блюд. Кассир пробивает блюдо на кассе, и со склада списывается соответствующее количество продуктов.

Например, у вас в меню есть бургер. Бургер — это булка, фарш, листья салата, пара ломтиков помидора, сыр и соус. Вы добавляете список продуктов в приложение и указываете, какое количество каждого продукта нужно для бургера. Когда кассир пробивает бургер на кассе, программа списывает продукты со склада.

Программа помогает работать с закупками: показывает, сколько продуктов есть на складе и какие заканчиваются быстрее других. Сервис готовит все необходимые документы: акты, перемещения и накладные.

Программы для управления кафе — это комплексные решения. Они дают не только контролировать склад, но и отслеживать эффективность бизнеса. Вы видите, сколько времени тратит официант на обслуживание столиков, какие блюда наиболее популярны и в какое время к вам приходят большинство посетителей. Сервисы работают через интернет — вы можете отслеживать состояние бизнеса, находясь где угодно.

У каждого сервиса есть свои сильные и слабые стороны, поэтому есть шанс, что придется попробовать все, прежде чем найдете подходящий.

Сервисы из этой категории помогают больше зарабатывать на каждом клиенте за счет программ лояльности. Клиент получает бонусы за каждую покупку, а потом может тратить их на следующую покупку. Это стимулирует клиента приходить чаще и тратить больше.

Например, бонусные программы в системе Plazius предлагают покупателям получать баллы за каждую покупку. Баллы можно копить и оплачивать ими следующие покупки. Чтобы получить баллы, клиент вводит код с чека в приложении на телефоне — баллы попадают на счет, и клиент может потратить их на следующую покупку.

Чем выше ранг в системе Plazius, тем больше процент от суммы, который возвращается в виде баллов. Это стимулирует клиентов покупать больше и приходить снова.

Сервисы помогают создавать программы лояльности без пластиковых карт — вместо карты клиенты пользуются приложением в телефоне. Это позволяет запустить программу быстрее и с меньшими расходами.

Чтобы внедрить программы лояльности, вам придется обучить продавцов и кассиров: объяснить условия и научить пользоваться программой.