Как ИП оформить сотрудника в штат: инструкция и шаблон договора

Пригласить сотрудника на подписание трудового договора необходимо в течение трех рабочих дней с момента фактического начала работы.

Эти лимиты связаны со следующими факторами:

В государственных органах и фондах постановка на учет происходит автоматически после того, как предприниматель получил статус ИП.

Начиная с 2023 года отпала и необходимость регистрироваться в Соцфонде. Ведомство узнает о найме ИП сотрудников из формы ЕФС-1.

Для этого нужно направить следующие документы в отделение фонда:

С работником можно заключить один из двух договоров — гражданско-правового характера (ГПХ) или трудовой. Выбор формы зависит от того, на какое время нужны услуги работника: на постоянной основе, разово или попроектно.

Рассмотрим подробнее эти виды договоров.

Если с работником заключается договор ГПХ (шаблон), работодатель должен прописать в нем:

Работодателю необязательно обеспечивать такому сотруднику все условия для выполнения работы, например предоставлять офис, ПК и канцтовары. При этом работник тоже не обязан придерживаться графика и приходить в офис ежедневно.

Следует помнить, что оформление постоянного работника по ГПХ чревато рисками. ФНС и Трудовая инспекция могут заинтересоваться таким работодателем и принудить его к уплате недоимки по налогам и взносам. Также он заплатит штраф до 20 000 рублей за каждого сотрудника, который был оформлен на работу неправильно.

Оформление по трудовому договору (шаблон) означает, что ИП берет сотрудника в штат. Тот, в свою очередь, должен придерживаться правил внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязан выплачивать:

Кроме того, работодатель отчисляет за сотрудника страховые взносы и НДФЛ.

Для оформления трудового договора нужно запросить у работника документы:

В зависимости от специфики бизнеса, возможно, работнику придется дополнительно предоставить:

Если сотрудник приносит на оформление бумажную трудовую книжку, работодатель обязан внести в нее записи. Важно сделать это в течение пяти дней с даты подписания трудового договора с работником. Трудовую книжку необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек.

Работодатель также может оформить приказ о приеме на работу по форме Т-1 (шаблон) или Т-1а. С 22 ноября 2021 года издание приказа не является обязательным требованием. Можно разработать собственную форму приказа. Важно, чтобы в приказе была указана ключевая информация из трудового договора:

Приказ о приеме на работу подписывает ИП или его представитель, который назначен ответственным, например специалист по кадрам.

Если у работодателя есть штатное расписание, то должность и название отдела в приказе должны соответствовать ему. Важно, чтобы в наличии был приказ на утверждение штатного расписания.

Еще один дополнительный документ — личная карточка работника по форме Т-2 (шаблон). По закону заведение и заполнение данной карточки остаются на усмотрение работодателя. Если он решил вести карточку, то должен зафиксировать там сведения:

Личную карточку нужно регулярно обновлять, например, если сотрудник меняет фамилию или другие данные.

Заработную плату сотрудникам каждый работодатель вправе устанавливать самостоятельно. Но сумма не должна быть ниже МРОТ.

Статья 136 ТК РФ предусматривает, что работодатель обязан выплачивать сотруднику зарплату два раза в месяц, если работник принят по трудовому договору. Если сотрудник оформлен на работу по договору ГПХ, условия по выплатам прописываются в нем.

Страховые взносы. Ежемесячно ИП необходимо перечислять взносы за работников, оформленных по трудовым договорам, а с 2023 года — и по договорам ГПХ, на пенсионное, медицинское страхование и по временной нетрудоспособности и материнству (ВНиМ) по единому тарифу, который составляет 30%.

Для представителей малого и среднего бизнеса предусмотрен льготный тариф — 15%, при условии, что зарплата каждого сотрудника в месяц превышает МРОТ.

Еще индивидуальные предприниматели платят за своих работников взносы в Соцфонд на травматизм. Ставка определяется видом деятельности, которую ведет ИП.

НДФЛ. ИП необходимо удерживать налог на доход физических лиц в размере 13 или 15% от зарплаты сотрудника в зависимости от того, какую сумму он зарабатывает в год.

ИП должен вести учет трудовой деятельности работников:

Работодатель обязан направлять в Социальный фонд России отчеты по форме ЕФС-1 о каждом принятом на работу сотруднике. Это важно сделать в течение одного дня с даты подписания трудового договора. Форма документа и объяснения по заполнению представлены в Постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.

В ФНС регулярно нужно отправлять следующие отчеты:

В трудовом договоре о приеме на работу в штат ИП (шаблон) должны быть зафиксированы такие моменты:

Трудовой договор нужен в двух экземплярах. Один экземпляр остается у сотрудника, второй — у работодателя.

ИП может нанять сотрудника на удаленке. Для этого заключается договор в электронном виде о дистанционной работе.

Автор: Ксения Воловик, интернет-маркетолог, HR-специалист