Кассовые аппараты: какой выбрать, кому необходим, порядок регистрации

Кассовый аппарат — это оборудование, через которое в онлайн-базу продавца вносится информация о продажах, полученных оплатах, возвратах покупателям и формируются кассовые чеки. При расчетах картами кассовый аппарат может автоматически проводить платеж, а при наличной оплате операцию оформляет кассир.

Онлайн-касса — это это тот же кассовый аппарат, но уже подключенный к интернету для передачи сведений о выручке и продажах в ФНС.

Онлайн-касса может быть виртуальной. То есть у продавца необязательно должен быть «на руках» сам аппарат. Он вправе принимать безналичную оплату через облачную онлайн-кассу. Чаще всего такие кассы используют для интернет-магазинов, онлайн-школ, сервисов доставки продуктов, такси.

Можно сказать, что онлайн-касса — это устройство для получения оплат от покупателей и формирования чеков, а кассовый аппарат — это его физический носитель.

Причем физический носитель обязателен также для виртуальных онлайн-касс. В этом случае продавец заключает договор с оператором, который предоставляет доступ к онлайн-кассе, но сам прибор находится в data-центре оператора.

Онлайн-кассу можно дополнительно подключить к товароучетным программам, чтобы отслеживать наличие товара, изменения ассортимента, формировать аналитические отчеты по товарообороту, потоку клиентов, загруженности кассиров в каждой точке продаж, планировать закупки.

В 2023 году большинство юрлиц и ИП обязаны проводить расчеты с покупателями через кассу, то есть она нужна практически всем. Сам же кассовый аппарат необходим в том случае, если покупатели оплачивают товары или услуги наличными, по карте, через QR-код «на месте», например:

Если расчеты с заказчиками производятся только удаленно, то можно применять облачную кассу. При этом сам аппарат можно не приобретать, а взять в аренду у оператора, который предоставляет услуги виртуальной кассы.

В соответствии с 54-ФЗ онлайн-касса должна применяться в следующих случаях.

При расчетах с физлицами. К расчетам относится не только оплата за товар или услугу, но и аванс, внесение очередного платежа при продажах в рассрочку, возврат переплаты или всей суммы оплаты, если покупатель вернул товар.

Касса нужна вне зависимости от того, как покупатель-физлицо перевел деньги:

При расчетах с ИП и организациями. Кассовый аппарат нужен, если есть наличные расчеты. Неважно, оплачивает ли заказчик товар или продавец возвращает деньги, — все операции с наличностью проводятся через кассу.

В большинстве случаев не имеет значения, на какой системе находится продавец. Законом установлены исключения, которые позволяют работать без онлайн-касс в зависимости от вида деятельности и места ее ведения.

Однако есть особые условия для ИП на патенте и НПД:

Штрафы за нарушение правил применения ККТ.

Разберем подробнее случаи, когда юрлицам и ИП разрешено не использовать онлайн-кассы.

Несколько уточнений:

1. При расчетах на режиме НПД предприниматель формирует чек в приложении «Мой налог» и направляет его заказчику.

2. При отсутствии кассы на основании закона 54-ФЗ продавец обязан выдать покупателю документ, который будет подтверждать оплату вместо кассового чека. Такой документ должен содержать определенные реквизиты.

3. При продаже товаров через маркетплейсы обязанность по выдаче чека чаще всего берет на себя торговая площадка. Маркетплейс в этом случае выступает участником сделки. Поэтому организации и ИП онлайн-касса может не потребоваться.

4. С перечнем труднодоступных мест, в которых разрешено не применять ККТ, можно ознакомиться в нашей подборке региональных актов. Однако нужно помнить, что местные власти вправе вносить изменения в региональные нормативные акты.

5. Особый случай при оплате товаров и услуг бизнес-картами. Юрлицо или ИП может оформить для сотрудников корпоративные карты, привязанные к расчетному счету (ст. 2 54-ФЗ). Несмотря на то что оплата будет осуществляться безналично, путем списания средств со счета покупателя и зачисления их на счет продавца, онлайн-кассу нужно применять, так как используется электронное средство платежа — банковская карта.

Кроме указанных исключений есть особое освобождение от применения касс для организаций и ИП в некоторых новых субъектах РФ до 1 февраля 2025 года. Этот срок может быть продлен.

Как отмечено выше, онлайн-касса самозанятому физлицу не нужна, но он должен выдавать чеки заказчикам и покупателям через приложение «Мой налог». При отсутствии чека для самозанятого предусмотрены штрафы.

Для интернет-магазинов никаких исключений нет. При продажах они должны применять онлайн-кассы. В зависимости от специфики работы есть несколько вариантов применения кассовых аппаратов интернет-магазинами.

Покупатели рассчитываются безналично только на сайте, в социальных сетях или мессенджерах продавца. Для тех продавцов, у кого нет расчетов наличными, допускается использовать только виртуальную кассу.

Оплата производится в пункте выдаче интернет-магазина. Здесь уже может понадобиться «полноценный» кассовый аппарат, через который можно проводить оплату не только картами, но также наличными и распечатывать чеки.

Прием платежей курьерами при доставке. Для этого у каждого курьера должно быть устройство для приема платежей. Это может быть мобильный модуль — кассовый терминал небольшого размера, работающий автономно от аккумулятора. Такой аппарат передает информацию об оплате в облачную кассу и распечатывает чек покупателю.

Еще одно решение — оплата курьеру через его мобильный телефон или планшет с помощью кассового приложения.

Данные о покупке также будут передаваться в виртуальную кассу продавца, но для этого не нужно специальное оборудование в виде кассового терминала. Подробнее о мобильном эквайринге и кому он подходит расскажем ниже.

Эквайринг — это сервис приема безналичных платежей от клиентов по картам, QR-коду, через специальные приложения, платежные системы соцсетей, мессенджеров, который подключается к онлайн-кассе. В большинстве случаев продавцу эквайринг необходим. Он может не потребоваться только при оплатах наличными или через расчетные счета ЮЛ и ИП.

Виды эквайринга

Как правило, для интернет-эквайринга достаточно виртуальной кассы. К одной кассе можно подключить несколько сайтов или интернет-каталогов, но только одно юридическое лицо или ИП.

Чтобы подключить торговый эквайринг, понадобится полноценный кассовый аппарат, который должен находиться в точке продаж.

Для мобильного эквайринга достаточно будет современного смартфона или планшета с NFC-модулем.

Часто продавцу может понадобиться сразу несколько видов эквайринга. Например, когда у него есть торговая точка офлайн, а заказы можно делать и оплачивать также на сайте или оформлять в доставку. В этом случае обычно регистрируется виртуальная касса, и к ней подключается несколько кассовых аппаратов или мобильных устройств.

Технических отличий в кассовых аппаратах для ООО и ИП нет. Продавцы могут использовать в своей деятельности одни и те же модели.

При выборе кассового аппарата стоит учитывать некоторые обстоятельства.

Загруженность стационарной торговой точки и ассортимент. Если поток клиентов небольшой и номенклатура товаров не превышает 50 позиций, то может быть достаточно самого простого кнопочного аппарата типа АТОЛ 91Ф или Меркурий 115-Ф.

Стоимость аппаратов: в среднем от 8000 до 10 000 рублей.

При большом ассортименте, например в розничных продуктовых магазинах, и высокой проходимости удобнее использовать более современные смарт-терминалы. Они подключаются к товароучетным программам, поэтому не придется заводить товары вручную. Устройства оснащены сенсорными дисплеями, что упрощает работу кассира. К их числу относятся, например, модели Лайтбокс 7 или Эвотор 7.3.

Стоимость смарт-терминалов: в среднем от 20 000 до 33 000 рублей.

Наличие доставки. Для приема платежей курьеры могут использовать современный смартфон, где установлена специальная кассовая программа.

Как производится оплата курьеру через приложение на примере сервиса «Мобильный кассир» Сбербанка:

Стоимость подключения к сервису «Мобильный кассир»: от 300 рублей в месяц.

Специфика торговли. Для продажи маркированных товаров, например молочной продукции, питьевой воды, обуви, касса должна иметь техническую возможность подключения сканера кодов Data Matrix и интеграции с системой «Честный знак». При продаже алкоголя потребуется подключение кассы к ЕГАИС.

Период работы. На начальном этапе, когда юрлицо или ИП только открылись и нет четкого понимания по обороту и выручке, может быть выгоднее взять кассу в аренду. Это касается не только виртуальной кассы, но и «обычного» кассового устройства.

Как правило, выгоднее брать в аренду кассу в банке, где обслуживается продавец, если кредитная организация предоставляет такие услуги. Так можно получить сразу комплекс услуг, который включает, например, подключение эквайринга, обслуживание расчетного счета, прием оплаты по системе быстрых платежей, оформление ЭЦП.

Обычно стоимость аренды зависит от оборота в месяц: чем больше выручка, тем дешевле арендная плата.

Тарифы на аренду онлайн-кассы: в среднем от 1000 рублей в месяц.

Помимо самого аппарата для подключения онлайн-кассы необходимо приобрести фискальный накопитель. Это блок памяти, в котором хранится вся информация об операциях по кассе.

Накопители различаются по сроку службы, он может быть 15 и 36 месяцев. Требования по применению разных видов фискальных накопителей установлены законодательством.

В зависимости от системы налогообложения и специфики торговли организации и ИП продавцы обязаны применять следующие виды фискальных накопителей:

В отличие от кассового аппарата, фискальный накопитель нельзя взять в аренду.

Средняя цена фискального накопителя: на 15 месяцев — от 10 000 рублей, на 36 месяцев от 15 000 рублей.

После выбора оборудования необходимо заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и оформить электронную подпись. ОФД — это уполномоченная компания, которая будет передавать данные онлайн-кассы в налоговую службу.

Без ОФД работать могут только продавцы в удаленных от сетей связи местностях. Мы собрали перечень нормативных актов по регионам, в которых указаны удаленные местности, однако власти могут вносить в них изменения.

Порядок регистрации онлайн-кассы

Регистрацию можно провести самостоятельно либо с помощью специалистов ОФД.

Стоимость услуг по подключению: в среднем от 3000 рублей при регистрации в налоговой онлайн и от 5000 рублей, если требуется выезд специалиста.

Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант