Говоря о продуктивности, мы почти всегда подразумеваем бережливое отношение ко времени, правильную постановку целей, отказ от всего лишнего. Но сможем ли мы трудиться эффективно, если наше рабочее место нас не вдохновляет? Приходится ли вам, как и мне, много работать дома? А может быть, вы вольны обустроить личный кабинет в офисе без ограничений и на свой вкус? Тогда читайте дальше. Обещаю, будет интересно.
Преподаватель МАДИ, бизнес-тренер, ТМ-лидер Лиги «Время»
Название статьи призвано лишь возбудить интерес читателя. Однако раз вы уже здесь, давайте честно: мой домашний кабинет далек от идеала. Но, сохраняя верность принципам кайдзен, я из года в год совершенствую, дорабатываю, переставляю, докупаю что-то и безжалостно убираю лишние составляющие моей рабочей среды. За время экспериментов я накопил определенный опыт, которым и хотел бы поделиться с вами. Иллюстрациями послужат мои рабочие уголки, но я верю, что, используя советы, вы сможете сделать все гораздо лучше и создадите уникальное пространство, удобное именно для вас. И помните: совершенно неважно, сколько места у вас есть. Имеет значение, что и как вы захотите в нем разместить.
Как ни странно, для разных видов работ нужны совершенно разные рабочие места. В идеальном кабинете их должно быть как минимум три. Возможно не все нужны именно вам или вы захотите их объединить. Но давайте обо всем по порядку.
Для начала поговорим об основном рабочем месте. Если вы много работаете с компьютером и бумагой одновременно, вам совершенно необходим угловой рабочий стол. На обычном прямоугольном почти невозможно комфортно размесить монитор, клавиатуру с мышью, разложить перед собой документы и письменные принадлежности и при этом не проливать на все это богатство чашку любимого кофе по три раза в неделю.
Угловой рабочий стол значительно шире и позволяет комфортно отодвинуть от себя монитор с клавиатурой, а перед ними положить, например, блокнот для записей. «Плечи» могут быть разновеликие, а расположение элементов на них, зависит от положения стола в комнате. В моем случае, правое «плечо» занято накопителями для бумаг, канцелярскими принадлежностями и зарядными устройствами для техники. Как видно, осталось место и для телефонной трубки, и для чайной чашки. Смахнуть ее на клавиатуру не получится: она стоит в стороне и при работе не мешает. Ниже расположены ящики, но я не назвал бы их обязательным элементом: знаете, зачем они вам, — делайте, нет — не создавайте место для накопления ненужного.
Левое «плечо» длиннее правого, но не такое широкое. Тем не менее здесь можно расположить в ряд две большие офисные папки на кольцах или три-четыре раскрытые книги. К этой части стола можно подойти с любой стороны, поэтому она удобна для упаковки посылок, раскладывания коллажей из фотографий, сборки или ремонта техники.
Не забудьте продумать освещение. Много пишете от руки? Тогда нужен яркий свет слева от листа для правшей (для левшей — справа). Погружены в волшебный мир компьютеров? Тогда позаботьтесь о том, чтобы солнечные лучи не создавали засветку на мониторе. Для этих целей окно у меня за спиной закрывается плотной бархатной шторой.
Над столом удобно разместить полку для папок и самой нужной литературы. Если полок несколько (одна над другой), рассчитайте высоту под собственные нужды. Например, я сделал расстояние между полками 32,5 см — как раз под стандартную офисную папку. К слову, это единственная открытая полка в моей комнате. Все остальные закрыты стеклом, ведь это в несколько раз ускоряет уборку. Но ради быстрого доступа к самым необходимым бумагам я немного пожертвовал скоростью уборки, оставив эту полку без защиты от пыли.
Многие используют в работе пробковые или магнитно-маркерные доски. Я купил самую большую пробковую доску из доступных и сделал из нее панель, полностью закрывающую стену между столом и подвесными полками. Это не только очень удобно (любые заметки, записки и письма всегда перед глазами и под рукой), но и отлично выглядит. Пробка также подходит для размещения мотивационных картинок и девизов. Отлеживаете привычки с помощью таблицы ежедневных дел. Тут ей самое место. Справа поместилась небольшая магнитная доска, где, кроме памятки «Здоровая спина», я обычно держу текущие чеки и прочую временную мелочовку.
Да, вы рассмотрели правильно: в работе я использую два монитора. И наряду с пробковой доской это главные драйверы моей продуктивности. Если вы много работаете за компьютером, добавьте второй монитор — это лучший подарок, какой только можно себе сделать. На основном мониторе рабочий текст, на дополнительном справочная информация; на первом документ с расчетами, на втором прайс-листы; на одном «1С.Бухгалтерия», на другом — «Управление торговлей»; статья — блокнот с заметками; скайп-чат с клиентом — деловой календарь; окна браузера — музыкальный плеер; скучная работа — любимый сериал… ну, идею вы уловили. И дело даже не в том, что, перестав переключаться между приложениями, вы сэкономите время. Дело в наглядности: видеть перед собой сразу всю необходимую информацию — это бесценно для сохранения потока творческого мышления и поддержания концентрации. Если позволяет место, не делайте так, как я: долго смотреть на верхний монитор плохо для шеи, она затекает. Лучше поставьте мониторы рядом, для этого тоже бывают специальные подставки. Или купите вместо двух один ультраширокий монитор. Если места недостаточно, не отказывайтесь от идеи. Просто размещайте на верхнем мониторе справочное, а на нижнем — основное, чтобы не сидеть постоянно с запрокинутой головой.
Не будет лишним отметить, что, по много часов работая за компьютером, вы должны тщательно подобрать для себя клавиатуру и мышь. Клавиатура может быть как беспроводная, так и проводная: передвигать ее приходится не часто. Главное, чтобы она обеспечивала удобное положение рук при наборе текста. Отдавайте предпочтение тихим или бесшумным клавиатурам. Много работаете с числами — необходим Numpad . Часто слушаете музыку — не помешают кнопки управления медиаплеером и громкостью. Мне повезло: моя пятнадцатилетняя старушка Logitech пережила три полные переборки компьютера, четыре монитора и десяток мышек. Кстати, выбирая мышку, откажитесь от маленьких ноутбучных: при долгой работе от них устает рука. «Бесхвостый» (беспроводной) вариант наиболее предпочтителен.
Все необходимые документы, литература, бумага, канцелярские принадлежности, калькулятор (если используете его в работе) должны быть под рукой. Ни секунды драгоценного времени не должно уходить на поиск нужного, когда вы сконцентрированы на работе. Не городите пирамиды из бумажных накопителей. Для начала заведите всего один. Когда станет понятно, что его мало, выделите какую-то группу бумаг и перенесите ее во второй. Наращивайте количество папок и накопителей постепенно и только в том случае, если для этого есть реальная необходимость: чем проще система, тем лучше. Форматов папок и накопителей великое множество, поэтому попробуйте подобрать именно те, которые подходят для вашей работы. Корешок папки следует подписать, обозначив содержимое. Накопители для документов тоже можно пометить, приклеив скотчем небольшую наклейку с наименованием, или воспользовавшись принтером этикеток, если он у вас есть. Под рукой, вернее под столом, стоит держать корзину для бумаг и мелкого мусора. Бегать с ненужными листками и чеками на кухню или складывать их кучками на видном месте — не лучшая идея.
Пару слов стоит сказать об офисном кресле. Угловой стол лучше всего использовать именно с креслом на колесиках: длинные «плечи» требуют мобильности. Высоту кресла нужно подобрать так, чтобы ноги всегда уверенно стояли на полу, а глаза при этом были напротив основного монитора (не выше и не ниже). Хорошо, если у кресла есть выраженная поясничная поддержка. А вот механизм отклонения я нахожу лишним: с ним спинка кресла обычно болтается, даже если механизм вроде бы зафиксирован. Нужно ли вам проветриваемое кресло, подлокотники, подголовник и прочие навороты — решайте сами. Но не останавливайте выбор на кресле с обивкой из дешевого кожзаменителя: летом работа в нем превратится в пытку.
Настало время рассмотреть второй тип рабочего пространства: место для работы стоя. Модный тренд стоячей работы не обошел стороной и меня. Идея организовать подобный уголок кружилась в моей голове давно - и наконец обрела физическую форму. Перед вами красавец «Стурнес» — барный стол из всем известного магазина предметов мебели со странными названиями. Высота в 127 см идеальна для работы стоя. Однако я решил не ограничивать возможности и добавил к нему барный стул. Теперь чередую стоячую работу с сидением «на жердочке». Посадка на барном стуле резко отличается от посадки в привычном офисном кресле — спина всегда прямая: очевидно, подсознательно стараешься уверенно держаться на высоте.
Задержаться здесь для продолжительной монотонной бумажной работы довольно проблематично, поэтому место облюбовано мной для креатива или творческого отдыха. Оборудован яркий свет, чтобы можно было рисовать, раскрашивать или писать дневник. На столе у меня «зимует» дачный компьютер, но по проекту он там не предполагался. Так как в работе второй ПК мне не нужен, я поступил хитро: зацепил имеющийся монитор третьим к своему основном рабочему компьютеру (изображение дублирует картинку верхнем мониторе). Теперь, отдыхая за раскраской для взрослых, можно тут же выбрать новую песню или посмотреть познавательный вебинар.
Под столом легко уместились принтер на подставке и измельчитель для бумаг. Они не бросаются в глаза, но доступны. А над столом — застекленные полки для фототехники, ведь это рабочее место выступает и площадкой для предметной фотосъемки. Фон легко крепится к пробковой доске - родной сестренке пробковой доски у основного рабочего места. Принцип размещения и функции идентичны.
Конечно, можно было бы приобрести угловой стол с механизмом подъема на «стоячую» высоту. Но бюджет такой покупки был бы равен стоимости всей кабинетной мебели вместе взятой, а уровень переключения сознания при такой перемене рабочего места был бы заметно ниже. На этом очерк можно было бы закончить, но вы немедленно спросите: «А какое же третье рабочее место имел в виду автор, так ловко интригуя нас в начале повествования?» И я вам отвечу: имея рабочее место для бумажной работы и уголок для творчества, совершенно необходимо организовать пространство для размышлений и чтения.
Позвольте процитировать Александра Александровича Любищева биолога, философа и мастера хронометража: «Ученый, не имеющий время на размышления, — конченый ученый, и если он не может переменить свой режим, чтобы иметь достаточное время на размышления, то ему лучше бросить науку». Ведь верно подмечено: нужно отводить на чтение и мысли не меньше времени, чем на реализацию планов. Удобно ли делать это за письменным или барным столом? Конечно нет. Мягкое кресло, льющийся теплый свет, колонки, шепчущие расслабляющие ритмы, увлекательная книга и чашка ароматного чая — атмосфера для размышлений готова!
Чем хороши разные рабочие места? На них «якорятся» разные настроения и различные режимы работы. Переходя от места к месту, переключаешься и легко ловишь поток нового дела. Я верю, что и у вас получится создать себе уголки для работы, творчества и размышлений. Ну а мой сегодняшний кабинет соответствует сегодняшнему мне. Изменятся структура задач, мои интересы и хобби — будет меняться и обстановка. Гибкими должны быть мы сами, наши планы и рабочие места. Жизнь — это перемены!